Phím tắt Excel
Xếp theo việc bạn đang làm chứ không theo bảng chữ cái. Mục nào có ví dụ thì kèm luôn tình huống dùng và công thức mẫu.
Thử:
Phím đơn — bấm một mình
- F1Nên biết
Mở phần trợ giúp.
Đang dựng bảng khấu hao tài sản cố định mà quên thứ tự đối số của hàm, cần tra cú pháp ngay trong file.
Đặt con trỏ vào tên hàm trong công thức → F1 - F2Phổ biến
Sửa nội dung NGAY TRONG Ô thay vì gõ đè lên. Đang sửa công thức mà bấm F2 lần nữa thì đổi giữa hai chế độ: Edit (mũi tên chạy trong chữ) và Point (mũi tên đi chọn vùng trên sheet) — biết mẹo này đỡ hẳn cảnh sửa công thức bị chèn lung tung.
Diễn giải bút toán trong sổ nhật ký dài cả dòng, chỉ cần sửa vài chữ chứ không muốn gõ lại từ đầu.
Chọn ô diễn giải → F2 → sửa chữ → Enter - F3Nên biết
Dán tên vùng đã đặt vào công thức đang gõ.
Bảng giá bán đã đặt tên vùng, khi viết công thức tra giá muốn chèn đúng tên vùng thay vì gõ tay dễ sai.
Gõ =VLOOKUP(A2, → F3 → chọn tên vùng → Enter - F4Phổ biến
Lặp lại thao tác vừa làm. Còn đang sửa công thức thì F4 xoay vòng kiểu tham chiếu: A1 → $A$1 → A$1 → $A1.
Kéo công thức tra đơn giá xuống cả nghìn dòng công nợ mà vùng tra bị trượt theo, phải khoá lại bằng dấu đô la cho chắc tay.
Bôi vùng tra trong công thức → F4 để thành $A$2:$D$500 - F5Nên biết
Go To — nhảy tới ô/vùng chỉ định; bấm tiếp Special để chọn theo loại (ô trống, ô công thức, ô lỗi...).
Bảng cân đối phát sinh xuất từ phần mềm còn nhiều ô trống ở cột mã khách, cần chọn hết ô trống một lượt.
Bôi cột mã khách → F5 → Special → Blanks → OK - F6
Chuyển vùng làm việc: bảng tính → Ribbon → thanh trạng thái. Sheet đang chia khung (Split/Freeze) thì F6 nhảy qua lại giữa các khung.
Sổ chi tiết đã đóng băng dòng tiêu đề, muốn nhảy qua lại giữa khung trên và khung dưới mà không rời bàn phím.
Bấm F6 để sang khung kế, Shift+F6 quay ngược - F7Nên biết
Kiểm tra chính tả.
Thuyết minh báo cáo tài chính gõ tay xong, cần soát lỗi chính tả trước khi gửi cho kiểm toán.
Chọn ô đầu vùng thuyết minh → F7 - F8
Bật chế độ mở rộng vùng chọn: bấm F8 rồi dùng mũi tên hoặc bấm chuột là chọn vùng, khỏi giữ Shift. Thanh trạng thái hiện Extend Selection; bấm F8 hoặc Esc để tắt. Bấm nhầm phím này là hay hoảng vì chọn cái gì cũng loang ra.
Cần bôi một khối lớn của bảng cân đối phát sinh mà giữ Shift lâu thì mỏi tay, kéo chuột lại hay trượt vùng.
Đặt con trỏ ô đầu → F8 → bấm ô cuối → Esc - F9Nên biết
Tính lại toàn bộ workbook. Mẹo gỡ rối: bôi đen MỘT PHẦN công thức rồi bấm F9 để xem khúc đó ra giá trị gì, xem xong bấm Esc — bấm Enter là công thức bị thay bằng số chết.
Công thức tính giá vốn lồng nhiều tầng ra số lạ, cần biết khúc nào bên trong công thức đang sai.
F2 → bôi đen khúc SUMIFS(...) → F9 xem kết quả → Esc - F10
Hiện chữ gợi ý Key Tips trên Ribbon, giống hệt bấm Alt.
Một tay đang cầm tập chứng từ đối chiếu, muốn gọi chữ gợi ý trên Ribbon bằng đúng một phím.
Bấm F10 rồi bấm chữ hiện trên thẻ cần vào - F11Nên biết
Tạo biểu đồ trên một sheet biểu đồ riêng.
Sếp hỏi ngay xu hướng doanh thu mười hai tháng giữa cuộc họp, cần một biểu đồ dựng trong vài giây.
Bôi cột tháng và cột doanh thu → F11 - F12Nên biết
Save As — lưu thành file mới.
Bảng lương tháng này làm từ file tháng trước, phải lưu ra tên mới kẻo đè mất bản gốc đã chốt.
F12 → đặt tên Bang-luong-08-2026 → Save - EscPhổ biến
Huỷ thao tác đang gõ, trả ô về nguyên trạng.
Đang gõ dở số tiền vào ô vốn có sẵn công thức tổng hợp, chợt nhận ra nhầm ô và muốn trả ô về nguyên trạng.
Bấm Esc trước khi Enter, ô giữ nguyên công thức cũ - EnterPhổ biến
Xác nhận và xuống ô dưới. Muốn nó chạy sang phải thay vì xuống dưới: File → Options → Advanced → đổi hướng ở mục After pressing Enter.
Nhập phiếu chi theo hàng ngang mà con trỏ cứ nhảy xuống dưới, mỗi dòng lại phải bấm chuột về đầu dòng.
File → Options → Advanced → After pressing Enter → Right - TabPhổ biến
Xác nhận và sang ô bên phải. Mẹo nhập liệu: Tab hết một dòng rồi bấm Enter, con trỏ tự về cột đầu của dòng kế tiếp.
Nhập bảng kê hoá đơn đầu vào gồm ngày, số hoá đơn, tiền hàng, tiền thuế, muốn gõ liền tay không rời bàn phím.
Gõ xong mỗi ô → Tab, hết dòng → Enter để về cột đầu - HomeNên biết
Về ô đầu tiên của dòng hiện tại.
Đã kéo ngang tới cột tháng mười hai trên bảng theo dõi công nợ, cần quay về cột mã khách ở đầu dòng.
Đặt con trỏ ở dòng đang xem → Home - EndNên biết
Bật End Mode: bấm End rồi bấm một phím mũi tên là nhảy tới mép vùng dữ liệu (tương đương Ctrl+mũi tên). Thanh trạng thái hiện End Mode.
Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng dài mấy nghìn dòng, cần nhảy thẳng xuống dòng cuối để xem số dư cuối kỳ.
Bấm End rồi mũi tên xuống để nhảy tới đáy vùng dữ liệu - DeleteNên biết
Xoá nội dung ô, GIỮ NGUYÊN định dạng và viền.
Bảng ngân sách năm mới dùng lại khung của năm cũ, cần xoá hết số liệu nhưng giữ viền và định dạng tiền.
Bôi vùng số liệu → Delete, viền và định dạng vẫn còn - BackspaceNên biết
Xoá nội dung ô hiện tại rồi vào luôn chế độ sửa — khác Delete ở chỗ nó đưa con trỏ vào trong ô.
Gõ nhầm mã tài khoản chi phí vào ô, muốn xoá rồi gõ lại ngay trong ô chứ không bấm chuột hai lần.
Chọn ô sai → Backspace → gõ lại 6427 → Enter - Insert
Bật/tắt chế độ gõ đè khi đang sửa nội dung trong ô.
Đang sửa một dòng diễn giải dài trong ô mà gõ chữ nào cũng nuốt mất chữ cũ, không hiểu vì sao.
Bấm Insert một lần để tắt chế độ gõ đè - PageDownNên biết
Cuộn xuống một màn hình.
Rà bảng kê chi tiết ba nghìn dòng để tìm dòng bất thường, cần lướt từng màn hình chứ không kéo chuột.
Đặt con trỏ trong bảng → PageDown từng nhịp - PageUpNên biết
Cuộn lên một màn hình.
Đang ở cuối sổ cái tài khoản phải thu, muốn ngược lên phần đầu kỳ để đối chiếu số dư mang sang.
PageUp để lùi từng màn hình, Ctrl+Home để về đầu bảng - AltNên biết
Bấm rồi thả để hiện chữ gợi ý trên Ribbon, sau đó gõ tiếp theo chữ hiện ra — xem nhóm "Chuỗi phím Alt" ở dưới.
Chuột hỏng đúng lúc phải chốt tờ khai thuế, mọi lệnh trên Ribbon đều phải gọi bằng bàn phím.
Bấm Alt rồi thả, gõ chữ hiện trên thẻ cần vào
Tệp & thao tác chung
- Ctrl+NNên biết
Tạo workbook mới
Cần một file trắng để tách riêng phần dữ liệu gửi kiểm toán, không muốn đụng vào file sổ sách đang mở.
Ctrl+N → dán phần dữ liệu cần gửi sang file mới - Ctrl+ONên biết
Mở file
Đầu ngày mở lại file công nợ làm dở hôm qua, tìm trong danh sách file gần đây cho nhanh.
Ctrl+O → chọn mục Recent → chọn file - Ctrl+SPhổ biến
Lưu
Đang nhập một loạt phiếu thu tiền mặt, mất điện là mất cả buổi nên phải lưu sau mỗi chục dòng.
Sau mỗi nhóm bút toán → Ctrl+S - Ctrl+PPhổ biến
In / xem trước khi in
Bảng kê hoá đơn phải in kèm hồ sơ quyết toán, cần xem trước xem có bị vỡ trang ngang không.
Ctrl+P → xem trước → chọn Fit All Columns on One Page - Ctrl+WNên biết
Đóng workbook
Mở cùng lúc năm file chi nhánh để hợp nhất số liệu, đối chiếu xong file nào thì đóng ngay file đó.
Ctrl+W để đóng file đang xem, Excel vẫn mở - Ctrl+F4
Đóng workbook
Đang mở cùng lúc sổ cái, bảng lương và file đối chiếu công nợ, đóng bớt một sổ mà vẫn giữ các file kia chạy tiếp.
Đứng ở workbook cần đóng → Ctrl+F4 - Alt+F4
Thoát Excel
Cuối buổi đã lưu xong hết file khoá sổ, cần thoát hẳn Excel cho máy nhẹ trước khi chạy phần mềm kế toán.
Ctrl+S lưu từng file → Alt+F4 - Ctrl+ZPhổ biến
Undo — hoàn tác
Vừa xoá nhầm cả cột số dư đầu kỳ trên sổ chi tiết, cần trả lại ngay trước khi lưu file.
Ctrl+Z, bấm nhiều lần để lùi thêm nhiều bước - Ctrl+YPhổ biến
Redo — làm lại
Lùi quá tay lúc sửa bảng phân bổ chi phí sản xuất chung, muốn tiến lại bước vừa bỏ đi.
Ctrl+Y để làm lại bước vừa hoàn tác - Ctrl+CPhổ biến
Copy
Chép khối công thức tính thuế giá trị gia tăng của tháng trước sang bảng kê của tháng này.
Bôi vùng công thức → Ctrl+C → chọn ô đích → Enter - Ctrl+XPhổ biến
Cut
Cột mã kho đặt sai vị trí trong bảng nhập xuất tồn, cần dời nguyên cột sang cạnh cột mã hàng.
Chọn cột → Ctrl+X → chuột phải cột đích → Insert Cut Cells - Ctrl+VPhổ biến
Paste
Kéo dữ liệu sao kê ngân hàng từ file vừa tải về sang bảng đối chiếu tiền gửi đang dựng dở.
Ctrl+C ở file sao kê → sang bảng đối chiếu → Ctrl+V - Ctrl+Alt+VPhổ biến
Paste Special — dán đặc biệt
Cần quy cả cột chi phí ngoại tệ ra tiền đồng theo một tỷ giá mà không muốn thêm cột công thức phụ.
Gõ 25400 → Ctrl+C → bôi cột USD → Ctrl+Alt+V → Multiply - Ctrl+Shift+VPhổ biến
Dán chỉ giá trị (Excel 365 bản mới)
Kết quả công thức tổng hợp cần dán sang bản gửi ra ngoài, dán thường thì đứt tham chiếu và ra lỗi.
Ctrl+C vùng công thức → chọn ô đích → Ctrl+Shift+V - Ctrl+FPhổ biến
Find — tìm kiếm
Cần tìm một số hoá đơn cụ thể trong bảng kê mấy nghìn dòng để đối chiếu với chứng từ giấy.
Ctrl+F → gõ số hoá đơn → Find All - Ctrl+HNên biết
Replace — tìm và thay thế
Mã khách ở file cũ ghi kiểu KH-001 nhưng phần mềm mới đòi KH001, phải sửa hàng loạt cả cột.
Ctrl+H → Find KH- → Replace KH → Replace All - Ctrl+APhổ biến
Chọn toàn bộ vùng dữ liệu / cả sheet
Cần định dạng lại phông chữ và cỡ chữ cho cả sổ chi tiết vừa xuất từ phần mềm kế toán ra.
Đặt con trỏ trong bảng → Ctrl+A để chọn cả vùng dữ liệu - Ctrl+F1Nên biết
Ẩn / hiện thanh Ribbon
Màn hình laptop nhỏ mà bảng cân đối nhiều dòng, cần thêm chỗ hiển thị lúc ngồi soát số.
Ctrl+F1 để thu Ribbon, bấm lại để hiện ra - Alt+F8
Danh sách Macro
File nhận bàn giao có sẵn macro tách sổ chi tiết theo chi nhánh, cần chạy nhưng không thấy nút bấm nào trên sheet.
Alt+F8 → chọn tên macro → Run - Alt+F11
Mở cửa sổ VBA
Muốn đọc xem macro tạo bút toán tự động trong file bàn giao làm những gì trước khi dám chạy trên số thật.
