Tình huống nghiệp vụ
Bài toán thật của người làm kế toán – tài chính. Mỗi tình huống nêu đầu bài, các bước làm, tổ hợp phím dùng tới và cái bẫy hay dính.
Thử:
Dò tìm, đối chiếu & bắt lệch
- Cơ bảnVLOOKUP báo #N/A dù hai bên nhìn y hệt nhauDò mã khách từ bảng này sang bảng kia, mắt nhìn hai ô giống hệt nhau nhưng công thức vẫn trả về #N/A. Đây là câu hỏi số một của học viên mới.6 bước
- Trung cấpĐối chiếu hai danh sách: bên nào thiếu, bên nào lệch tiềnSao kê ngân hàng một bên, sổ kế toán một bên. Cần biết chứng từ nào chỉ có ở một bên, và chứng từ nào có cả hai bên nhưng lệch số tiền.6 bước
- Nâng caoDò theo hai điều kiện trở lên không cần cột phụCần lấy giá theo cả mã hàng VÀ khu vực, hoặc doanh số theo nhân viên VÀ tháng. VLOOKUP thường chỉ dò được một khóa.6 bước
- Nâng caoĐếm giá trị không trùng và truy ra bản ghi trùngCần biết có bao nhiêu khách hàng KHÁC NHAU (không phải bao nhiêu dòng), và chỉ ra chứng từ nào bị nhập trùng theo nhiều khóa cùng lúc.6 bước
- Nâng caoDò đơn giá theo NGÀY HIỆU LỰC khi bảng giá đổi mấy lần trong nămCùng một mã hàng có nhiều dòng trong bảng giá, mỗi dòng một ngày áp dụng. Hoá đơn ngày nào phải ăn đúng giá có hiệu lực tại ngày đó — VLOOKUP thường chỉ lấy dòng nó gặp trước.7 bước
Dọn & chuẩn hoá dữ liệu
- Cơ bảnTách họ tên, mã chứng từ, địa chỉ ra thành cộtCột gộp sẵn "Nguyễn Văn An - HN - 0912..." cần tách thành các cột riêng để lọc và thống kê.5 bước
- Cơ bảnBảng cứ dò sai vì số đang là chữSố tải từ phần mềm kế toán hoặc web về nằm im khi SUM, căn trái trong ô, góc ô có tam giác xanh.5 bước
- Trung cấpChuẩn hóa mã hàng lệch định dạng rồi mới gộp đượcCùng một mặt hàng nhưng mã ghi mỗi nơi một kiểu: "SP-001", "sp001", " SP 001 ". SUMIFS gộp ra nhiều dòng rời vì máy coi là các mã khác nhau.6 bước
- Cơ bảnDán từ web / PDF / phần mềm về: số dính chữ, ngày ngược, khoảng trắng maCopy bảng từ trang web hay bản xuất PDF về, nhìn thì ra dáng bảng nhưng SUM ra 0, ngày 03/04 không biết là mùng 3 tháng 4 hay mùng 4 tháng 3, mà TRIM cũng không làm sạch được.7 bước
- Trung cấpBảng làm ra để in, giờ phải tính: ô gộp, dòng trống, tiêu đề lặp giữa bảngNhận file người khác trình bày cho đẹp mắt: cột mã bị gộp ô, cứ vài chục dòng lại chèn một dòng tiêu đề, giữa các nhóm có dòng trống. Pivot không ăn, SUMIFS thì hụt số.7 bước
Gộp dữ liệu từ nhiều nguồn
- Trung cấpGộp nhiều file tháng thành bảng năm rồi đối chiếu không để lệchMỗi tháng một file cùng mẫu, cần bảng tổng cả năm VÀ chắc chắn không sót file, không nạp trùng, tổng khớp với số đã chốt từng tháng.7 bước
- Trung cấpTổng hợp 12 sheet cùng mẫu trong một fileFile có sheet T1 đến T12 cùng bố cục, cần một sheet tổng cộng dồn ô B5 của cả 12 sheet mà không gõ 12 lần.5 bước
- Trung cấpNăm chi nhánh gửi năm kiểu cột, phải ghép thành một bảngCùng một biểu mẫu nhưng nơi để cột Ngày lên đầu, nơi để cuối, nơi chèn thêm cột ghi chú. Copy dán tay là lệch cột mà cả tháng sau mới phát hiện.6 bước
- Trung cấpGhép bảng bán hàng với danh mục mà số dòng tự nhiên phình raGhép thêm cột Nhóm hàng, Vùng, Nhân viên phụ trách từ mấy bảng danh mục. Ghép xong doanh thu tự dưng cao hơn trước, không ai chỉ ra được sai ở đâu.7 bước
