Sổ quỹ tiền mặt: bắt ngày âm quỹ trước khi kiểm toán bắt
Đầu bài
Sổ quỹ ghi thu chi theo ngày. Cuối tháng số dư đúng, nhưng giữa tháng có ngày quỹ âm — chi trước khi tiền về. Kiểm toán soi ra là phải giải trình, mà nhìn bằng mắt trên 800 dòng thì không thấy.
Các bước làm
- 1
Sắp đúng thứ tự thời gian trước đã
Chọn cả bảng, Data → Sort theo Ngày rồi tới Số chứng từ. Số dư luỹ kế chạy trên bảng chưa sắp thì mọi số phía sau đều vô nghĩa.
- 2
Số dư luỹ kế chạy theo từng dòng
=số_dư_đầu_kỳ + SUM($E$2:E2) - SUM($F$2:F2) với E là Thu, F là Chi — khoá đầu dải bằng F4, thả đuôi tự do. Gõ một ô rồi Ctrl+Shift+↓ và Ctrl+D cho cả cột.
- 3
Bật đèn đỏ ngay dòng âm
Conditional Formatting → New Rule → Use a formula: =$G2<0 tô đỏ cả dòng. Ctrl+Shift+L rồi lọc theo màu là ra đúng những ngày phải giải trình.
- 4
Gộp về số dư CUỐI mỗi ngày
Một ngày có thể chi trước thu sau mà cuối ngày vẫn dương. Dựng cột ngày duy nhất, =SUMIFS(thu, ngày, "<="&ngày_này) - SUMIFS(chi, ngày, "<="&ngày_này) để biết âm thật hay chỉ âm giữa ngày.
- 5
Đối chiếu với biên bản kiểm quỹ
=IF(ABS(số_dư_sổ - số_đếm_thực)<1000, "Khớp", "Lệch "&TEXT(chênh,"#,##0")) — so bằng ABS chứ đừng dùng dấu bằng, lẻ đồng là báo lệch oan.
- 6
Chốt bằng ô kiểm tra ở đầu sheet
=COUNTIF(cột_số_dư,"<0") phải bằng 0, và =MIN(cột_số_dư) phải ≥ 0. Hai ô này để trên cùng, đỏ là chưa được nộp báo cáo.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Ghi chi bằng số âm trong một cột thay vì hai cột Thu/Chi riêng là bẫy nặng nhất: một ô lỡ gõ dương thành âm thì tổng vẫn nhìn hợp lý mà số dư sai từ đó về sau. Hai cột riêng thì =MIN(cột_chi)<0 bắt được ngay.
Cùng nhóm kế toán, công nợ & thuế
- Phân tuổi nợ công nợ 0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90Sổ công nợ có ngày hóa đơn và số tiền còn nợ. Cần chia dư nợ vào các nhóm tuổi nợ, tổng mỗi nhóm, và bôi đỏ khoản quá 90 ngày.
- Tính thuế TNCN lũy tiến bậc thang không tra bảng tayBảng lương mỗi người thu nhập tính thuế khác nhau. Tính thuế 7 bậc bằng IF lồng bảy tầng vừa dài vừa sai một ngưỡng là lệch cả cột.
- Dựng nhanh báo cáo KQKD từ bảng cân đối phát sinhCó bảng cân đối phát sinh liệt kê từng tài khoản và số dư. Cần gom về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí để ra lãi lỗ — mà tháng sau tự chạy lại.
- Bảng kê hoá đơn đầu vào – đầu ra để đối chiếu tờ khai thuế GTGTCuối tháng phải nộp tờ khai. Bảng kê hoá đơn xuất từ phần mềm ra, cần tách theo thuế suất, tính lại tiền thuế, và chắc chắn không sót, không trùng số hoá đơn.