Alt+F11 → Modules → nháy đúp tên module - Ctrl+F6Nên biết
Sang cửa sổ workbook kế tiếp. Khác Ctrl+Tab ở chỗ nó đi được cả những cửa sổ phụ do New Window mở ra cho CÙNG một file.
Mở hai cửa sổ của cùng file tổng hợp để một bên xem sổ cái, một bên xem bảng cân đối.
View → New Window → Ctrl+F6 để đảo qua lại - Ctrl+Shift+F6
Sang cửa sổ workbook phía trước.
Đối chiếu công nợ giữa hai file mở song song, cần lùi về đúng cửa sổ vừa xem chứ không lật vòng qua hết.
Đang ở file đối chiếu → Ctrl+Shift+F6 - Ctrl+F9
Thu nhỏ cửa sổ workbook xuống thanh nhỏ trong Excel.
Mở bốn năm workbook để soát số liệu, muốn dẹp tạm mấy file phụ xuống cho gọn màn hình mà không đóng hẳn.
Chọn workbook phụ → Ctrl+F9 - Ctrl+F10
Phóng to / trả lại cỡ cho cửa sổ workbook.
Cửa sổ file tồn kho đang bị thu nhỏ, cần trả về cỡ đầy để nhìn hết cột số lượng, đơn giá và giá vốn.
Chọn workbook đang thu nhỏ → Ctrl+F10 - Alt+SpaceNên biết
Mở menu cửa sổ (Move · Size · Minimize · Maximize · Close) bằng bàn phím — cứu khi cửa sổ bị kéo lệch ra ngoài màn hình, chuột không với tới.
Cửa sổ Excel bị kéo lạc sang màn hình phụ đã rút cáp, chuột không tóm được thanh tiêu đề.
Alt+Space → chọn Move → dùng phím mũi tên kéo cửa sổ về - Ctrl+Shift+F12
In — lối vào trang In kiểu cũ, tương đương Ctrl+P.
In nhanh bảng kê thuế GTGT vừa lọc xong, quen tay phím in từ đời Excel cũ chuyển sang bản mới.
Chọn vùng cần in → Ctrl+Shift+F12 → Print
Di chuyển trong bảng
- Ctrl+→Phổ biến
Nhảy tới ô cuối cùng có dữ liệu bên phải
Sổ chi tiết công nợ trải từ tháng 1 tới tháng 12, cần nhảy thẳng sang cột số dư cuối kỳ tận cùng bên phải
Đứng ô A2 → Ctrl+→ - Ctrl+←Phổ biến
Nhảy tới ô cuối cùng có dữ liệu bên trái
Đang xem cột thuế GTGT ở cuối bảng kê mua vào, cần quay về cột mã chứng từ đầu bảng để đối chiếu
Đứng ô cuối dòng → Ctrl+← - Ctrl+↑Phổ biến
Nhảy lên đầu vùng dữ liệu
Cuộn xuống giữa sổ nhật ký chung mười nghìn dòng, cần bật lên dòng tiêu đề xem cột đang đứng là Nợ hay Có
Đứng giữa cột → Ctrl+↑ - Ctrl+↓Phổ biến
Nhảy xuống cuối vùng dữ liệu
Kiểm bảng nhập kho xem dữ liệu có đứt đoạn không, rơi xuống mà dừng giữa chừng là biết chỗ đó bỏ trống
Đứng ô đầu cột → Ctrl+↓ - Ctrl+HomePhổ biến
Về ô A1
Dò xong dòng cuối bảng lương, muốn về đầu file trước khi lưu để lần sau mở ra không rơi vào giữa bảng
Ctrl+Home rồi Ctrl+S - Ctrl+EndPhổ biến
Tới ô cuối cùng của vùng đã dùng
File tồn kho nặng bất thường, xem ô cuối vùng dùng có nhảy tới hàng chục nghìn dòng rỗng không
Ctrl+End, thấy dư thì xoá dòng thừa rồi lưu lại - Ctrl+PageDownPhổ biến
Sang sheet kế tiếp
File báo cáo có mười hai sheet theo tháng, cần lướt lần lượt để soát số tổng từng tháng
Đứng sheet Thang01 → Ctrl+PageDown - Ctrl+PageUpPhổ biến
Về sheet trước đó
Đang ở sheet tổng hợp cuối file, cần lùi lại sheet chi tiết liền trước để tra lại một bút toán
Đứng sheet tổng hợp → Ctrl+PageUp - Ctrl+GNên biết
Go To — nhảy tới ô/vùng chỉ định
Sếp báo sai số ở ô N2450 trên bảng phân bổ chi phí BC-QT07, gõ thẳng địa chỉ tới đó thay vì cuộn tay mỏi ngón
Ctrl+G → gõ N2450 → Enter - Shift+TabNên biết
Sang ô bên trái
Đang nhập bảng kê hoá đơn theo hàng ngang, gõ nhầm số tiền ở ô vừa qua nên cần lùi lại sửa ngay
Đang nhập dở → Shift+Tab - Ctrl+Alt+→
Sang khung kế tiếp khi sheet đang chia khung
Sheet cân đối phát sinh chia khung để giữ tiêu đề, cần nhảy sang khung số liệu bên phải mà không rời bàn phím.
Đang ở khung trái → Ctrl+Alt+→ - Alt+PageDownNên biết
Cuộn sang PHẢI một màn hình — bảng nhiều cột thì nhanh hơn kéo thanh cuộn
Bảng theo dõi dòng tiền trải 52 tuần theo cột, cần xem nhanh các tuần cuối năm
Đứng trong bảng → Alt+PageDown - Alt+PageUp
Cuộn sang trái một màn hình
Bảng theo dõi công nợ trải mấy chục cột tháng, cần lùi một màn hình để xem lại kỳ liền trước.
Đứng trong bảng → Alt+PageUp - Ctrl+BackspaceNên biết
Kéo màn hình về đúng ô đang chọn — lỡ cuộn đi đâu mất thì bấm cái này
Đang đứng ở ô công thức tổng cuối sổ cái thì lỡ cuộn đi xa, cần kéo màn hình về đúng ô đó
Ctrl+Backspace - Ctrl+TabNên biết
Chuyển sang file Excel khác đang mở
Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ quỹ tiền mặt đặt ở hai file, cần qua lại liên tục giữa hai cửa sổ
Ctrl+Tab đổi file, Ctrl+Shift+Tab quay ngược - Ctrl+Shift+PageDown
Chọn thêm sheet kế tiếp (chọn nhiều sheet để sửa cùng lúc)
Mười hai sheet tháng cùng một mẫu, cần chọn cả nhóm để sửa dòng tiêu đề một lần cho khớp nhau.
Đứng ở sheet T01 → giữ Ctrl+Shift+PageDown tới T12 - Ctrl+Shift+PageUp
Chọn thêm sheet phía trước
Đang ở sheet quý cuối, muốn gộp thêm mấy sheet quý trước để đặt lại khổ giấy và vùng in một lượt.
Đứng ở sheet cuối → Ctrl+Shift+PageUp - Ctrl+Alt+←
Về khung phía trước khi sheet đang chia khung
Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt trên hai khung, xem xong bên phải phải quay lại bên trái để sửa số.
Đang ở khung phải → Ctrl+Alt+← - Shift+F6
Chuyển vùng làm việc theo chiều NGƯỢC lại với F6
Đang thao tác ở khung tác vụ bên phải, muốn lùi ngược về lưới ô mà không phải bấm chuột.
Đang ở khung tác vụ → Shift+F6 - Ctrl+.Nên biết
Nhảy vòng quanh 4 GÓC của vùng đang chọn. Chọn xong một bảng dài, bấm hai cái là soi được cả đầu lẫn cuối mà vùng chọn không mất.
Vừa quét cả bảng khấu hao tài sản cố định, muốn soi ô đầu và ô cuối mà không làm mất vùng vừa chọn
Chọn xong vùng → Ctrl+. hai lần
Chọn vùng
- Ctrl+Shift+→Phổ biến
Chọn tới ô cuối có dữ liệu bên phải
Cần bôi trọn một dòng doanh thu từ tháng 1 tới tháng 12 để xem tổng cả năm dưới thanh trạng thái
Đứng ô đầu dòng → Ctrl+Shift+→ - Ctrl+Shift+←Phổ biến
Chọn tới ô cuối có dữ liệu bên trái
Đứng ở cột thành tiền cuối bảng kê, cần quét ngược về đầu dòng để chép cả bút toán sang sheet khác
Đứng ô cuối dòng → Ctrl+Shift+← → Ctrl+C - Ctrl+Shift+↑Phổ biến
Chọn ngược lên đầu vùng dữ liệu
Đang ở dòng tổng cuối cột tiền hàng, cần chọn ngược lên hết để đối số tổng trước khi chốt tháng
Đứng ô trên dòng tổng → Ctrl+Shift+↑ - Ctrl+Shift+↓Phổ biến
Chọn xuống cuối vùng dữ liệu
Chọn trọn cột số tiền của sổ chi tiết vài nghìn dòng để định dạng số hoặc dán công thức xuống
Đứng ô đầu dữ liệu → Ctrl+Shift+↓ - Ctrl+Shift+EndPhổ biến
Chọn từ ô hiện tại tới ô cuối vùng dùng
Nhận bảng kê từ chi nhánh gửi về, cần quét từ dòng dữ liệu đầu tới hết bảng để xoá định dạng cũ
Đứng ô A2 → Ctrl+Shift+End - Ctrl+Shift+HomeNên biết
Chọn ngược từ ô hiện tại về A1
Đang ở cuối bảng phân bổ chi phí, muốn chọn ngược hết về đầu sheet để đổi phông chữ cho cả bảng
Đứng ô cuối → Ctrl+Shift+Home - Ctrl+SpacePhổ biến
Chọn cả cột
Cột lương thực lĩnh đang để dạng chữ, cần chọn cả cột để đưa về số có phân cách nghìn
Đứng trong cột → Ctrl+Space → Ctrl+Shift+1 - Shift+SpacePhổ biến
Chọn cả dòng
Phát hiện một bút toán bị ghi trùng trong nhật ký chung, cần chọn cả dòng đó để tô màu đánh dấu
Đứng ô bất kỳ trong dòng → Shift+Space - Ctrl+Shift+SpaceNên biết
Chọn toàn bộ bảng / cả sheet
Nhận file danh mục khách hàng của người khác, cần chọn hết để canh lại độ rộng cột cho dễ đọc
Đứng trong bảng → Ctrl+Shift+Space - Shift+→
Mở rộng vùng chọn sang phải
Bảng lương có mấy cột phụ cấp nằm liền nhau, cần quét đúng nhóm cột đó để cộng thử hoặc đổi định dạng
Đứng ô đầu → giữ Shift bấm → tới cột cuối → Alt+= - Shift+↓
Mở rộng vùng chọn xuống dưới
Kiểm mấy dòng cuối của bảng kê chứng từ trước khi chốt sổ, muốn xem nhanh tổng hiện ở thanh trạng thái
Đứng ô đầu → giữ Shift bấm ↓ tới dòng cuối cần kiểm - Ctrl+Shift+8Nên biết
Chọn cả vùng dữ liệu quanh ô hiện tại (Ctrl+Shift+*)
Sheet có hai bảng đặt cách nhau, chỉ muốn ôm đúng khối công nợ quanh ô đang đứng chứ không dính bảng kia
Đứng trong bảng → Ctrl+Shift+8 → Ctrl+T - Alt+;Phổ biến
Chỉ chọn những ô ĐANG NHÌN THẤY, bỏ qua dòng bị lọc/bị ẩn. Bắt buộc phải dùng trước khi copy một bảng đã lọc — không thì Excel copy cả dòng đang ẩn.
Đã lọc sổ cái lấy riêng tài khoản 331, cần chép đúng phần đang hiện sang sheet mới chứ không kéo theo dòng ẩn
Lọc xong → chọn vùng → Alt+; → Ctrl+C - Ctrl+\
Trong vùng đang chọn, đánh dấu những ô KHÁC với ô đầu mỗi dòng — dò lệch giữa các cột rất nhanh.
Số dư từng tài khoản trên sổ cái và trên bảng cân đối thử đặt cạnh nhau, cần chỉ mặt ngay dòng nào lệch
Chọn hai cột số dư → Ctrl+\ → tô màu các ô vừa sáng lên - Shift+F8
Thêm một vùng rời vào vùng đang chọn mà không cần giữ Ctrl.
Cộng thử vài khoản chi phí nằm rải rác trong sổ chi tiết mà không muốn giữ Ctrl suốt lúc kéo chuột
Bấm dòng đầu → Shift+F8 → bấm lần lượt các dòng còn lại - Shift+F10
Mở menu chuột phải bằng bàn phím.
Đang nhập chứng từ hai tay trên bàn phím thì phát hiện thiếu một dòng, không muốn rời tay sang chuột
Chọn dòng cần chèn → Shift+F10 → chọn Insert - Shift+F4
Tìm tiếp kết quả kế tiếp, khỏi mở lại hộp thoại Find.
Sổ công nợ mấy nghìn dòng có một mã khách xuất hiện nhiều chỗ, cần nhảy lần lượt tới từng chỗ để kiểm
Ctrl+F tìm lần đầu → đóng hộp thoại → Shift+F4 để nhảy tiếp - Ctrl+6
Ẩn / hiện toàn bộ hình, biểu đồ, nút bấm trên sheet — file nặng ảnh thì cuộn nhẹ hẳn.
File báo cáo quản trị cắm đầy biểu đồ và nút bấm, cuộn thì giật, trong khi chỉ cần nhập số ở phần bảng
Ctrl+6 để ẩn hình, bấm lại lần nữa cho hiện ra - Ctrl+Shift+A
Đang gõ tên hàm thì chèn luôn khung tên các đối số của hàm đó.
Đang gõ một hàm ít dùng như PMT hay SUMIFS thì quên mất thứ tự đối số, ngại mở tài liệu ra tra lại
Gõ =SUMIFS( rồi bấm Ctrl+Shift+A - Ctrl+/Nên biết
Chọn trọn cả MẢNG (array) chứa ô đang đứng — công thức tràn của Excel 365 thì một cái là ôm hết vùng tràn, khỏi đoán nó tràn tới đâu.