- Trung cấpTháng mới đổ thêm dữ liệu mà công thức với Pivot không phải sửa vùngMỗi tháng dán thêm mấy nghìn dòng vào cuối bảng. Lần nào cũng phải mở từng công thức sửa $A$2:$A$5000, sửa vùng nguồn Pivot; quên một chỗ là báo cáo thiếu hẳn một tháng mà không báo lỗi.6 bước
Kế toán, công nợ & thuế
- Trung cấpPhân tuổi nợ công nợ 0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90Sổ công nợ có ngày hóa đơn và số tiền còn nợ. Cần chia dư nợ vào các nhóm tuổi nợ, tổng mỗi nhóm, và bôi đỏ khoản quá 90 ngày.6 bước
- Trung cấpTính thuế TNCN lũy tiến bậc thang không tra bảng tayBảng lương mỗi người thu nhập tính thuế khác nhau. Tính thuế 7 bậc bằng IF lồng bảy tầng vừa dài vừa sai một ngưỡng là lệch cả cột.6 bước
- Nâng caoDựng nhanh báo cáo KQKD từ bảng cân đối phát sinhCó bảng cân đối phát sinh liệt kê từng tài khoản và số dư. Cần gom về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí để ra lãi lỗ — mà tháng sau tự chạy lại.6 bước
- Trung cấpBảng kê hoá đơn đầu vào – đầu ra để đối chiếu tờ khai thuế GTGTCuối tháng phải nộp tờ khai. Bảng kê hoá đơn xuất từ phần mềm ra, cần tách theo thuế suất, tính lại tiền thuế, và chắc chắn không sót, không trùng số hoá đơn.6 bước
- Nâng caoTừ nhật ký chung dựng sổ cái từng tài khoản và bảng cân đối thửCó một bảng nhật ký: ngày, số chứng từ, diễn giải, TK Nợ, TK Có, số tiền. Cần sổ cái xem được từng tài khoản và bảng cân đối phát sinh, mà không phải lọc tay từng cái.7 bước
- Cơ bảnSổ quỹ tiền mặt: bắt ngày âm quỹ trước khi kiểm toán bắtSổ quỹ ghi thu chi theo ngày. Cuối tháng số dư đúng, nhưng giữa tháng có ngày quỹ âm — chi trước khi tiền về. Kiểm toán soi ra là phải giải trình, mà nhìn bằng mắt trên 800 dòng thì không thấy.6 bước
- Trung cấpBảng khấu hao tài sản cố định tự dừng khi hết thời gian sử dụngDanh sách 200 tài sản, mỗi cái một ngày đưa vào sử dụng và một số năm khấu hao. Cần khấu hao THÁNG này là bao nhiêu, luỹ kế tới giờ, giá trị còn lại — và tháng sau chỉ đổi một ô kỳ báo cáo là chạy lại hết.7 bước
- Trung cấpPhân bổ chi phí trả trước: công cụ dụng cụ, bảo hiểm, tiền thuê nhàTK 242 có mấy chục khoản, mỗi khoản một ngày phát sinh và một số kỳ phân bổ khác nhau. Cần bảng ngang 12 tháng: tháng nào khoản nào vào bao nhiêu, và cuối năm số dư còn lại phải khớp sổ cái.7 bước
- Trung cấpBiên bản đối chiếu công nợ: gửi 120 khách bảng khớp với sổ mìnhCuối năm phải gửi từng khách một biên bản đối chiếu: dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, đã thu, dư cuối kỳ. Có 120 khách. Làm tay từng file mất cả tuần, mà sai một số là mất uy tín.7 bước
- Trung cấpKhách vừa mua vừa bán: bù trừ công nợ phải thu với phải trảCó đối tác vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp. Bên phải thu treo 300 triệu, bên phải trả treo 280 triệu, thực tế chỉ cần chuyển 20 triệu. Cần biết đối tác nào bù trừ được và bù trừ bao nhiêu.7 bước
- Cơ bảnTạm ứng nhân viên còn treo: ai chưa hoàn, treo bao nhiêu ngàyTK 141 treo mấy chục dòng tạm ứng từ đầu năm. Có người ứng 5 lần hoàn 3 lần, số tiền không khớp từng cặp. Cần biết mỗi người còn nợ bao nhiêu và khoản cũ nhất treo bao lâu rồi.6 bước
- Trung cấpTính ngược giá chưa thuế và thuế nhà thầu từ số tiền đã gồm thuếHợp đồng ghi số tiền NET nhà thầu nhận, thuế mình chịu. Hoặc hoá đơn chỉ ghi tổng đã gồm VAT. Cả hai đều phải tính NGƯỢC ra giá gốc, mà làm tay thì hay nhân thẳng 10% cho nhanh — sai ngay từ dòng đầu.6 bước
- Trung cấpDoanh thu nhiều thuế suất 0% / 5% / 8% / 10%: tách bảng kê lên tờ khaiCông ty bán hàng nhiều thuế suất, có cả hàng không chịu thuế. Tờ khai GTGT đòi tách riêng doanh thu và thuế từng mức. File bán hàng thì trộn chung, lọc tay rồi cộng là kiểu gì cũng sót.7 bước
- Trung cấpHoá đơn điện tử tải về mỗi nơi một kiểu, bóc thành bảng kê chuẩnTải hoá đơn đầu vào từ cổng thuế và từ mấy nhà cung cấp phần mềm: tên cột mỗi bên một kiểu, ngày là chữ, tiền có dấu chấm phân cách, mã số thuế mất số 0 đầu. Cần một bảng kê duy nhất để đối chiếu.7 bước
- Nâng caoKết chuyển cuối kỳ: từ phát sinh tài khoản 5-6-7-8 ra lãi lỗ trước thuếCó bảng cân đối phát sinh hơn 300 tài khoản chi tiết. Cần ra ngay lãi lỗ trước thuế, biết doanh thu bao nhiêu, giá vốn bao nhiêu, chi phí nào ăn nhiều nhất — trước khi phần mềm kế toán chạy kết chuyển.7 bước
Báo cáo tài chính & phân tích chỉ số
- Nâng caoTừ cân đối phát sinh dựng Bảng cân đối kế toán theo mã số chỉ tiêuPhần mềm kết xuất ra bảng cân đối phát sinh 300 dòng tài khoản. Bảng cân đối kế toán thì đòi gom vào khoảng 60 chỉ tiêu có mã số. Gom tay mỗi kỳ một lần là vừa lâu vừa sai, mà năm sau lại làm lại từ đầu.7 bước
- Nâng caoBáo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp từ hai kỳ cân đối và kết quả kinh doanhSếp hỏi lãi 5 tỷ mà sao tài khoản không có tiền. Trả lời câu này phải có báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mà phần mềm thì xuất ra sai hoặc không xuất. Dựng bằng phương pháp gián tiếp từ hai bảng cân đối là làm được trong một buổi.7 bước
- Trung cấpBộ chỉ số tài chính: thanh toán, đòn bẩy, sinh lời, vòng quay tính một lượtNgân hàng đòi bộ chỉ số, sếp đòi biết công ty khoẻ hay yếu. Mỗi lần lại tính tay từng cái trên máy tính bỏ túi rồi gõ vào Word. Cần một sheet tính hết, kỳ sau chỉ dán số mới vào.7 bước
- Trung cấpPhân tích dọc – ngang: cơ cấu và biến động trên cùng một bảngĐưa sếp bảng KQKD hai năm, sếp hỏi "chi phí tăng nhiều không, có bất thường gì không". Nhìn số tuyệt đối không trả lời được vì quy mô đã khác. Phải có cả tỷ trọng lẫn tốc độ tăng.7 bước
- Trung cấpBảng cân đối không cân: truy ra lệch nằm ở tài khoản nàoTổng tài sản lệch tổng nguồn vốn 3.457.812 đồng. Nhìn 300 dòng tài khoản không biết bắt đầu từ đâu. Dò tay từ trên xuống là cách chậm nhất, mà con số lẻ kia thực ra đang chỉ thẳng vào chỗ sai.7 bước
- Nâng caoCộng ba công ty rồi loại trừ giao dịch nội bộ để ra số hợp nhấtTập đoàn có công ty mẹ và hai công ty con, bán hàng qua lại nhau. Cộng thẳng ba báo cáo thì doanh thu bị thổi lên vì đếm hai lần. Cần bảng hợp nhất đơn giản có bút toán loại trừ nhìn thấy được.7 bước
- Nâng caoMột trang tài chính cho giám đốc: số lớn, xu hướng, cảnh báoSếp không đọc file 12 sheet. Cần đúng một trang A4 in ra: doanh thu, lợi nhuận, tiền, công nợ, so kế hoạch, so cùng kỳ — làm bằng công thức để tháng sau thay dữ liệu là tự chạy.7 bước