Công thức UNIQUE lọc danh sách nhà cung cấp tràn xuống không biết tới đâu, cần ôm trọn vùng tràn để chép giá trị
Đứng ô công thức → Ctrl+/ → Ctrl+C
Nhập & sửa dữ liệu
- Alt+EnterPhổ biến
Xuống dòng bên trong một ô
Ô diễn giải bút toán cần ghi số hoá đơn ở dòng trên và nội dung thanh toán ở dòng dưới cho gọn khi in
Đang gõ trong ô → Alt+Enter → gõ tiếp - Ctrl+EnterPhổ biến
Điền nội dung vừa gõ cho TOÀN BỘ vùng đang chọn
Cột định khoản của cả trăm dòng nhập kho đều ghi 152, muốn điền một lượt thay vì kéo chuột
Chọn vùng → gõ 152 → Ctrl+Enter - Ctrl+DPhổ biến
Fill Down — chép ô trên xuống
Vừa gõ công thức tính thuế ở dòng đầu bảng kê, cần chép nguyên xuống các dòng hoá đơn còn lại
Chọn từ ô công thức xuống hết vùng → Ctrl+D - Ctrl+RPhổ biến
Fill Right — chép ô trái sang
Bảng dự toán chi phí xếp theo tháng nằm ngang, công thức tháng 1 đã đúng nên nhân sang các tháng bên phải
Chọn từ cột đã có sang phải → Ctrl+R - Ctrl+ENên biết
Flash Fill — tự tách/ghép theo mẫu
Cột họ tên nhân viên đang gộp chung, cần tách riêng họ và tên cho bảng lương mà ngại viết hàm
Gõ mẫu ở dòng đầu → xuống dòng dưới → Ctrl+E - Ctrl+;Phổ biến
Chèn ngày hôm nay (giá trị tĩnh)
Ghi ngày lập phiếu chi vào sổ quỹ, cần con số cố định chứ không phải TODAY đổi theo ngày mở file
Đứng ô ngày → Ctrl+; - Ctrl+Shift+;Nên biết
Chèn giờ hiện tại (giá trị tĩnh)
Ghi giờ nhận chứng từ vào sổ giao nhận để biết bộ phận nào nộp muộn trong đợt chốt sổ
Đứng ô giờ → Ctrl+Shift+; - Ctrl+'
Chép công thức của ô ngay bên trên
Đang gõ dở sổ nhật ký chung, dòng mới cần đúng công thức định khoản của dòng ngay bên trên.
Đứng ô ngay dưới → Ctrl+' → Enter - Ctrl+Shift+'
Chép giá trị của ô ngay bên trên
Nhập bảng kê nhiều dòng cùng ngày chứng từ, cần lấy kết quả của ô trên chứ không lấy công thức.
Đứng ô ngay dưới → Ctrl+Shift+' - Ctrl+Shift+=Phổ biến
Chèn ô / dòng / cột
Phát hiện sót một hoá đơn giữa bảng kê, cần chèn thêm dòng đúng vị trí để giữ thứ tự ngày
Shift+Space chọn dòng → Ctrl+Shift+= - Ctrl+-Phổ biến
Xoá ô / dòng / cột
Bảng công nợ xuất từ phần mềm ra còn dòng trống xen giữa, cần xoá hẳn dòng chứ không chỉ xoá nội dung
Shift+Space chọn dòng → Ctrl+- - Shift+F11Nên biết
Chèn sheet mới
Sang kỳ mới, cần thêm một sheet trống để dựng bảng cân đối phát sinh của tháng đó
Shift+F11 rồi đặt tên sheet - Alt+Shift+F1Nên biết
Chèn sheet mới (cách bấm thứ hai, giống Shift+F11)
Bàn phím laptop phải bấm thêm Fn mới ra F11, vẫn cần sheet nháp để tính thử số liệu đối chiếu
Alt+Shift+F1 - Ctrl+Delete
Xoá chữ từ con trỏ tới hết dòng (trong ô)
Sửa dòng diễn giải chứng từ dài, cần cắt bỏ phần đuôi thừa tính từ chỗ con trỏ trở đi.
F2 → đưa con trỏ tới chỗ cắt → Ctrl+Delete - Shift+F5Nên biết
Mở hộp Find — cùng việc với Ctrl+F nhưng nằm gọn bên tay trái.
Đang dò từng mã chứng từ trong sổ chi tiết dài, cần gọi lại hộp tìm với từ khoá lần trước còn nguyên
Shift+F5 → gõ mã chứng từ → Enter - Ctrl+Shift+TNên biết
Bật / tắt dòng TỔNG CỘNG của một Table — dòng này tự dùng SUBTOTAL nên lọc tới đâu tổng chạy theo tới đó.
Bảng chi phí đã chuyển thành Table, cần dòng tổng chạy theo bộ lọc để xem tổng riêng từng khoản mục
Đứng trong Table → Ctrl+Shift+T
Công thức
- Alt+=Phổ biến
AutoSum — tự chèn hàm SUM
Cuối bảng kê chứng từ cần cộng nhanh cột số tiền để đối chiếu với số tổng bên sổ cái.
Đứng ô trống ngay dưới cột số tiền → Alt+= - Shift+F9
Tính lại riêng sheet hiện tại
File tổng hợp doanh thu 12 sheet chi nhánh tính lại rất lâu, chỉ cần cập nhật đúng sheet đang sửa công thức.
Đứng ở sheet đang sửa → Shift+F9 - Ctrl+Alt+F9
Tính lại TẤT CẢ, kể cả ô Excel cho là không đổi — dùng khi nghi công thức không chịu cập nhật
Sửa xong công thức tính khấu hao mà cột kết quả vẫn giữ số cũ, nghi Excel bỏ qua không tính lại.
Mở file cần rà → Ctrl+Alt+F9 - Ctrl+`Nên biết
Bật / tắt chế độ hiện công thức thay vì kết quả
Nhận lại file của kế toán cũ, cần soi ô nào còn công thức ô nào đã bị gõ tay đè lên.
Ctrl+` để xem công thức, bấm lần nữa để về kết quả - Ctrl+Shift+Enter
Nhập công thức mảng (kiểu cũ, trước Excel 365)
Mở lại file bảng lương người trước để lại trên bản Excel 2016, phải nhập công thức mảng đúng kiểu cũ mới ra số.
Gõ =SUM(IF(B2:B99=F1,C2:C99)) → Ctrl+Shift+Enter - Shift+F3
Mở hộp thoại Insert Function
Cần hàm tính số kỳ trả nợ nhưng không nhớ tên lẫn thứ tự đối số, muốn dò hàm theo mô tả rồi điền vào ô.
Chọn ô trống → Shift+F3 → gõ mô tả → Go - Ctrl+F3Nên biết
Name Manager — quản lý vùng đặt tên
Bảng tính giá thành dùng chung một ô tỷ giá và một ô thuế suất cho nhiều sheet, đặt tên cho dễ đọc công thức.
Chọn ô tỷ giá → Ctrl+F3 → New → đặt tên TyGia - Ctrl+Shift+F3
Tạo tên vùng từ tiêu đề dòng/cột đang chọn
Bảng tỷ lệ phân bổ chi phí có tiêu đề rõ ràng, muốn đặt tên vùng để công thức dễ đọc lúc người khác rà soát.
Bôi cả bảng kèm dòng tiêu đề → Ctrl+Shift+F3 → tích Top row - Ctrl+[
Nhảy tới ô mà công thức đang tham chiếu
Số tổng cộng trên báo cáo lệch vài đồng, cần lần ngược xem công thức đang lấy dữ liệu từ sheet và ô nào.
Chọn ô tổng → Ctrl+[ - Ctrl+]
Nhảy tới ô đang tham chiếu tới ô này
Trước khi xoá một dòng chi phí thừa trong bảng dự toán, cần biết còn công thức nào đang ăn theo ô đó không.
Chọn ô định xoá → Ctrl+] - Ctrl+Alt+Shift+F9Nên biết
Dựng lại toàn bộ cây phụ thuộc rồi tính lại tất cả — nặng nhất trong họ F9, dùng khi nghi bảng tính đang "nhớ" kết quả cũ dù đã sửa số.
File hợp nhất nhiều chi nhánh đã sửa số liệu gốc mà báo cáo tổng vẫn trả về con số cũ.
Bấm Ctrl+Alt+Shift+F9 rồi đối chiếu lại dòng tổng cộng - Ctrl+Shift+[Nên biết
Chọn hết mọi ô mà công thức trong ô này đang lấy số từ đó (precedents).
Sếp hỏi con số lợi nhuận trên báo cáo lấy từ đâu, cần lần ngược về đúng các ô nguồn.
Chọn ô kết quả → Ctrl+Shift+[ - Ctrl+Shift+]Nên biết
Chọn hết mọi ô đang ăn theo ô này (dependents) — xoá dòng trước khi bấm cái này là hay gây #REF! dây chuyền.
Trước khi xoá một dòng trong bảng phân bổ chi phí, cần biết những ô nào đang ăn theo dòng đó.
Chọn ô định xoá → Ctrl+Shift+]
Định dạng
- Ctrl+1Phổ biến
Mở hộp thoại Format Cells
Báo cáo gửi ban giám đốc yêu cầu số âm để trong ngoặc màu đỏ thay vì dấu trừ.
Bôi cột số tiền → Ctrl+1 → Number → Custom - Ctrl+BPhổ biến
In đậm
Bảng cân đối phát sinh in ra cần làm nổi dòng tổng cộng để người đọc không lẫn với dòng chi tiết.
Chọn dòng Tổng cộng → Ctrl+B - Ctrl+INên biết
In nghiêng
Phần thuyết minh báo cáo tài chính cần tách câu ghi chú ra khỏi số liệu chính.
Chọn ô ghi chú → Ctrl+I - Ctrl+UNên biết
Gạch chân
Bảng lương gửi phòng nhân sự in ra cần gạch chân hàng tiêu đề cho rõ ranh giới từng cột.
Chọn hàng tiêu đề → Ctrl+U - Ctrl+5
Gạch ngang chữ
Đánh dấu những dòng hoá đơn đã huỷ trong bảng kê nhưng vẫn phải giữ lại để đối chiếu với cơ quan thuế
Chọn dòng hoá đơn huỷ → Ctrl+5 - Ctrl+Shift+F
Mở Format Cells ở thẻ Font
Chỉnh phông và cỡ chữ cho phần tiêu đề báo cáo tài chính trước khi in, muốn vào thẳng thẻ Font khỏi bấm chuột
Chọn vùng tiêu đề → Ctrl+Shift+F → chọn phông và cỡ - Ctrl+Shift+1Nên biết
Định dạng số, 2 chữ số thập phân, có dấu phân cách nghìn
Số liệu kết xuất từ phần mềm kế toán ra dãy số liền nhau, dễ đọc nhầm hàng triệu thành hàng trăm nghìn.
Bôi cột số tiền → Ctrl+Shift+1 - Ctrl+Shift+2
Định dạng giờ (giờ:phút SA/CH)
Cột giờ vào giờ ra trong bảng chấm công dán về lại hiện thành số thập phân, phải trả về dạng giờ mới tính công được
Chọn cột giờ vào và giờ ra → Ctrl+Shift+2 - Ctrl+Shift+3Nên biết
Định dạng ngày (ngày-tháng-năm)
Cột ngày chứng từ sau khi dán từ file khác đang hiện ra dãy số kiểu 45678.
Bôi cột ngày chứng từ → Ctrl+Shift+3 - Ctrl+Shift+4Nên biết
Định dạng tiền tệ
Bảng báo giá gửi khách hàng cần hiện ký hiệu tiền tệ ngay cạnh đơn giá.
Bôi cột đơn giá → Ctrl+Shift+4 - Ctrl+Shift+5Nên biết
Định dạng phần trăm
Cột tỷ trọng chi phí trên doanh thu đang hiện 0,153 trong khi báo cáo cần đọc là 15,3%.
Bôi cột tỷ lệ → Ctrl+Shift+5 - Ctrl+Shift+6
Định dạng khoa học (mũ)
Soi khoản chênh lệch làm tròn cực nhỏ giữa hai bảng, ô hiện ra bằng không nhưng thật ra vẫn khác không
Chọn ô chênh lệch → Ctrl+Shift+6 để thấy phần mũ - Ctrl+Shift+7Nên biết
Kẻ viền ngoài cho vùng chọn
Bảng kê chi tiết in ra nộp ngân hàng cần khung viền rõ ràng quanh vùng số liệu.
Bôi vùng bảng kê → Ctrl+Shift+7 - Ctrl+Shift+-
Bỏ toàn bộ viền của vùng chọn
Bảng vừa dán từ phần mềm kế toán mang theo cả viền lộn xộn, cần bóc sạch viền cũ rồi mới kẻ lại theo mẫu công ty
Chọn vùng vừa dán → Ctrl+Shift+- - Ctrl+Shift+`
Trả về định dạng General
Cột mã chứng từ dạng 03-2026 bị Excel hiểu thành ngày tháng, cần trả về dạng chung để nhìn lại giá trị gốc
Chọn cột mã chứng từ → Ctrl+Shift+` - Ctrl+9Nên biết
Ẩn dòng đang chọn
Buổi họp soát chi phí chỉ bàn ba chi nhánh, muốn giấu tạm các dòng chi nhánh còn lại.
Chọn các dòng cần giấu → Ctrl+9 - Ctrl+0Nên biết
Ẩn cột đang chọn
Trình chiếu bảng lương cho trưởng bộ phận xem nhưng không được để lộ cột lương từng người.
Chọn cột lương → Ctrl+0 - Ctrl+Shift+9Nên biết
Hiện lại dòng đã ẩn
Cộng tay cột số tiền lệch với dòng tổng vì trong file còn dòng bị ẩn từ người gửi trước.