- Trung cấpThuyết minh biến động: tự sinh câu giải thích cho chỉ tiêu lệch nhiềuThuyết minh báo cáo tài chính năm nào cũng phải viết lại phần biến động. Copy năm ngoái rồi sửa số là kiểu làm dễ sót nhất — sửa số quên sửa chữ, hoặc ngược lại.7 bước
Bán hàng, doanh thu & giá bán
- Trung cấpBáo cáo doanh thu theo vùng/quý bằng công thức để chủ động sốCần doanh thu theo vùng, theo quý, tỷ trọng và so cùng kỳ — nhưng muốn tự viết công thức để nhúng thẳng vào báo cáo có sẵn, không phụ thuộc Pivot.7 bước
- Cơ bảnHóa đơn bán lẻ tự tính: dò giá, chiết khấu, thuếNhập mã hàng và số lượng, muốn hóa đơn tự điền tên, đơn giá, thành tiền, chiết khấu và thuế — không phải tra bảng giá bằng mắt từng dòng.6 bước
- Cơ bảnXếp loại theo điểm/doanh số và đếm phân phốiCó cột điểm hoặc doanh số, cần gắn nhãn A/B/C/D, biết mỗi loại bao nhiêu người, và ai đứng đầu — mà không viết IF lồng năm bảy tầng.6 bước
- Trung cấpDò chiết khấu bậc thang theo số lượng đặtCàng mua nhiều càng giảm giá theo bậc số lượng. Cần đơn giá và thành tiền tự đổi theo lượng đặt, không tra bảng giá bằng tay.6 bước
- Trung cấpXếp hạng khách theo Pareto 80/20 để biết phải chăm ai trướcMấy trăm khách hàng, doanh thu cả năm nằm trong một bảng. Cần biết nhóm nào tạo ra 80% doanh thu và ai trong nhóm đó đang tụt, để chia việc cho đội bán hàng.7 bước
Kho & giá vốn
- Trung cấpĐối chiếu tồn kho: sổ sách so với kiểm kê thực tếMột bên là tồn theo sổ (nhập trừ xuất), một bên là số đếm thực tế. Cần biết mã nào lệch, lệch bao nhiêu, và giá trị chênh lệch.6 bước
- Trung cấpGiá vốn bình quân gia quyền và lãi gộp từng lần bánNhập hàng nhiều lần giá khác nhau, cần giá vốn bình quân để tính lãi mỗi đơn bán ra — không thể lấy giá nhập gần nhất.6 bước
- Trung cấpThẻ kho từng mã: nhập – xuất – tồn chạy theo ngàyChỉ có một bảng phát sinh chung cả nhập lẫn xuất cho vài trăm mã. Cần in được thẻ kho của bất kỳ mã nào, và tồn cuối phải khớp với báo cáo tổng.7 bước
- Trung cấpĐiểm đặt hàng lại: đứt hàng là mất doanh thu, tồn nhiều là chôn vốnKhông ai nhớ nổi vài trăm mã nào sắp hết. Cần một bảng tự chỉ ra mã nào phải đặt ngay tuần này, đặt bao nhiêu, và muộn nhất là ngày nào.7 bước
- Trung cấpHàng cận date và hàng nằm im: soi ra trước khi phải huỷKho có hàng sắp hết hạn, có hàng nhập cả năm chưa bán được lô nào. Cần bảng chỉ mặt từng lô kèm số tiền đang chôn, để còn đề xuất xả hàng chứ không nói chung chung.7 bước
- Nâng caoGiá vốn FIFO theo từng lô: xuất lô nào trước, còn lại lô nàoHàng nhập nhiều lô giá khác nhau, chính sách là nhập trước xuất trước. Phần mềm tính bình quân nên giá vốn không khớp với thực tế xuất kho, và không biết tồn cuối kỳ đang nằm ở lô nào.7 bước
- Trung cấpKiểm kê cuối kỳ: chênh thừa thiếu, quy trách nhiệm, bút toán điều chỉnhKiểm kê xong có 180 mã lệch giữa sổ và thực tế. Cần biết lệch nào đáng kể, lệch nào do đơn vị tính, mã nào phải quy trách nhiệm, và số tiền phải điều chỉnh vào sổ là bao nhiêu.7 bước
- Nâng caoDự phòng giảm giá hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiệnCuối năm phải trích lập dự phòng cho hàng bán dưới giá vốn. Kiểm toán đòi bảng tính có căn cứ cho từng mã, không nhận con số ước lượng chung, mà kho có 900 mã.7 bước
- Nâng caoChi phí mua hàng nhập khẩu: phân bổ cước, thuế nhập khẩu, phí về từng mãMột lô nhập 40 mã hàng, kèm cước biển, phí bốc dỡ, thuế nhập khẩu, phí hải quan, lãi vay mở LC. Phải cộng hết vào giá vốn từng mã, mà mỗi khoản lại nên phân bổ theo một tiêu thức khác nhau.7 bước
- Trung cấpHàng gửi bán và hàng đang đi đường: đối chiếu ba bên cho khớpHàng đã xuất khỏi kho nhưng chưa bán (gửi đại lý), hoặc đã mua nhưng chưa về tới kho. Ba nơi cùng giữ số: sổ kế toán, thẻ kho, và báo cáo của đại lý — ba nơi không bao giờ khớp.7 bước
- Trung cấpVòng quay tồn kho từng nhóm hàng: chôn vốn ở đâu, thiếu hàng ở đâuTồn kho 18 tỷ, sếp bảo giảm xuống 12 tỷ. Cắt đều mọi mã là đứt hàng bán chạy. Cần biết nhóm nào quay chậm để cắt, nhóm nào quay nhanh để giữ hoặc tăng.7 bước
Nhân sự, chấm công & lương
- Cơ bảnBảng chấm công ký hiệu → quy ra lương thángBảng chấm công ghi X, P, KP, ½ cho từng ngày. Cuối tháng phải đếm công, quy ra tiền, trừ ngày nghỉ không phép — làm tay dễ đếm sót.6 bước
- Trung cấpTừ file bán hàng thô → bảng hoa hồng từng nhân viênXuất file bán hàng từ phần mềm ra, cần tính hoa hồng mỗi nhân viên theo doanh số lũy tiến, cộng thưởng nếu vượt chỉ tiêu. Làm tay mỗi kỳ mất cả buổi.7 bước
- Trung cấpTimesheet dự án → chi phí theo giờ và theo ngườiNhân viên log giờ vào từng dự án với đơn giá giờ khác nhau. Cần chi phí mỗi dự án, mỗi người, và cảnh báo dự án vượt ngân sách.6 bước
- Trung cấpChấm công theo giờ vào – giờ ra: công, đi muộn, tăng ca, ca đêmMáy chấm công xuất ra giờ vào và giờ ra từng ngày. Cần quy ra số công, số phút đi muộn, số giờ tăng ca — và ca đêm ra về hôm sau thì không được ra số âm.7 bước
- Trung cấpBảng lương tháng: từ lương gộp ra thực nhậnCần một bảng lương chạy được cho cả trăm người: lương theo công, phụ cấp, bảo hiểm, thuế, tạm ứng. Sửa một tham số là cả bảng tính lại, không phải sờ từng dòng.7 bước
Tài chính, dòng tiền & kế hoạch
- Trung cấpLập lịch trả nợ vay mua nhà, mua xeVay một khoản, trả đều hàng tháng. Cần biết mỗi tháng trả bao nhiêu, trong đó bao nhiêu là lãi, bao nhiêu là gốc, và tổng lãi cả đời khoản vay.6 bước
- Cơ bảnSổ thu chi cá nhân → số dư lũy kế theo ngàyGhi từng khoản thu/chi, muốn có số dư chạy theo từng dòng, tổng thu tổng chi theo loại, và cảnh báo khi âm quỹ.6 bước
- Nâng caoPhân bổ chi phí chung cho các bộ phận theo tỉ lệChi phí điện, mặt bằng, quản lý dùng chung, cần chia về từng bộ phận theo tỉ lệ doanh thu (hoặc diện tích, số người) — và tổng phân bổ phải khớp tuyệt đối.6 bước
- Nâng caoDự báo dòng tiền 13 tuần từ công nợ phải thu, phải trảSếp hỏi tuần nào sẽ thiếu tiền và thiếu bao nhiêu. Trong tay chỉ có bảng công nợ phải thu, phải trả kèm ngày đáo hạn, cộng vài khoản cố định hằng tháng.7 bước
- Nâng caoDự án đầu tư: NPV, IRR, bao lâu hoàn vốn, giá giảm 10% thì saoPhải trả lời một câu duy nhất: có nên bỏ tiền không. Có dòng tiền dự kiến 5 năm, vốn đầu tư ban đầu, lãi suất kỳ vọng — và chắc chắn sẽ bị hỏi "giá bán giảm 10% thì còn lãi không".7 bước