Ctrl+A rồi Ctrl+Shift+9 - Ctrl+Shift+0Nên biết
Hiện lại cột đã ẩn (một số bản Windows chặn phím này — khi đó dùng Alt › H › O › U › L)
File chi nhánh gửi về nhảy từ cột chiết khấu sang cột thành tiền, ở giữa có cột bị ẩn.
Bôi hai cột hai bên chỗ khuyết → Ctrl+Shift+0 - Ctrl+Shift+PNên biết
Mở Format Cells nhảy sẵn vào ô CỠ CHỮ, gõ số rồi Enter.
Bảng kê công nợ in ra bị tràn sang trang thứ hai, cần hạ cỡ chữ cho gọn trong một trang.
Bôi vùng cần thu nhỏ → Ctrl+Shift+P → gõ 9 → Enter
Dữ liệu, bảng, biểu đồ
- Ctrl+TPhổ biến
Tạo Table từ vùng dữ liệu
Bảng nhập phát sinh mỗi tháng lại phải sửa vùng cho pivot và cho công thức tham chiếu.
Đứng trong vùng dữ liệu → Ctrl+T → tích hàng tiêu đề - Ctrl+LNên biết
Tạo Table từ vùng dữ liệu
Bảng theo dõi tạm ứng nhân viên cần vùng tự giãn mỗi khi thêm dòng, mà Ctrl+T đang bị phần mềm khác chiếm.
Đứng trong vùng dữ liệu → Ctrl+L - Ctrl+Shift+LPhổ biến
Bật / tắt Filter (AutoFilter)
Đối chiếu sổ chi tiết công nợ, cần lọc riêng phát sinh của một khách hàng trong hàng nghìn dòng, kiểu như lọc mỗi Nam Tiến Phát ra xem.
Chọn dòng tiêu đề → Ctrl+Shift+L - Alt+↓Phổ biến
Mở danh sách xổ xuống của Filter / Data Validation
Nhập mã khoản mục chi phí vào sổ quỹ, không muốn gõ tay để tránh sai một ký tự là hỏng báo cáo.
Đứng ô có danh sách → Alt+↓ → chọn → Enter - Ctrl+QNên biết
Quick Analysis — gợi ý phân tích nhanh
Vừa bôi một đoạn doanh thu và muốn xem ngay tổng với trung bình mà chưa cần viết công thức.
Bôi vùng số liệu → Ctrl+Q → chọn Totals - Alt+F1Nên biết
Tạo biểu đồ ngay trong sheet hiện tại
Cần một biểu đồ cột doanh thu 12 tháng để chèn vào báo cáo quản trị gửi trong ngày.
Bôi bảng doanh thu theo tháng → Alt+F1 - Ctrl+KNên biết
Chèn siêu liên kết (hyperlink)
Bảng tổng hợp chi phí cần bấm thẳng từ dòng khoản mục sang sheet chi tiết chứng từ.
Chọn ô mã khoản mục → Ctrl+K → Place in This Document - Ctrl+Alt+F5
Refresh All — chạy lại mọi truy vấn và PivotTable
Đầu tháng vừa đổ file bán hàng mới vào thư mục nguồn, cần nạp lại toàn bộ truy vấn và Pivot trong file báo cáo.
Ctrl+Alt+F5 rồi đợi thanh trạng thái chạy xong - Alt+F5Nên biết
Refresh — chỉ nạp lại PivotTable / truy vấn đang đứng
Vừa bổ sung phát sinh cuối tháng nhưng pivot báo cáo doanh thu vẫn đang hiện số cũ.
Đứng trong PivotTable → Alt+F5 - Shift+F2
Chèn / sửa ghi chú cho ô
Cần ghi lại lý do điều chỉnh của một bút toán ngay tại ô, để kỳ sau kiểm toán hỏi thì còn giải trình được.
Đứng ô cần chú thích → Shift+F2 → gõ lý do → Esc - Ctrl+8Nên biết
Ẩn / hiện ký hiệu nhóm (outline)
File hệ thống tài khoản có nhiều cấp, các dấu nhóm bên trái chiếm chỗ lúc xem và lúc in.
Ctrl+8 để ẩn hoặc hiện dấu nhóm - Alt+Shift+→Nên biết
Group — nhóm dòng/cột đang chọn
Bảng chi phí có nhiều dòng chi tiết cùng một khoản mục, muốn thu gọn lại khi trình bày với sếp.
Bôi các dòng chi tiết → Alt+Shift+→ - Alt+Shift+←Nên biết
Ungroup — bỏ nhóm
Cơ cấu khoản mục chi phí năm nay đổi nên các nhóm cũ trên bảng dự toán không còn đúng.
Bôi vùng đang nhóm → Alt+Shift+← - Ctrl+F2
Xem trước khi in
Sắp in bảng cân đối kế toán, muốn liếc nhanh xem ra mấy trang mà ngại đi vòng qua menu File.
Ctrl+F2 - Ctrl+Shift+UNên biết
Mở rộng / thu gọn thanh công thức
Công thức tính giá thành đơn vị quá dài, thanh công thức chỉ hiện một dòng nên khó dò lỗi.
Đứng ô công thức dài → Ctrl+Shift+U - Ctrl+Shift+O
Chọn tất cả ô có ghi chú
Nhận lại file dự toán từ nhiều phòng ban, cần xem hết những chỗ họ ghi chú giải trình nằm rải trong bảng.
Ctrl+Shift+O
Chuỗi phím Alt — thẻ Home (Key Tips)
- Alt›H›V›VPhổ biến
Dán chỉ GIÁ TRỊ — chuỗi hay dùng nhất khi cắt đứt công thức.
Sổ phụ ngân hàng tải về còn công thức trỏ sang file cũ, phải cắt đứt liên kết trước khi gửi kế toán trưởng.
Copy cột số dư → chọn ô đích → Alt › H › V › V - Alt›H›V›FPhổ biến
Dán CÔNG THỨC, bỏ hết định dạng nguồn — chép công thức vào bảng đã kẻ màu sẵn mà không phá màu.
Bảng cân đối thử đã kẻ màu theo nhóm tài khoản, chép công thức cộng dồn của tháng trước sang mà không muốn phá màu.
Copy ô công thức tháng 6 → chọn ô tháng 7 → Alt › H › V › F - Alt›H›V›TNên biết
Dán XOAY CHIỀU (Transpose) — bảng dọc thành ngang và ngược lại.
Kế hoạch dòng tiền đang để 12 tháng theo dòng, mẫu báo cáo của sếp lại cần 12 tháng nằm ngang.
Copy vùng 12 tháng → chọn ô trống → Alt › H › V › T - Alt›H›V›RNên biết
Dán CHỈ ĐỊNH DẠNG — bê nguyên màu, viền, cỡ chữ sang chỗ khác, số liệu bên đích giữ nguyên. Nhanh hơn cả Format Painter khi dán nhiều lần.
Dựng xong định dạng cho báo cáo chi nhánh đầu tiên, cần bê nguyên màu và viền sang bốn chi nhánh còn lại.
Copy vùng mẫu → bôi vùng chi nhánh 2 → Alt › H › V › R - Alt›H›V›WNên biết
Dán và GIỮ ĐỘ RỘNG CỘT của bảng gốc — hết cảnh dán xong cột nào cũng ###.
Chép bảng lương sang sheet mới cho phòng nhân sự, dán xong cột nào cũng hiện dấu thăng vì hẹp quá.
Copy bảng lương → chọn ô A1 sheet mới → Alt › H › V › W - Alt›H›V›ANên biết
Dán giá trị KÈM định dạng số — giữ dấu phân cách nghìn, giữ kiểu ngày, khác Alt H V V ở chỗ không làm ngày biến thành số 45.000.
Chốt bảng kê hoá đơn GTGT, cần bỏ công thức nhưng cột ngày và dấu phân cách nghìn phải giữ nguyên.
Copy bảng kê → chọn ô đích → Alt › H › V › A - Alt›H›V›E
Dán giá trị kèm toàn bộ định dạng nguồn.
Chốt số liệu sổ quỹ cuối tháng, cần bỏ hết công thức nhưng vẫn giữ nguyên phông màu và khung của bảng gốc.
Copy bảng sổ quỹ → chọn ô đích → Alt › H › V › E - Alt›H›V›O
Dán công thức kèm định dạng số.
Chép cột công thức tính thuế GTGT sang sheet mới mà không phải định dạng lại số tiền và số lẻ.
Copy cột thuế → chọn ô đích → Alt › H › V › O - Alt›H›V›B
Dán nhưng KHÔNG lấy viền — dán vào giữa bảng không bị đứt khung.
Chép một dòng chi phí vào giữa bảng dự toán đã kẻ khung sẵn, không muốn viền của dòng cũ phá khung bảng.
Copy dòng chi phí → chọn dòng trong bảng → Alt › H › V › B - Alt›H›V›K
Dán giữ nguyên định dạng gốc.
Gom số liệu bán hàng ba chi nhánh về một file tổng, muốn mỗi bảng giữ nguyên màu nhận diện của chi nhánh đó.
Copy bảng chi nhánh → chọn ô đích ở file tổng → Alt › H › V › K - Alt›H›V›N
Paste Link — dán liên kết, ô đích tự đổi theo ô nguồn.
Làm báo cáo tóm tắt trên sheet riêng, muốn số tổng tự cập nhật mỗi khi sổ chi tiết bên dưới thay đổi.
Copy ô tổng ở sổ chi tiết → chọn ô báo cáo → Alt › H › V › N - Alt›H›V›UNên biết
Dán thành HÌNH ẢNH — chụp bảng ra ảnh để đưa vào slide/mail.
Đưa bảng tổng hợp doanh thu vào slide họp giao ban, không muốn ai sửa được số bên trong.
Copy vùng tổng hợp → chọn ô trống → Alt › H › V › U - Alt›H›V›I
Dán thành ảnh CÓ LIÊN KẾT — số gốc đổi thì ảnh tự đổi theo.
Ghép bảng chỉ tiêu tài chính vào trang trình bày, số cập nhật hằng tuần mà bố cục không bị xô lệch.
Copy vùng chỉ tiêu → chọn chỗ đặt ảnh → Alt › H › V › I - Alt›H›V›SNên biết
Mở hộp Paste Special đầy đủ (giống Ctrl+Alt+V).
Cần cộng thêm khoản điều chỉnh cuối kỳ vào cột số dư có sẵn mà không phải dựng thêm cột phụ.
Copy vùng điều chỉnh → bôi cột số dư → Alt › H › V › S → chọn Add - Alt›H›I›RNên biết
Chèn thêm dòng.
Phát hiện thiếu một bút toán giữa sổ nhật ký chung, phải chèn đúng vị trí theo thứ tự ngày.
Bấm số dòng 120 → Alt › H › I › R - Alt›H›I›C
Chèn thêm cột.
Bảng lương phát sinh thêm khoản phụ cấp xăng xe, phải chèn cột mới vào giữa các cột đã có.
Bấm tiêu đề cột F → Alt › H › I › C - Alt›H›I›I
Chèn Ô — hỏi đẩy phần còn lại xuống hay sang phải.
Nhập thiếu một dòng hoá đơn giữa bảng kê nhưng chỉ muốn đẩy vài cột xuống, không đụng các cột bên cạnh.
Chọn vùng B10:D10 → Alt › H › I › I → chọn Shift cells down - Alt›H›I›SNên biết
Chèn sheet mới.
Sang kỳ mới cần thêm một sheet theo dõi công nợ phải thu riêng cho tháng đó.
Alt › H › I › S rồi đặt tên sheet là T08 - Alt›H›D›RNên biết
Xoá dòng.
Ghép danh sách nhà cung cấp từ nhiều file, còn sót dòng trống xen giữa làm Pivot đọc sai vùng.
Chọn các dòng trống → Alt › H › D › R - Alt›H›D›C
Xoá cột.
Bảng tồn kho tải từ phần mềm về thừa mấy cột mã nội bộ không dùng, cần bỏ hẳn trước khi trình sếp.
Bấm tiêu đề cột thừa → Alt › H › D › C - Alt›H›D›D
Xoá Ô — hỏi kéo phần còn lại lên hay sang trái.
Dán nhầm một khối số liệu lệch một ô trong bảng cân đối thử, phải bỏ khối đó và kéo phần dưới lên cho khớp.
Chọn khối dán nhầm → Alt › H › D › D → chọn Shift cells up - Alt›H›D›SNên biết
Xoá sheet đang đứng.
File quyết toán còn sheet nháp tính thử thuế thu nhập doanh nghiệp, phải bỏ trước khi gửi kiểm toán.
Bấm tab sheet nháp → Alt › H › D › S - Alt›H›O›IPhổ biến
AutoFit Column Width — tự nới cột vừa khít nội dung dài nhất.
Danh mục tài khoản dán từ phần mềm kế toán ra, tên tài khoản dài bị cột bên cạnh che mất một nửa chữ.
Ctrl+A → Alt › H › O › I - Alt›H›O›ANên biết
AutoFit Row Height — tự chỉnh chiều cao dòng vừa nội dung.
Cột diễn giải bút toán đã bật xuống dòng nhưng chiều cao dòng chưa nới nên chữ bị cụt.
Bôi cột diễn giải → Alt › H › O › A - Alt›H›O›W
Column Width — gõ số để đặt độ rộng cột chính xác.
Cần các cột số tiền trong báo cáo rộng bằng nhau đúng từng đơn vị để in ra nhìn cân đối.
Chọn cột C:F → Alt › H › O › W → gõ 14 - Alt›H›O›H
Row Height — gõ số để đặt chiều cao dòng.
Bảng thuyết minh có dòng ghi chú dài, phải nới chiều cao dòng cho đều nhau thay vì kéo tay từng dòng.
Chọn dòng 5:20 → Alt › H › O › H → gõ 30 - Alt›H›O›D
Default Width — trả độ rộng chuẩn cho cả sheet.
Nhận file từ chi nhánh với cột co giãn lộn xộn, muốn đưa cả sheet về bề rộng chuẩn rồi chỉnh lại từ đầu.
Đứng trong sheet → Alt › H › O › D → gõ 8.43 - Alt›H›O›R
Rename Sheet — đổi tên sheet, khỏi bấm đúp vào tab.
File theo dõi công nợ tách mỗi tháng một sheet, đặt tên sheet đúng kỳ để cuối năm còn tra lại được.
Đứng ở sheet cần đổi → Alt › H › O › R → gõ T08-2026 - Alt›H›O›M
Move or Copy Sheet — chép hoặc chuyển sheet sang file khác.
Đầu tháng cần nhân bản sheet bảng kê tháng trước để làm tháng mới, hoặc tách một sheet gửi riêng cho kiểm toán.
Đứng ở sheet mẫu → Alt › H › O › M → tích Create a copy - Alt›H›O›TNên biết
Tab Color — tô màu tab sheet để phân nhóm sheet nhập / sheet báo cáo.
File tổng hợp có mười lăm sheet lẫn lộn giữa sheet nhập liệu và sheet báo cáo, mở ra không biết vào đâu.
Bấm tab sheet báo cáo → Alt › H › O › T → chọn màu - Alt›H›O›ENên biết
Format Cells — mở hộp định dạng đầy đủ (giống Ctrl+1).
Số âm trên báo cáo tài chính phải trình bày trong ngoặc đơn theo đúng chuẩn nộp cho ngân hàng.
Bôi cột số tiền → Alt › H › O › E → thẻ Number → Custom - Alt›H›O›L
Lock Cell — khoá / mở khoá ô, làm TRƯỚC khi Protect Sheet.
Gửi biểu mẫu đề nghị thanh toán cho phòng ban điền, chỉ cho họ gõ vào ô trống còn ô công thức phải khoá.
Chọn ô cho nhập → Alt › H › O › L bỏ khoá → rồi Alt › H › O › P - Alt›H›O›P
Protect Sheet — khoá sheet lại.
Bảng phân bổ chi phí đã chốt, phải khoá lại trước khi chuyển cho các phòng để không ai sửa nhầm công thức.
Chọn sheet đã chốt → Alt › H › O › P → đặt mật khẩu - Alt›H›O›U›RNên biết
Ẩn dòng đang chọn.
In bảng lương đưa cho trưởng bộ phận ký, phải giấu các dòng nhân sự thuộc phòng khác.
Chọn các dòng cần giấu → Alt › H › O › U › R - Alt›H›O›U›CNên biết
Ẩn cột đang chọn.
Gửi bảng giá cho khách hàng nhưng cột giá vốn và tỷ lệ lãi tuyệt đối không được để lộ.
Bôi cột giá vốn → Alt › H › O › U › C - Alt›H›O›U›S
Ẩn sheet đang đứng.
File giá bán gửi khách nhưng bên trong còn sheet giá vốn, phải giấu sheet đó đi trước khi gửi mail.
Đứng ở sheet giá vốn → Alt › H › O › U › S - Alt›H›O›U›ONên biết
HIỆN LẠI dòng đã ẩn.
Nhận file dự toán từ đồng nghiệp, cộng lại thì lệch vì có mấy dòng chi phí đang bị ẩn.
Ctrl+A → Alt › H › O › U › O - Alt›H›O›U›LPhổ biến
HIỆN LẠI cột đã ẩn — cứu tinh khi Ctrl+Shift+0 bị Windows nuốt mất; nhớ Ctrl+A chọn cả sheet trước cho chắc.
Mở file công nợ kỳ trước thấy nhảy thẳng từ cột C sang cột H, mất hẳn mấy cột kỳ hạn thanh toán.
Ctrl+A → Alt › H › O › U › L - Alt›H›O›U›H
Hiện lại sheet đã ẩn.
Nhận lại file cũ thấy tổng không khớp với chi tiết, nghi có sheet dữ liệu bị ẩn nên phải hiện lên xem.
Đứng trong file → Alt › H › O › U › H → chọn sheet cần hiện - Alt›H›F›PNên biết
Format Painter — chổi quét định dạng.
Vừa chèn thêm mấy dòng chỉ tiêu vào báo cáo kết quả kinh doanh, định dạng chưa giống các dòng cũ.
Bấm ô dòng cũ → Alt › H › F › P → quét lên dòng mới - Alt›H›F›F
Nhảy vào ô chọn phông chữ, gõ tên rồi Enter.
Bảng lương trộn nhiều phông do dán từ nhiều nguồn, cần ép cả bảng về một phông trước khi in ký duyệt.
Chọn cả bảng → Alt › H › F › F → gõ Times New Roman → Enter - Alt›H›F›SNên biết
Nhảy vào ô cỡ chữ, gõ số rồi Enter.
Bảng tổng hợp chi phí in ra bị tràn sang trang thứ hai, cần thu nhỏ cỡ chữ cả bảng một lượt.
Ctrl+A → Alt › H › F › S → gõ 9 → Enter - Alt›H›F›G
To chữ lên một nấc.
Dòng tiêu đề báo cáo tài chính in ra nhỏ quá so với bảng số, cần to dần lên cho tới khi vừa mắt.
Chọn ô tiêu đề → Alt › H › F › G bấm vài lần - Alt›H›F›K
Nhỏ chữ xuống một nấc.
Bảng kê chứng từ tràn sang trang thứ hai chỉ vì hơn một dòng, thu chữ nhỏ lại cho gọn vào một trang.
Chọn vùng in → Alt › H › F › K bấm tới khi vừa trang - Alt›H›F›C
Font Color — mở bảng màu chữ.
Đánh dấu các khoản công nợ quá hạn bằng chữ đỏ để người duyệt nhìn lướt là thấy ngay.
Chọn dòng quá hạn → Alt › H › F › C → chọn màu đỏ - Alt›H›F›NNên biết
Mở Format Cells ngay ở thẻ Font.
Muốn gạch ngang những khoản phải thu đã xoá sổ nhưng vẫn giữ lại dòng để còn đối chiếu.
Bôi các dòng đã xoá sổ → Alt › H › F › N → tick Strikethrough - Alt›H›H
Fill Color — mở bảng màu nền ô.
Tô nền phân biệt ô nhập tay với ô công thức trong file dự toán để người dùng sau khỏi gõ đè lên công thức.
Chọn ô nhập tay → Alt › H › H → chọn màu vàng nhạt - Alt›H›W
Wrap Text — bật/tắt tự xuống dòng trong ô.
Cột diễn giải chứng từ dài chạy tràn đè sang cột số tiền, cần cho chữ tự xuống dòng trong ô.
Chọn cột diễn giải → Alt › H › W - Alt›H›A›L
Căn trái.
Cột mã khách hàng bị Excel đẩy sang phải vì toàn số, muốn đưa hết về trái cho thống nhất với mã có chữ.
Chọn cột mã khách → Alt › H › A › L - Alt›H›A›C
Căn giữa theo chiều ngang.
Cột tháng và cột số chứng từ trong bảng kê nhìn lệch nhau, căn giữa cho bảng in ra ngay ngắn.
Chọn cột số chứng từ → Alt › H › A › C - Alt›H›A›R
Căn phải.
Cột số lượng nhập từ file text về đang căn trái nên hàng đơn vị không thẳng, phải đẩy sát phải như cột tiền.
Chọn cột số lượng → Alt › H › A › R - Alt›H›A›T
Căn sát mép TRÊN của ô.
Dòng tiêu đề bảng cao gấp đôi vì có thêm chú thích, muốn tên cột nằm sát mép trên cho dễ đọc.
Chọn dòng tiêu đề → Alt › H › A › T - Alt›H›A›MNên biết
Căn giữa theo chiều DỌC — bảng có dòng cao thì chữ mới không dính đáy.
Bảng theo dõi hợp đồng có dòng cao gấp đôi vì diễn giải dài, chữ dính sát đáy ô nhìn rất lệch.
Bôi vùng bảng → Alt › H › A › M - Alt›H›A›B
Căn sát mép dưới.
Bảng thuyết minh có ô ghi chú nhiều dòng, muốn chữ tì xuống đáy ô cho thẳng hàng với các cột số.
Chọn cột ghi chú → Alt › H › A › B - Alt›H›6Nên biết
Thụt lề vào một nấc — làm bảng phân cấp (khoản mục cha/con) đọc rõ hẳn.
Trình bày bảng cân đối kế toán, các khoản mục con phải lùi vào so với khoản mục cha cho rõ cấp.
Bôi các dòng khoản mục con → Alt › H › 6 - Alt›H›5
Bỏ thụt lề một nấc.
Cột chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh thụt vào quá sâu, cần kéo dòng tổng cộng ra ngang cấp mục lớn.
Chọn dòng tổng cộng → Alt › H › 5 - Alt›H›M›CNên biết
Merge & Center — gộp ô và căn giữa.
Đặt tiêu đề bảng kê chi phí trải ngang tám cột cho cân khi in ra trình ký.
Bôi A1:H1 → Alt › H › M › C - Alt›H›M›A
Merge Across — gộp theo TỪNG DÒNG một, không dồn cả khối thành một ô.
Bảng kê có nhiều dòng tiêu đề nhóm hàng, mỗi dòng cần gộp riêng chứ không dồn cả khối thành một ô.
Chọn vùng A5:F8 → Alt › H › M › A - Alt›H›M›M
Merge Cells — gộp mà không căn giữa.
Ô ghi chú cuối bảng kê thuế cần trải rộng qua vài cột nhưng chữ vẫn bắt đầu từ mép trái.
Chọn A30:F30 → Alt › H › M › M - Alt›H›M›U
Unmerge Cells — bỏ gộp ô.
Bảng nhận từ phòng khác đầy ô gộp nên không lọc và không dựng Pivot được, phải gỡ hết gộp trước.
Chọn cả bảng → Alt › H › M › U - Alt›H›B
Borders — mở danh sách kiểu kẻ viền.
Kẻ khung cho bảng đối chiếu công nợ trước khi in gửi khách ký xác nhận.
Chọn bảng đối chiếu → Alt › H › B → chọn All Borders - Alt›H›B›ANên biết
All Borders — kẻ hết mọi đường trong vùng.
Bảng đối chiếu công nợ vừa nhập xong chưa có đường kẻ, khách hàng in ra dò dòng rất dễ lạc.
Bôi vùng dữ liệu → Alt › H › B › A - Alt›H›B›SNên biết
Outside Borders — chỉ kẻ khung ngoài.
Muốn khoanh riêng khối chỉ tiêu tổng cộng cuối báo cáo cho người đọc nhìn ra ngay.
Bôi dòng tổng cộng → Alt › H › B › S - Alt›H›B›T
Thick Box Border — khung ngoài đậm, hay dùng cho dòng TỔNG CỘNG.
Đóng khung đậm dòng tổng cộng cuối bảng cân đối phát sinh để người duyệt thấy ngay con số chốt.
Chọn dòng tổng cộng → Alt › H › B › T - Alt›H›B›NNên biết
No Border — bỏ sạch viền.
Nhận bảng kê từ khách hàng, viền kẻ chằng chịt sai chỗ nên phải dọn sạch rồi kẻ lại từ đầu.
Bôi vùng bị kẻ loạn → Alt › H › B › N - Alt›H›B›M
More Borders — mở hộp vẽ viền tay (viền chéo, nét đứt, đổi màu).
Bảng phân công cần ô gạch chéo ở góc hoặc viền nét đứt ngăn phần dự kiến với phần thực tế.
Chọn ô góc bảng → Alt › H › B › M → chọn đường chéo - Alt›H›N
Nhảy vào hộp chọn kiểu số trên Ribbon, bấm ↓ để chọn.
Cột số tiền tải từ phần mềm về đang ở dạng chung, cần đưa nhanh về dạng số có dấu phân cách nghìn.
Chọn cột số tiền → Alt › H › N → bấm mũi tên xuống chọn Number - Alt›H›KNên biết
Comma Style — dấu phân cách nghìn kiểu kế toán, không có ký hiệu tiền.
Cột số tiền trong sổ chi tiết dài tới chín chữ số mà không có dấu phân cách nghìn, đọc rất dễ nhầm hàng.
Bôi cột số tiền → Alt › H › K - Alt›H›PNên biết
Percent Style — đổi sang phần trăm.
Vừa tính xong tỷ lệ hoàn thành kế hoạch doanh thu, cột đang hiện 0,85 thay vì 85 phần trăm.
Bôi cột tỷ lệ → Alt › H › P - Alt›H›A›N
Accounting Number Format — dạng tiền kế toán, dấu tiền dồn sát mép trái ô.
Trình bày cột số tiền trên báo cáo tài chính theo đúng mẫu kế toán, ký hiệu tiền dồn sát mép trái ô.
Chọn cột số tiền → Alt › H › A › N - Alt›H›0Nên biết
Thêm một chữ số thập phân.
Bảng quy đổi ngoại tệ làm tròn hết số lẻ nên nhân với số lượng lớn là lệch mấy trăm nghìn.
Bôi cột tỷ giá → Alt › H › 0 - Alt›H›9Nên biết
Bớt một chữ số thập phân.
Báo cáo tổng hợp trình ban giám đốc chỉ cần số tròn đồng, không cần hai số lẻ như sổ chi tiết.
Bôi vùng số liệu → Alt › H › 9 - Alt›H›L›HNên biết
Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) → Highlight Cells Rules: tô màu theo lớn hơn, nhỏ hơn, chứa chữ, trùng nhau.
Soát bảng công nợ phải thu, cần làm nổi ngay các khoản dư trên một trăm triệu để gọi thu hồi trước.
Bôi cột số dư → Alt › H › L › H → Greater Than → 100000000 - Alt›H›L›T
Định dạng có điều kiện → Top/Bottom Rules: tô màu top 10, tô nhóm dưới trung bình.
Muốn thấy ngay mười khách hàng có dư nợ lớn nhất trong bảng công nợ hàng trăm dòng.