- Nâng caoMô hình ba báo cáo: từ giả định doanh thu ra số dư tiền từng thángSếp hỏi năm sau tăng trưởng 30% thì tháng nào hết tiền, có phải vay không, vay bao nhiêu. Trả lời câu này cần nối kết quả kinh doanh với dòng tiền chứ không phải nhân doanh thu lên 1,3 rồi nhìn lợi nhuận.7 bước
- Nâng caoBa kịch bản tốt – gốc – xấu trên cùng một mô hình, đổi một ô là đổi cả bảngCó mô hình kế hoạch rồi, giờ phải trình ba kịch bản. Cách đang làm là copy sheet ra ba bản rồi sửa số — sửa xong một chỗ trong bản gốc là ba bản lệch nhau, và không ai biết bản nào mới nhất.7 bước
- Nâng caoThuê tài chính hay mua đứt: so bằng NPV với cùng suất chiết khấuCần một dàn máy 2 tỷ. Bên bán chào mua đứt trả ngay, bên cho thuê chào trả 60 tháng. Nhìn tổng số tiền thì thuê đắt hơn, nhưng so tổng tiền của hai phương án trả ở hai thời điểm khác nhau là so sai.7 bước
- Trung cấpVòng quay tiền mặt: tiền bị chôn bao nhiêu ngày trong chu kỳ kinh doanhDoanh thu tăng mà lúc nào cũng thiếu tiền. Nguyên nhân nằm ở khoảng cách giữa lúc trả tiền mua hàng và lúc thu được tiền bán hàng — cần đo bằng số ngày cụ thể chứ không phải cảm giác.7 bước
- Nâng caoVay có ân hạn gốc và lãi thả nổi: lịch trả nợ mà PMT không làm đượcKhế ước 10 tỷ, ân hạn gốc 12 tháng chỉ trả lãi, sau đó trả gốc đều 48 tháng, lãi thả nổi điều chỉnh 6 tháng một lần. PMT chỉ giải được khoản vay đều lãi cố định nên không dùng thẳng được.7 bước
- Trung cấpTích luỹ định kỳ: mỗi tháng bỏ ra bao nhiêu thì đủ mục tiêuCần 2 tỷ sau 7 năm để đổi nhà, hoặc quỹ dự phòng của công ty cần đạt một mức nhất định. Câu hỏi luôn là mỗi tháng phải bỏ ra bao nhiêu, và nếu chỉ bỏ được ít hơn thì mất bao lâu.7 bước
- Nâng caoXIRR: tỷ suất thật của khoản đầu tư khi tiền vào ra lệch ngàyGóp vốn ba lần vào ba thời điểm khác nhau trong năm, nhận cổ tức rải rác, thoái vốn giữa năm sau. IRR thường giả định các kỳ CÁCH ĐỀU nên cho ra con số không đúng với thực tế.7 bước
- Nâng caoHạn mức tín dụng: tháng nào phải rút, tháng nào trả được, phí bao nhiêuCông ty có hạn mức 5 tỷ, dùng tới đâu trả lãi tới đó. Cần kế hoạch cả năm: tháng nào rút bao nhiêu, tháng nào trả bớt, tổng lãi phải trả, và có tháng nào chạm trần hạn mức không.7 bước
Ngân sách, giá thành & kiểm soát chi phí
- Trung cấpNgân sách năm theo phòng ban: so thực tế với kế hoạch, ai vượt trầnĐầu năm mỗi phòng gửi một file ngân sách. Cuối mỗi tháng phải trả lời: phòng nào tiêu vượt, vượt khoản gì, còn lại bao nhiêu cho các tháng sau. Hiện đang làm bằng cách mở song song hai file rồi nhìn.7 bước
- Nâng caoGiá thành sản phẩm: tập hợp nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chungXưởng sản xuất 8 mã hàng trong tháng. Nguyên vật liệu xuất theo lệnh sản xuất, nhân công chấm theo giờ, chi phí chung thì gộp một cục. Cần giá thành đơn vị từng mã để biết bán có lãi không.7 bước
- Nâng caoĐịnh mức nguyên vật liệu: từ kế hoạch sản xuất ra kế hoạch mua hàngKế hoạch sản xuất 5 mã thành phẩm cho quý sau. Mỗi thành phẩm ăn 10–20 loại vật tư theo định mức. Cần biết phải mua bao nhiêu từng loại, trừ tồn kho sẵn có, và tiền là bao nhiêu.7 bước