Chọn cột dư nợ → Alt › H › L › T → chọn Top 10 Items - Alt›H›L›D
Định dạng có điều kiện → Data Bars: vẽ thanh trong ô, nhìn phát thấy ai to ai nhỏ.
So nhanh doanh số giữa các nhân viên kinh doanh ngay trong cột số, khỏi phải vẽ thêm biểu đồ.
Chọn cột doanh số → Alt › H › L › D → chọn kiểu thanh - Alt›H›L›S
Định dạng có điều kiện → Color Scales: thang màu nóng lạnh.
Nhìn bảng doanh thu mười hai tháng của các chi nhánh để thấy vùng nào nguội dần theo thang màu.
Chọn vùng B2:M20 → Alt › H › L › S - Alt›H›L›I
Định dạng có điều kiện → Icon Sets: gắn mũi tên / đèn giao thông vào ô.
Gắn tín hiệu ba màu vào cột tỷ lệ thực hiện ngân sách để báo cáo tuần nhìn là biết mục nào vượt.
Chọn cột tỷ lệ thực hiện → Alt › H › L › I - Alt›H›L›NNên biết
Định dạng có điều kiện → New Rule: tự viết công thức điều kiện — đây là chỗ tô màu cả DÒNG chứ không chỉ một ô.
Muốn cả dòng hoá đơn quá hạn thanh toán tự đổi màu chứ không chỉ tô mỗi ô ngày đến hạn.
Bôi cả bảng → Alt › H › L › N → gõ =$E2<TODAY() - Alt›H›L›CNên biết
Định dạng có điều kiện → Clear Rules: xoá luật tô màu đã đặt.
File ngân sách qua tay nhiều người, luật tô màu chồng chéo làm ô nào cũng đỏ, phải dọn hết rồi đặt lại.
Ctrl+A → Alt › H › L › C → Clear Rules from Entire Sheet - Alt›H›L›RNên biết
Định dạng có điều kiện → Manage Rules: xem lại toàn bộ luật, sửa vùng áp dụng, đổi thứ tự ưu tiên.
Thêm dòng hàng mới vào bảng theo dõi tồn kho nhưng màu cảnh báo tồn thấp không chạy tới dòng đó.
Alt › H › L › R → sửa ô Applies to cho đủ vùng - Alt›H›TNên biết
Format as Table — đóng vùng thành Table có sẵn kiểu.
Bảng nhập chứng từ tháng nào cũng dài thêm, muốn công thức và vùng nguồn của Pivot tự nới theo.
Đứng trong bảng → Alt › H › T → tick My table has headers - Alt›H›J
Cell Styles — bộ kiểu ô dựng sẵn (Input, Output, Total...).
Muốn cả file dự toán dùng chung một bộ định dạng, để ô nhập, ô kết quả và dòng tổng nhận ra bằng mắt.
Chọn ô nhập liệu → Alt › H › J → chọn Input - Alt›H›E›A
Clear All — xoá sạch cả nội dung lẫn định dạng.
Dọn hẳn một vùng nháp trong sheet tính giá thành, bỏ cả số lẫn màu và ghi chú còn sót.
Chọn vùng nháp → Alt › H › E › A - Alt›H›E›F
Clear Formats — chỉ xoá định dạng, giữ nguyên số liệu.
Dán dữ liệu từ file của khách vào bảng của mình, cần bỏ hết màu và phông lạ nhưng giữ nguyên số.
Chọn vùng vừa dán → Alt › H › E › F - Alt›H›E›CNên biết
Clear Contents — chỉ xoá nội dung (giống Delete).
Nhân bản file mẫu cho kỳ mới, cần xoá số liệu tháng cũ nhưng giữ nguyên khung viền và định dạng.
Bôi vùng số liệu cũ → Alt › H › E › C - Alt›H›E›M
Clear Comments and Notes — dọn sạch ghi chú trước khi gửi file ra ngoài.
Trước khi gửi file quyết toán ra ngoài, phải xoá hết ghi chú nội bộ nhắc nhau về khoản còn treo.
Chọn cả sheet bằng Ctrl+A → Alt › H › E › M - Alt›H›E›L
Clear Hyperlinks — bỏ liên kết, giữ chữ.
Dán danh sách nhà cung cấp từ mail về, mỗi ô thành một liên kết xanh bấm nhầm là mở trình duyệt.
Chọn cột vừa dán → Alt › H › E › L - Alt›H›E›RNên biết
Remove Hyperlinks — bỏ cả liên kết lẫn kiểu chữ xanh gạch chân.
Dán danh sách mã hàng từ trang nhà cung cấp, ô nào cũng xanh gạch chân, bấm nhầm là nhảy sang trình duyệt.
Bôi cột mã hàng → Alt › H › E › R - Alt›H›F›I›SNên biết
Fill → Series — điền dãy theo bước nhảy (số, ngày, tháng), gõ được cả giá trị dừng nên khỏi kéo chuột 500 dòng.
Cần cột ngày cuối tháng hoặc số thứ tự chứng từ chạy tới năm nghìn dòng, kéo chuột vừa lâu vừa dễ hụt.
Gõ giá trị đầu → Alt › H › F › I › S → đặt bước nhảy và giá trị dừng - Alt›H›F›I›J
Fill → Justify — dồn nhiều dòng chữ rời thành đoạn liền trong cột.
Đoạn diễn giải hợp đồng dán vào bị vỡ thành nhiều dòng lẻ, cần dồn lại thành đoạn gọn trong một cột.
Chọn cột diễn giải → nới bề rộng → Alt › H › F › I › J - Alt›H›U›SNên biết
AutoSum — chèn SUM (giống Alt+=).
Cộng nhanh cột phát sinh nợ ở cuối từng nhóm tài khoản khi soát sổ cái.
Đứng ô ngay dưới cột số liệu → Alt › H › U › S → Enter - Alt›H›U›A
AutoSum → Average.
Tính đơn giá bình quân của một mặt hàng qua các lần nhập trong tháng ngay dưới cột giá.
Đứng ô dưới cột đơn giá → Alt › H › U › A → Enter - Alt›H›U›C
AutoSum → Count Numbers.
Đếm xem bảng kê có bao nhiêu dòng thực sự có số tiền, tách khỏi dòng trống và dòng ghi chữ.
Đứng ô dưới cột số tiền → Alt › H › U › C → Enter - Alt›H›U›M
AutoSum → Max.
Tìm khoản chi lớn nhất trong tháng để giải trình với ban giám đốc khi soát chi phí.
Đứng ô dưới cột chi phí → Alt › H › U › M → Enter - Alt›H›U›I
AutoSum → Min.
Xem mức tồn kho thấp nhất trong kỳ của một mã hàng để tính lại điểm đặt hàng.
Đứng ô dưới cột tồn cuối ngày → Alt › H › U › I → Enter - Alt›H›S›S
Sắp xếp A→Z theo cột đang đứng.
Sắp danh sách nhà cung cấp theo tên trước khi đối chiếu với biên bản xác nhận công nợ.
Đứng trong cột tên nhà cung cấp → Alt › H › S › S - Alt›H›S›O
Sắp xếp Z→A.
Đưa khoản phải thu lớn nhất lên đầu bảng để gọi nhắc nợ theo thứ tự ưu tiên.
Đứng trong cột dư nợ → Alt › H › S › O - Alt›H›S›UNên biết
Custom Sort — sắp xếp nhiều tầng (vùng rồi tới doanh số).
Bảng doanh số cần xếp theo chi nhánh trước, trong mỗi chi nhánh lại xếp doanh thu giảm dần.
Đứng trong bảng → Alt › H › S › U → thêm hai tầng sắp xếp - Alt›H›S›F
Bật / tắt Filter.
Bảng nhập xuất tồn cả nghìn dòng, cần bật bộ lọc để xem riêng một kho hoặc một nhóm hàng.
Đứng trong bảng có dòng tiêu đề → Alt › H › S › F - Alt›H›S›CNên biết
Bỏ mọi bộ lọc đang áp, giữ lại nút lọc.
Đang lọc một nhóm khách hàng nên tổng cộng ra thiếu, muốn bỏ lọc mà vẫn giữ lại nút lọc trên tiêu đề.
Đứng trong bảng đang lọc → Alt › H › S › C - Alt›H›S›Y
Reapply — lọc lại sau khi sửa số, khỏi tắt bật bộ lọc.
Đang lọc riêng hoá đơn chưa thu tiền, vừa gõ ngày thu cho vài dòng nên phải lọc lại cho chúng biến mất.
Đứng trong bảng đang lọc → Alt › H › S › Y - Alt›H›F›D›F
Find & Select → Find.
Tìm một số chứng từ hoặc con số lẻ trong sổ cái để lần ra chỗ lệch khi đối chiếu số dư.
Đứng trong sổ cái → Alt › H › F › D › F → gõ số chứng từ - Alt›H›F›D›RNên biết
Find & Select → Replace.
Danh sách khách hàng ghi sai tiền tố mã chi nhánh, phải thay hàng loạt chứ không sửa tay từng dòng.
Bôi cột mã → Alt › H › F › D › R → điền Find và Replace - Alt›H›F›D›GNên biết
Find & Select → Go To.
Sổ cái dài ba mươi nghìn dòng, cần nhảy thẳng xuống vùng tổng cộng cuối bảng thay vì cuộn chuột.
Alt › H › F › D › G → gõ A29500 → Enter - Alt›H›F›D›SPhổ biến
Go To Special — chọn theo LOẠI ô: ô trống, ô công thức, ô lỗi, ô chỉ nhìn thấy. Chuỗi đáng thuộc nhất trong cả nhóm này.
Bảng nhập chứng từ có ô trống rải rác làm Pivot đếm thiếu, cần tìm hết ô trống rồi điền một lượt.
Bôi vùng dữ liệu → Alt › H › F › D › S → Blanks → gõ 0 → Ctrl+Enter - Alt›H›F›D›O
Select Objects — bật chế độ quét chọn hình/nút, gom hình rác trên sheet.
File nhận về dính đầy hình và nút rác dán kèm từ web, cần quét chọn một lượt rồi xoá hết.
Alt › H › F › D › O → kéo chuột quét vùng có hình → Delete - Alt›H›F›D›P
Selection Pane — bảng liệt kê mọi hình/nút đang có, ẩn hiện từng cái.
Nghi trong sheet có hộp văn bản hoặc nút nằm chồng che mất số liệu mà bấm mãi không trúng.
Đứng trong sheet → Alt › H › F › D › P → tắt từng đối tượng
Chuỗi phím Alt — Data & Formulas
- Alt›A›TNên biết
Bật / tắt Filter (giống Ctrl+Shift+L).
Sổ chi tiết công nợ mấy nghìn dòng, cần lọc riêng một khách hàng để đối chiếu số dư trước khi gửi thư xác nhận.
Đứng trong bảng công nợ → Alt › A › T - Alt›A›C
Clear — bỏ mọi bộ lọc đang áp.
Mở lại file sổ chi tiết công nợ người khác lọc dở, số tổng cuối bảng không khớp vì bộ lọc còn treo.
Đứng trong bảng → Alt › A › C - Alt›A›Y
Reapply — áp lại bộ lọc sau khi số liệu đổi.
Đang lọc danh sách hoá đơn chưa thu tiền, vừa gõ thêm mấy dòng thu nên phải đẩy chúng ra khỏi kết quả.
Sửa xong số liệu → Alt › A › Y - Alt›A›S›A
Sắp xếp tăng dần theo cột đang đứng.
Sắp bảng kê thuế giá trị gia tăng đầu vào theo ngày hoá đơn tăng dần trước khi in nộp.
Đứng ở cột Ngày hoá đơn → Alt › A › S › A - Alt›A›S›D
Sắp xếp giảm dần.
Xếp danh sách khách còn nợ theo số tiền lớn xuống nhỏ để gọi thu mấy khoản nặng trước.
Đứng ở cột Số dư nợ → Alt › A › S › D - Alt›A›S›SNên biết
Mở hộp Sort để sắp xếp nhiều tầng.
Nhật ký chung xuất từ phần mềm cần xếp theo tài khoản, rồi trong mỗi tài khoản xếp tiếp theo ngày chứng từ.
Chọn cả bảng → Alt › A › S › S → thêm tầng Tài khoản rồi Ngày - Alt›A›E
Text to Columns — tách cột theo dấu ngăn.
Tải sao kê ngân hàng ra file text, cả nội dung chuyển khoản dồn hết vào một cột.
Bôi cột nội dung → Alt › A › E → chọn Delimited - Alt›A›M
Remove Duplicates — xoá dòng trùng.
Ghép danh sách nhà cung cấp từ ba chi nhánh, một mã số thuế lặp lại mấy lần.
Bôi cả bảng → Alt › A › M → tick cột Mã số thuế - Alt›A›QNên biết
Advanced Filter — lọc theo bảng điều kiện, chép kết quả sang chỗ khác.
Bảng kê hoá đơn đầu vào cần lọc theo nhiều điều kiện cùng lúc rồi chép riêng ra sheet kê khai thuế.
Soạn vùng điều kiện → Alt › A › Q → chọn Copy to another location - Alt›A›V›V
Data Validation — đặt ràng buộc dữ liệu nhập.
Phát file nhập chi phí cho các phòng, muốn khoản mục chỉ được chọn trong danh sách chứ không ai gõ tay.
Bôi cột Khoản mục → Alt › A › V › V → List - Alt›A›V›I
Circle Invalid Data — khoanh đỏ mọi ô đang phạm ràng buộc.
Nhận lại file chấm công từ xưởng, cần biết ô nào có số giờ nằm ngoài khoảng cho phép.
Mở sheet chấm công → Alt › A › V › I - Alt›A›V›R
Xoá các vòng khoanh đỏ đó đi.
Sửa xong hết ô sai trong bảng lương, phải dọn vòng đỏ đi cho sạch trước khi in ký.
Sửa xong ô sai → Alt › A › V › R - Alt›A›R›A
Refresh All — chạy lại mọi truy vấn và PivotTable.
Đầu tháng thay file dữ liệu bán hàng mới, cả truy vấn lẫn pivot trong báo cáo doanh thu phải nạp lại.
Mở file báo cáo → Alt › A › R › A - Alt›A›R›R
Refresh — chỉ nạp lại cái đang đứng.
File có cả chục truy vấn nặng nhưng chỉ riêng bảng tồn kho vừa sửa là cần cập nhật.
Bấm vào bảng tồn kho → Alt › A › R › R - Alt›A›G›GNên biết
Group — nhóm dòng/cột lại thành cấp thu gọn được.
Thuyết minh báo cáo tài chính cần thu gọn phần chi tiết từng khoản mục, chỉ chừa dòng tổng khi trình sếp.
Bôi các dòng chi tiết → Alt › A › G › G - Alt›A›U›UNên biết
Ungroup — bỏ nhóm.
Nhận file dự toán chi phí từ phòng ban khác đã nhóm sẵn, cần mở bung hết ra để soát lại từng khoản.
Bôi vùng đang nhóm → Alt › A › U › U - Alt›A›BNên biết
Subtotal — chèn dòng tổng nhóm tự động (nhớ sắp xếp trước).
Bảng nhập xuất tồn cần dòng tổng cho từng kho và từng nhóm hàng mà không muốn gõ tay công thức tổng.
Sắp xếp theo mã kho trước → Alt › A › B → chọn Sum cột số lượng - Alt›A›W›GNên biết
What-If → Goal Seek — dò ngược: muốn lãi ra 100tr thì giá bán phải bao nhiêu.
Đang chốt giá bán, muốn biết bán bao nhiêu một sản phẩm thì lợi nhuận cả năm chạm đúng mục tiêu ban giám đốc giao.
Đứng ở ô lợi nhuận → Alt › A › W › G → điền số đích, chọn ô giá bán - Alt›A›W›S
What-If → Scenario Manager — lưu nhiều kịch bản số liệu để so.
Trình kế hoạch năm cho ban giám đốc với ba kịch bản doanh thu thận trọng, cơ sở và lạc quan trên cùng mô hình.
Data → Alt › A › W › S → Add - Alt›A›W›T
What-If → Data Table — bảng nhạy cảm một/hai chiều.
Xem tiền trả góp hàng tháng thay đổi thế nào khi lãi suất và số kỳ vay chạy quanh mức dự kiến.
Chọn khối có công thức ở góc → Alt › A › W › T - Alt›M›PNên biết
Trace Precedents — vẽ mũi tên chỉ ô này đang lấy số TỪ ĐÂU.
Kiểm tra ô tổng chi phí trên báo cáo quản trị đang lấy số từ sheet nào trước khi ký duyệt gửi đi.
Chọn ô tổng chi phí → Alt › M › P - Alt›M›DNên biết
Trace Dependents — chỉ ra những ô nào đang ăn theo ô này. Xoá dòng mà không bấm cái này trước là hay gây #REF! dây chuyền.
Trước khi xoá một dòng thừa trong bảng phân bổ chi phí, cần biết những báo cáo nào đang ăn theo ô đó.
Chọn ô định xoá → Alt › M › D - Alt›M›A
Remove Arrows — dọn hết mũi tên dò.
Dò xong chuỗi công thức tính giá thành, mũi tên xanh phủ kín màn hình che mất số.
Dò xong công thức → Alt › M › A - Alt›M›VNên biết
Evaluate Formula — chạy TỪNG BƯỚC bên trong công thức dài, xem khúc nào ra sai.
Công thức tính thuế thu nhập cá nhân lồng nhiều bậc trả ra số lệch, cần soi xem hỏng ở bậc nào.
Chọn ô thuế → Alt › M › V → bấm Evaluate từng bước - Alt›M›K
Error Checking — duyệt lần lượt mọi ô đang báo lỗi trong sheet.
Nhận file tổng hợp chi phí của kế toán viên, cần soát một lượt xem còn ô nào báo lỗi sót lại.
Đứng đầu sheet → Alt › M › K - Alt›M›W
Watch Window — ghim mấy ô tổng quan trọng, sửa ở sheet nào cũng thấy nó đổi.
Sửa số liệu rải rác nhiều sheet mà vẫn phải canh ô tổng phát sinh nợ có luôn bằng nhau.
Chọn ô tổng → Alt › M › W → Add Watch - Alt›M›H
Show Formulas — hiện công thức thay vì kết quả (giống Ctrl+`).
Nhận file quyết toán của người tiền nhiệm, cần nhìn cả sheet xem chỗ nào là số gõ tay đè lên công thức.
Mở sheet cần soát → Alt › M › H - Alt›M›X›ANên biết
Calculation Options → Automatic — bật tính tự động trở lại.
Sửa hệ số trong bảng lương mà số không nhảy, do file được để ở chế độ tính tay từ người làm trước.
Alt › M › X › A rồi bấm F9 tính lại toàn file - Alt›M›X›MNên biết
Calculation Options → Manual — tắt tính tự động cho file nặng đỡ đơ; nhớ bật lại, không thì số trên bảng là số cũ.
File hợp nhất mấy chục nghìn dòng SUMIFS, gõ một ô là treo máy mấy giây nên cần tắt tính tự động khi đang nhập liệu.
Alt › M › X › M → nhập xong bấm F9 - Alt›N›VNên biết
Chèn PivotTable (bản 365 mới có thể hỏi thêm một phím nữa).
Từ sổ chi tiết bán hàng cả năm cần dựng ngay bảng doanh thu theo tháng và theo nhóm khách hàng.
Đứng trong vùng dữ liệu → Alt › N › V → Enter - Alt›N›TNên biết
Tạo Table từ vùng đang chọn.
Bảng theo dõi hoá đơn tháng nào cũng nối thêm dòng, muốn công thức và PivotTable tự nới vùng theo.
Chọn vùng có dòng tiêu đề → Alt › N › T → Enter
Chuỗi phím Alt — View, In ấn, File
- Alt›W›F›F
Freeze Panes — ghim theo ô đang đứng; đang ghim rồi thì bấm lại là bỏ ghim.
Sổ chi tiết công nợ dài mấy nghìn dòng, cuộn xuống một cái là mất dòng tiêu đề nên không biết cột nào là số dư cuối kỳ.
Đứng ô A2 → Alt › W › F › F - Alt›W›F›RNên biết
Freeze Top Row — ghim riêng dòng đầu.
Cuộn bảng kê chứng từ dài mấy trăm dòng thì không còn nhớ cột nào là phát sinh nợ, cột nào là phát sinh có.
Alt › W › F › R - Alt›W›F›C
Freeze First Column — ghim riêng cột đầu.
Bảng lương nhiều cột phụ cấp và khoản trừ, kéo sang phải là không còn thấy tên nhân viên ở cột đầu.
Mở sheet lương → Alt › W › F › C - Alt›W›SNên biết
Split — chia sheet thành khung để soi hai chỗ xa nhau cùng lúc.
Cần đối chiếu dòng tổng cộng ở cuối bảng cân đối phát sinh với số dư đầu kỳ nằm tận trên đầu bảng.
Đặt con trỏ ở chỗ muốn chia → Alt › W › S - Alt›W›NNên biết
New Window — mở THÊM một cửa sổ cho cùng file, xem hai sheet cạnh nhau mà vẫn là một file, sửa bên nào cũng vào chung.
Vừa nhìn sheet tổng hợp dòng tiền vừa gõ số vào sheet chi tiết của cùng một file kế hoạch.
Alt › W › N rồi Alt › W › A để xếp hai cửa sổ cạnh nhau - Alt›W›A
Arrange All — xếp các cửa sổ cạnh nhau / chồng lên nhau.
Đối chiếu sổ tiền gửi với sao kê ngân hàng, cần hai file nằm cạnh nhau trên cùng một màn hình cho dễ dò.
Mở cả hai file → Alt › W › A → chọn Vertical → Enter - Alt›W›L
Về chế độ xem Normal.
Canh xong khổ giấy cho bảng kê thuế, giờ quay lại nhập chứng từ nên không muốn vướng khung lề giấy nữa.
Alt › W › L - Alt›W›P
Page Layout — xem đúng như trang giấy, kéo lề bằng thước.
Sắp in bảng cân đối phát sinh, cần thấy trước lề và tiêu đề trang rồi kéo lề bằng thước cho vừa một trang.
Alt › W › P rồi kéo mép lề trên thước - Alt›W›INên biết
Page Break Preview — thấy đường ngắt trang màu xanh, kéo tay được.
Bảng lương in thử ra giấy thì cột thực lĩnh bị đẩy sang trang sau, cần kéo lại chỗ ngắt trang.
Alt › W › I → kéo đường xanh cho cột cuối vào trong trang - Alt›W›V›GNên biết
Bật / tắt đường lưới — tắt đi là bảng trông như báo cáo in sẵn.
Chụp màn hình báo cáo tài chính gửi ngân hàng, muốn chỉ còn khung kẻ mình vẽ chứ không thấy lưới ô.
Alt › W › V › G - Alt›W›V›H
Bật / tắt tiêu đề dòng cột (A B C, 1 2 3).
Chụp màn hình bảng tổng hợp doanh thu để dán vào báo cáo gửi sếp, không muốn dính chữ A B C và số dòng.
Alt › W › V › H rồi chụp màn hình - Alt›W›V›F
Bật / tắt thanh công thức.
Trình chiếu file tính giá thành cho phòng kinh doanh, không muốn thanh công thức lộ cách tính định mức.
Alt › W › V › F - Alt›W›V›R
Bật / tắt thước (chỉ thấy ở chế độ Page Layout).
Đang canh lề tờ trình thanh toán ở chế độ Page Layout mà không thấy thước đâu để kéo cho cân hai bên.
Alt › W › P → Alt › W › V › R - Alt›W›Q
Zoom — mở hộp chọn mức phóng.
Bảng kê hoá đơn đầu vào chữ nhỏ quá, cần phóng đúng mức mình muốn để soát từng con số tiền thuế.
Alt › W › Q → chọn 125% → Enter - Alt›W›J
Về đúng 100%.
Vừa phóng to soi số liệu chứng từ xong, cần đưa màn hình về cỡ chuẩn trước khi gửi file cho người khác.
Alt › W › J - Alt›W›G
Zoom to Selection — phóng cho vùng đang chọn vừa kín màn hình.
Muốn soi kỹ đúng khối chỉ tiêu tổng hợp trong báo cáo tài chính mà ngại chỉnh mức phóng bằng tay.
Bôi vùng B4:F20 → Alt › W › G - Alt›P›R›S
Set Print Area — đặt vùng in.
Sheet tổng hợp có cả vùng tính nháp phía dưới, in ra chỉ muốn ra đúng phần bảng kê chính thức.
Bôi vùng A1:H60 → Alt › P › R › S - Alt›P›R›C
Clear Print Area — bỏ vùng in đã đặt.
Vùng in đặt từ kỳ trước nay bảng đã dài thêm mấy chục dòng, in ra bị cụt phần phát sinh tháng này.
Alt › P › R › C rồi đặt lại vùng in mới - Alt›P›INên biết
Print Titles — chọn dòng tiêu đề lặp lại ở MỌI trang in.
Sổ cái in ra hai mươi trang, từ trang thứ hai trở đi mất dòng tiêu đề nên người đọc không biết cột nào là gì.
Alt › P › I → ô Rows to repeat at top chọn dòng tiêu đề - Alt›P›S›PNên biết
Mở hộp Page Setup đầy đủ (lề, tỉ lệ, header/footer, thứ tự trang).
Ép bảng cân đối kế toán vừa đúng một trang giấy và ghi tên công ty ở đầu mỗi trang in.
Alt › P › S › P → thẻ Page chọn Fit to 1 page wide - Alt›P›O›P
Khổ dọc (Portrait).
Biên bản đối chiếu công nợ ít cột nhưng dài dòng, để khổ ngang thì tốn giấy mà nhìn cũng trống trải.
Alt › P › O › P - Alt›P›O›LNên biết
Khổ ngang (Landscape).
Bảng tổng hợp công nợ có thêm các cột tuổi nợ 30, 60, 90 ngày nên in khổ dọc không đủ bề ngang.
Alt › P › O › L - Alt›P›M
Margins — chọn lề.
Biên bản kiểm kê in ra sát mép giấy, chỗ đóng ghim ăn mất cột số lượng bên trái.
Alt › P › M → chọn Wide - Alt›P›S›Z
Size — chọn khổ giấy A4/Letter.
File mẫu nhận từ công ty mẹ để mặc định khổ Letter, in ở máy công ty thì lệch và thừa một dải trắng.
Alt › P › S › Z → chọn A4 - Alt›P›B›INên biết
Insert Page Break — ép sang trang mới ngay tại ô đang đứng.
In bảng kê chi phí cho từng chi nhánh, muốn mỗi chi nhánh bắt đầu ở một trang riêng để tách hồ sơ.
Đứng ở dòng đầu của chi nhánh sau → Alt › P › B › I - Alt›P›B›R
Remove Page Break — bỏ đúng chỗ ngắt đó.
Sổ quỹ tiền mặt bị ngắt trang ngay giữa một chứng từ, phần định khoản rơi hẳn sang trang sau.
Đứng ở dòng ngay dưới chỗ ngắt → Alt › P › B › R - Alt›P›B›A
Reset All Page Breaks — xoá hết ngắt trang tự chèn.
Bảng lương sau khi chèn thêm dòng và đổi cỡ chữ thì ngắt trang loạn hết, in ra mỗi trang được vài dòng.
Alt › P › B › A - Alt›R›P›SNên biết
Protect Sheet — khoá sheet.
Gửi mẫu kê khai chi phí cho các phòng tự điền, chỉ cho gõ vào ô trống còn công thức tổng thì khoá lại.
Mở khoá các ô cho nhập trước → Alt › R › P › S - Alt›R›P›W
Protect Workbook — khoá cấu trúc file, cấm thêm/xoá/đổi tên sheet.