- Nâng caoDoanh thu hụt kế hoạch: do bán ít hơn hay do bán rẻ hơnDoanh thu quý hụt 2 tỷ so kế hoạch. Kinh doanh nói tại thị trường, sếp muốn biết chính xác bao nhiêu do sản lượng, bao nhiêu do giá bán, mã hàng nào gây ra phần lớn. Cộng tổng không trả lời được câu này.7 bước
- Trung cấpĐiểm hoà vốn: bán bao nhiêu thì đủ trả chi phí, còn cách bao xaSếp hỏi mỗi tháng phải bán bao nhiêu mới không lỗ, và hiện đang cách điểm đó bao xa. Trong file chỉ có bảng chi phí trộn lẫn định phí với biến phí — đó mới là việc phải làm trước.7 bước
- Trung cấpĐề nghị thanh toán: kiểm hạn mức, kiểm trùng, kiểm đúng người duyệtMỗi tuần có 60–80 đề nghị thanh toán. Phải kiểm: khoản này còn ngân sách không, đã thanh toán lần nào chưa, ai được quyền duyệt mức tiền đó. Làm tay thì tuần nào cũng lọt một cái.7 bước
Ngân hàng, thanh toán & ngoại tệ
- Trung cấpĐối chiếu sao kê ngân hàng với sổ tiền gửi, tìm khoản treo hai bênSố dư sao kê 4,182 tỷ, sổ 112 ghi 4,205 tỷ. Lệch 23 triệu. Trong tháng có hơn 400 giao dịch, phải tìm ra khoản nào ngân hàng đã ghi mà mình chưa, khoản nào mình ghi mà ngân hàng chưa về.7 bước
- Trung cấpSao kê ngân hàng tải về: nhiều dòng đầu, số âm trong ngoặc, ngày dạng chữFile sao kê tải từ ngân hàng: 8 dòng đầu là tiêu đề và logo, cột số tiền ghi (1.500.000) cho khoản chi, ngày là chữ, có dòng tổng chen giữa. Dán vào là mọi hàm tính đều ra 0.7 bước
- Nâng caoĐánh giá lại số dư gốc ngoại tệ cuối kỳ và chênh lệch tỷ giáCuối năm có số dư USD ở tiền gửi, phải thu và phải trả. Chuẩn mực bắt đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ, mà tỷ giá dùng cho tài sản khác tỷ giá dùng cho nợ phải trả. Làm sai là kiểm toán trả về.7 bước
- Nâng caoSổ ngoại tệ: tỷ giá lúc thu, tỷ giá lúc chi và lãi lỗ tỷ giá đã thực hiệnTài khoản USD có tiền vào ra suốt năm, mỗi lần một tỷ giá. Khi chi ra phải ghi giảm theo tỷ giá GHI SỔ của số ngoại tệ đó, chênh với tỷ giá thực tế là lãi lỗ. Phần mềm tính bình quân, mình cần kiểm lại.7 bước
- Trung cấpLịch thanh toán nhà cung cấp: hạn tín dụng và chiết khấu thanh toán sớmCó 90 hoá đơn phải trả, mỗi nhà cung cấp một hạn tín dụng, vài bên cho chiết khấu nếu trả trong 10 ngày. Tiền có hạn, cần biết tuần này trả cái nào để vừa không quá hạn vừa ăn được chiết khấu.7 bước
- Nâng caoTheo dõi khoản vay: gốc, lãi, phí và lãi tính theo dư nợ giảm dần thực tếCông ty có 4 khế ước vay, trả gốc không đều, lãi tính theo dư nợ thực tế từng ngày. Ngân hàng gửi thông báo lãi mỗi tháng, cần kiểm lại xem họ tính đúng không và dự trù tiền lãi các tháng tới.7 bước
Ngày tháng, tiến độ & hạn
- Trung cấpTính ngày công, hạn giao hàng, trừ lễ tếtCần đếm ngày làm việc giữa hai mốc và tính hạn giao sau n ngày làm việc, nhưng phải trừ thứ Bảy Chủ nhật và cả ngày lễ.6 bước
- Trung cấpLịch nhắc hạn hợp đồng, bảo hành, giấy tờ hết hạnDanh sách hợp đồng có ngày ký và thời hạn. Cần tự tính ngày hết hạn, còn bao nhiêu ngày, và bật cảnh báo khi sắp tới hạn.6 bước
- Trung cấpTiến độ công việc: ai trễ, còn mấy ngày, vẽ luôn thanh Gantt bằng ôMột bảng đầu việc: người làm, ngày bắt đầu, hạn chót, phần trăm hoàn thành. Mở ra phải biết ngay việc nào trễ, việc nào sắp tới hạn, và nhìn được tiến độ trên một trang.7 bước