Gửi file mẫu báo cáo cho các chi nhánh tự điền, sợ họ xoá bớt sheet hoặc đổi tên sheet làm vỡ công thức tổng hợp.
Alt › R › P › W → đặt mật khẩu → Enter - Alt›R›S
Spelling — kiểm chính tả.
Thuyết minh báo cáo tài chính viết nhiều chữ, cần soát lỗi chính tả một lượt trước khi trình ký.
Alt › R › S - Alt›F›P
Mở trang In.
Trước khi in bảng kê thuế cần xem thử ra mấy trang, có cột nào bị đẩy sang trang phụ không.
Alt › F › P - Alt›F›A
Save As — lưu thành file mới.
Chốt xong số liệu tháng, cần giữ nguyên bản gốc và lưu thêm một bản đặt tên theo kỳ để lưu trữ.
Alt › F › A → gõ BCTC_T08 → Enter - Alt›F›S
Save.
Đang nhập liên tục hàng trăm dòng chứng từ, cứ vài phút lưu một lần cho chắc kẻo mất công gõ lại.
Alt › F › S - Alt›F›N
New — tạo file mới.
Cần một file trắng để tính thử phương án giá thành, không muốn làm bẩn file số liệu chính thức.
Alt › F › N → chọn Blank workbook - Alt›F›O
Open — mở file.
Mở lại file đối chiếu ngân hàng làm dở hôm qua mà không nhớ đã lưu ở thư mục nào trong máy.
Alt › F › O → chọn Recent - Alt›F›C
Close — đóng file đang mở.
Đang mở cùng lúc nhiều file các kỳ trước cho máy chậm hẳn, muốn đóng bớt mà vẫn giữ Excel chạy.
Alt › F › C - Alt›F›I
Info — trang thông tin file, chỗ khôi phục bản chưa lưu và kiểm tra file trước khi gửi ra ngoài.
Excel văng lúc đang làm bảng phân bổ chi phí, cần tìm bản chưa kịp lưu hoặc dọn thông tin ẩn trước khi gửi file ra ngoài.
Alt › F › I → Manage Workbook → Recover Unsaved Workbooks - Alt›F›ENên biết
Export — xuất ra PDF.
Gửi báo cáo tháng cho sếp hoặc khách hàng, không muốn người nhận sửa số hay mở được sheet nháp bên trong.
Alt › F › E → Create PDF/XPS - Alt›F›TNên biết
Options — mở toàn bộ tuỳ chọn Excel.
Máy đồng nghiệp gõ số ra dấu chấm còn máy mình ra dấu phẩy, cần chỉnh lại dấu phân cách cho khớp nhau.
Alt › F › T → Advanced → mục Use system separators
Lối tắt đời cũ — ngắn hơn, vẫn chạy
- Alt›E›SNên biết
Mở thẳng hộp Paste Special — ngắn hơn Alt H V S, và không cần nhớ Ctrl+Alt+V.
Chép số liệu từ phần mềm kế toán hoặc từ file phòng khác sang mà không muốn mang theo màu nền và đường viền của họ.
Ctrl+C → chọn ô đích → Alt › E › S → chọn kiểu dán - Alt›E›S›VNên biết
Paste Special → Values, bấm Enter là xong. Ba phím, dán giá trị.
Chốt số cuối kỳ để gửi ra ngoài, phải cắt hết công thức đang link sang file khác kẻo bên nhận mở ra toàn lỗi.
Ctrl+C vùng số → Alt › E › S › V → Enter - Alt›E›S›T
Paste Special → Formats — chỉ dán định dạng.
Định dạng xong mẫu bảng kê, muốn bê nguyên bộ màu viền cỡ chữ sang sheet tháng sau mà giữ nguyên số.
Copy ô mẫu → chọn vùng đích → Alt › E › S › T - Alt›E›S›ENên biết
Paste Special → Transpose — xoay dọc thành ngang.
Bảng chỉ tiêu đang xếp dọc theo dòng, cần lật thành ngang theo tháng cho khớp khuôn báo cáo so sánh.
Ctrl+C → chọn ô đích → Alt › E › S › E → Enter - Alt›E›S›W
Paste Special → Column Widths — chỉ bê độ rộng cột sang.
Dựng lại bảng lương ở sheet mới, cột nào cũng phải rộng đúng như bản in tháng trước.
Copy vùng gốc → chọn cột đích → Alt › E › S › W - Alt›E›S›DNên biết
Paste Special → Add — CỘNG DỒN số đang copy vào vùng đích, không đè lên. Mẹo cũ để cộng hai bảng cùng khuôn mà khỏi viết công thức.
Cộng phát sinh tháng này vào bảng luỹ kế cùng khuôn mẫu mà không muốn dựng thêm cột công thức tạm.
Ctrl+C bảng tháng → chọn ô đầu bảng luỹ kế → Alt › E › S › D → Enter - Alt›E›S›B
Paste Special → Skip Blanks — ô trống bên nguồn không xoá mất số bên đích.
Nhận bảng cập nhật giá chỉ điền vài mặt hàng, dán đè mà không được xoá mất giá cũ ở dòng bỏ trống.
Copy bảng cập nhật → chọn vùng đích → Alt › E › S › B - Alt›O›C›ANên biết
AutoFit Column Width kiểu cũ — bốn phím, ngắn hơn Alt H O I.
Vừa dán bảng lương từ phần mềm sang, cột diễn giải và cột số hiện toàn dấu thăng vì hẹp quá.
Bôi các cột cần nới → Alt › O › C › A - Alt›O›C›W
Đặt độ rộng cột bằng số.
Mẫu báo cáo nộp ngân hàng bắt các cột phải rộng bằng nhau đúng một con số chứ không căn bằng mắt.
Bôi các cột → Alt › O › C › W → gõ 12
Windows — cửa sổ & màn hình
- Alt+TabNên biết
Chuyển sang cửa sổ khác. Giữ Alt rồi bấm Tab nhiều lần để chọn tiếp.
Đối chiếu số liệu giữa file sổ sách và bản PDF sao kê ngân hàng, phải đảo qua lại liên tục.
Giữ Alt → bấm Tab tới cửa sổ cần → thả Alt - Alt+Shift+TabNên biết
Chuyển cửa sổ theo chiều ngược lại.
Đang xoay vòng qua nhiều cửa sổ file chi nhánh thì lỡ tay bấm quá mất cửa sổ cần xem, muốn lùi lại.
Giữ Alt+Shift → bấm Tab để lùi ngược một cửa sổ - Win+Tab
Task View — xem toàn bộ cửa sổ đang mở và các màn hình ảo.
Cuối tháng mở cùng lúc sổ cái, bảng kê thuế và hộp thư của khách, cần nhìn hết cửa sổ đang mở để nhảy đúng file.
Bấm Win+Tab rồi chọn cửa sổ cần dùng - Win+DNên biết
Thu hết cửa sổ để lộ Desktop; bấm lần nữa là trả lại như cũ.
Cần lấy nhanh một file chứng từ để trên Desktop trong lúc đang mở cả chục cửa sổ báo cáo.
Win+D để lộ Desktop, bấm lại để trả cửa sổ về - Win+↑
Phóng cửa sổ ra toàn màn hình.
Bảng cân đối thử dài mấy nghìn dòng, muốn cửa sổ chiếm hết màn hình để mỗi lần cuộn thấy được nhiều dòng hơn.
Bấm vào cửa sổ Excel → Win+↑ - Win+↓
Thu nhỏ cửa sổ (đang toàn màn hình thì về cỡ cửa sổ).
Đang xem báo cáo toàn màn hình, cần thu lại để lộ cửa sổ phần mềm kế toán phía sau mà đối chiếu số.
Win+↓ một lần về cỡ cửa sổ, bấm tiếp thì thu xuống thanh tác vụ - Win+←Nên biết
Dán cửa sổ vào nửa trái màn hình.
Nhập liệu từ bản scan hoá đơn, cần Excel một bên và file ảnh một bên chứ không kéo cửa sổ bằng tay.
Chọn cửa sổ Excel → bấm Win và phím mũi tên trái - Win+→Nên biết
Dán cửa sổ vào nửa phải màn hình. Dạy online hay dùng: Excel một nửa, Zoom một nửa.
Họp online báo cáo dòng tiền, cần chia màn hình Excel một nửa và phần mềm họp một nửa.
Chọn cửa sổ họp → bấm Win và phím mũi tên phải - Win+Shift+←
Ném cửa sổ sang màn hình bên trái (máy nhiều màn hình).
Máy hai màn hình, muốn đẩy file hoá đơn đầu vào sang màn bên trái để màn bên phải chỉ còn file nhập liệu.
Chọn cửa sổ hoá đơn → Win+Shift+← - Win+Shift+→
Ném cửa sổ sang màn hình bên phải.
Đẩy cửa sổ phần mềm kế toán sang màn phụ bên phải để màn chính chỉ còn Excel lúc lên báo cáo.
Chọn cửa sổ cần chuyển → Win+Shift+→ - Win+PNên biết
Chọn kiểu trình chiếu: Duplicate (nhân đôi) hay Extend (mở rộng). Cắm máy chiếu là dùng ngay.
Cắm máy chiếu trình bày kế hoạch ngân sách trước ban giám đốc, cần chọn nhân đôi hay mở rộng màn hình.
Win+P → chọn Duplicate khi trình chiếu - Win+E
Mở File Explorer.
Cần mở nhanh thư mục chứa mấy file sao kê ngân hàng vừa tải về để lát nữa kéo vào Power Query.
Win+E → mở thư mục Downloads - Win+R
Hộp Run — gõ lệnh nhanh (excel, cmd, control...).
Máy cài nhiều phần mềm, muốn gọi thẳng Excel hoặc Control Panel mà khỏi lục trong menu Start.
Win+R → gõ excel → Enter - Win+S
Mở ô tìm kiếm của Windows.
Quên mất file bảng lương tháng trước lưu ở thư mục nào, chỉ nhớ mang máng tên file.
Win+S → gõ bảng lương - Win+I
Mở Settings.
File nhập từ đối tác bị nhảy ngày thành tháng, phải sửa định dạng ngày của Windows sang dd/mm/yyyy.
Win+I → Time & language → Regional format - Win+L
Khoá máy ngay lập tức.
Rời bàn đi họp trong lúc bảng lương và danh sách nhân sự đang mở trên màn hình.
Bấm Win+L ngay trước khi rời chỗ - Win+V
Lịch sử clipboard — xem lại nhiều thứ đã copy trước đó (phải bật lần đầu).
Đang chép lần lượt mã khách rồi số tài khoản, giờ cần lấy lại đoạn đã copy mấy bước trước.
Win+V → chọn mục cần dán lại - Win+.
Bảng emoji và ký tự đặc biệt, chèn được vào cả Excel.
Cần chèn ký hiệu dấu tích hay mũi tên vào cột ghi chú của bảng theo dõi công nợ.
Đặt con trỏ trong ô → Win+. → chọn ký hiệu - Win+=
Bật kính lúp và phóng to màn hình — phóng chi tiết cho lớp nhìn rõ.
Trình bày bảng chỉ tiêu cho cả phòng, số quá nhỏ nên phải phóng một góc màn hình cho mọi người đọc được.
Win+= vài lần rồi rê chuột tới vùng cần xem - Win+-
Thu nhỏ kính lúp lại.
Phóng xong muốn hạ dần mức phóng để nhìn lại toàn bảng thay vì tắt hẳn kính lúp.
Bấm Win+- cho tới khi về mức 100% - Win+Esc
Tắt hẳn kính lúp.
Họp xong, trả màn hình về bình thường trước khi ngồi nhập liệu tiếp cho khỏi hoa mắt.
Bấm Win+Esc - Win+Shift+SNên biết
Cắt ảnh một vùng màn hình (Snipping Tool) rồi dán thẳng vào tài liệu.
Cần cắt đúng khung bảng chỉ tiêu tài chính để dán vào email giải trình gửi sếp.
Win+Shift+S → quét vùng bảng → Ctrl+V vào email - PrtScNên biết
Chụp toàn màn hình vào clipboard.
Ghi lại nguyên màn hình báo lỗi khi phần mềm kế toán không kết xuất được, để gửi bộ phận kỹ thuật.
PrtSc → mở Paint hoặc Word → Ctrl+V - Alt+PrtSc
Chỉ chụp cửa sổ đang làm việc.
Gửi ảnh đúng cửa sổ báo lỗi của phần mềm kế toán cho bộ phận hỗ trợ, không muốn lộ các cửa sổ khác.
Bấm vào cửa sổ cần chụp → Alt+PrtSc → Ctrl+V vào thư - Win+PrtSc
Chụp toàn màn hình và LƯU THÀNH FILE trong Pictures\Screenshots.
Cần lưu ảnh màn hình số dư trên web ngân hàng thành file để đính kèm chứng từ thanh toán.
Win+PrtSc → lấy ảnh trong thư mục Screenshots trong Pictures - Ctrl+Shift+EscNên biết
Mở thẳng Task Manager khi Excel treo.
File hợp nhất nặng bị treo giữa lúc tính lại công thức, cần tắt hẳn Excel rồi mở lại từ bản tự lưu.
Ctrl+Shift+Esc → chọn Microsoft Excel → End task - Win+Ctrl+D
Tạo màn hình ảo mới (dạy một bên, việc riêng một bên).
Muốn tách hẳn hai luồng việc: một màn hình ảo dành cho chốt sổ, một cho thư và chat.
Bấm Win+Ctrl+D để tạo màn hình ảo mới - Win+Ctrl+←
Chuyển sang màn hình ảo bên trái.
Đang ở màn hình ảo phụ, cần quay về màn hình ảo chứa file sổ cái làm dở lúc nãy.
Bấm Win+Ctrl+← - Win+Ctrl+→
Chuyển sang màn hình ảo bên phải.
Chuyển sang màn hình ảo bên cạnh để mở file kiểm kê mà không phải đóng thứ đang làm.
Bấm Win+Ctrl+→