- Trung cấpMột cột ngày duy nhất, xuất ra báo cáo tuần / tháng / quýDữ liệu chỉ có cột ngày giao dịch. Sếp lúc hỏi theo tháng, lúc theo tuần, lúc theo quý. Không muốn mỗi lần hỏi lại đi lọc tay một kiểu rồi copy ra chỗ khác.7 bước
- Trung cấpLịch trực / lịch giao hàng: né chủ nhật, né lễ, chia đều ngườiXếp lịch cho một đội vài người trong cả tháng: bỏ chủ nhật và ngày lễ, mỗi người số ca xấp xỉ nhau, và thêm bớt người thì lịch tự xếp lại chứ không phải làm tay.7 bước
Kiểm tra số liệu & kiểm soát nội bộ
- Trung cấpKhối ô kiểm tra cho file kế toán: đỏ là chưa được nộpFile báo cáo qua tay ba người, tháng nào cũng có một chỗ lệch mà tới lúc sếp hỏi mới biết. Cần một khối ô đầu file tự trả lời: file này đã sạch chưa, không sạch thì hỏng ở đâu.7 bước
- Trung cấpTruy vết công thức sai: ô nào nuôi ô nào, chạy từng bước xem hỏng ở đâuMột ô ra con số vô lý. Công thức dài ba dòng, lồng bốn tầng hàm, trỏ sang hai sheet khác. Nhìn thẳng vào nó không ai đoán được sai chỗ nào, mà xoá đi viết lại thì mất luôn cái đang đúng.7 bước
- Trung cấpFile dùng chung: bắt số gõ đè lên công thứcBảng lương có cột tính bằng công thức, nhưng ai đó thấy kết quả không vừa ý nên gõ thẳng số vào. Cột nhìn vẫn bình thường, tháng sau đổi dữ liệu gốc thì ô đó không đổi theo và không ai biết.7 bước
- Nâng caoSoi chứng từ bất thường: tròn số, sát ngưỡng duyệt, cuối tuần, trùngCần rà 12.000 chứng từ chi trong năm để tìm dấu hiệu bất thường. Đọc hết là không thể. Phải để Excel khoanh vùng đáng ngờ trước, người chỉ xem phần được khoanh.7 bước
- Trung cấpChọn mẫu kiểm tra ngẫu nhiên mà lần sau mở lại vẫn đúng mẫu đóPhải chọn 60 chứng từ trong 4.000 để kiểm chi tiết. Dùng RAND() thì cứ bấm phím là mẫu đổi, in ra một đằng file một nẻo, và không ai kiểm chứng được cách chọn có khách quan không.7 bước
- Trung cấpKhoá biểu mẫu phát ra ngoài: chỉ cho nhập ô nào, chặn xoá công thứcGửi biểu mẫu cho 20 chi nhánh điền rồi gửi lại. Nhận về thì mỗi bản một kiểu: người thêm cột, người xoá công thức, người gõ chữ vào ô số. Gộp lại mất nhiều thời gian hơn cả tự nhập.7 bước
Báo cáo, biểu mẫu & in ấn
- Trung cấpBảng ngang T1..T12: tính tăng trưởng và tháng đỉnh không cần sửa công thứcBảng có cột T1..T12 nằm ngang. Cần biết tháng nào cao nhất, tăng trưởng so tháng trước, và trung bình — mà thêm cột T13 không phải viết lại gì.6 bước
- Cơ bảnGiao file ra ngoài mà không lộ và không bị pháGửi file cho khách hoặc cho nhân viên nhập liệu, cần khoá công thức, chỉ cho nhập đúng vài ô, và không để sót dữ liệu nhạy cảm.6 bước
- Cơ bảnIn bảng 50 trang mà trang nào cũng đọc đượcIn ra thì mất dòng tiêu đề từ trang 2, bảng bị cắt đôi theo chiều ngang, trang cuối thừa một cột lạc lõng.6 bước
- Nâng caoDanh sách xổ xuống phụ thuộc: chọn tỉnh mới ra huyện của tỉnh đóMẫu nhập liệu cần hai ô: chọn tỉnh ở ô trước, ô sau chỉ hiện các huyện thuộc đúng tỉnh vừa chọn.6 bước
- Trung cấpTô màu cả dòng khi một ô thoả điều kiệnMuốn dòng nào quá hạn thì đỏ cả dòng, sắp hết hạn thì vàng — chứ không phải chỉ tô mỗi ô ngày.6 bước