Từ nhật ký chung dựng sổ cái từng tài khoản và bảng cân đối thử
Đầu bài
Có một bảng nhật ký: ngày, số chứng từ, diễn giải, TK Nợ, TK Có, số tiền. Cần sổ cái xem được từng tài khoản và bảng cân đối phát sinh, mà không phải lọc tay từng cái.
Các bước làm
- 1
Chốt chặn đầu tiên: không bút toán nào treo một vế
=COUNTBLANK(cột_TK_Nợ) và =COUNTBLANK(cột_TK_Có) đều phải bằng 0. Thiếu một vế là bút toán treo, kéo theo bảng cân đối lệch mà tìm cả buổi không ra.
- 2
Danh sách tài khoản không trùng
Bản 365: =SORT(UNIQUE(VSTACK(cột_TK_Nợ, cột_TK_Có))). Bản cũ: copy hai cột nối đuôi nhau sang chỗ trống rồi Alt › A › M. Đây là xương sống của cả sổ cái lẫn cân đối.
- 3
Phát sinh Nợ, phát sinh Có từng tài khoản
=SUMIFS(tiền, cột_TK_Nợ, TK_ô) cho phát sinh Nợ và =SUMIFS(tiền, cột_TK_Có, TK_ô) cho phát sinh Có. Khoá vùng bằng F4 rồi Ctrl+Enter đổ hết bảng cân đối.
- 4
Số dư cuối kỳ không cần nhớ tài khoản lưỡng tính
Tính =dư_đầu_Nợ + PS_Nợ - PS_Có ra một cột tạm, rồi tách: =MAX(0, tạm) vào cột dư Nợ và =MAX(0, -tạm) vào cột dư Có. Khỏi phải đi tra tài khoản nào dư bên nào.
- 5
Sổ cái đổi tài khoản bằng một ô chọn
Ô chọn tài khoản đặt Data Validation bằng Alt › A › V › V, nguồn là danh sách bước 2. Sổ cái dùng =FILTER(nhật_ký, (TK_Nợ=ô_chọn)+(TK_Có=ô_chọn)) — đổi ô chọn là cả sổ đổi theo.
- 6
Số dư luỹ kế chạy theo từng dòng sổ cái
=dư_dòng_trên + phát_sinh_Nợ_dòng_này - phát_sinh_Có_dòng_này, kéo bằng Ctrl+D. Dòng cuối phải bằng đúng số dư cuối ở bảng cân đối bước 4.
- 7
Ba phép kiểm bắt buộc trước khi tin bảng
Tổng PS Nợ = tổng PS Có · tổng dư Nợ cuối = tổng dư Có cuối · Alt+= tổng cột tiền nhật ký = tổng PS Nợ. Đủ ba mới coi là xong, thiếu một là chưa.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Tài khoản tổng và tài khoản chi tiết cùng nằm một cột (156 lẫn với 1561) thì cộng cả hai là nhân đôi số. Chốt ngay từ đầu: nhật ký chỉ ghi tài khoản CHI TIẾT, còn số của tài khoản tổng thì cộng bằng =SUMIFS(..., cột_TK, "156*") với dấu sao.
Cùng nhóm kế toán, công nợ & thuế
- Phân tuổi nợ công nợ 0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90Sổ công nợ có ngày hóa đơn và số tiền còn nợ. Cần chia dư nợ vào các nhóm tuổi nợ, tổng mỗi nhóm, và bôi đỏ khoản quá 90 ngày.
- Tính thuế TNCN lũy tiến bậc thang không tra bảng tayBảng lương mỗi người thu nhập tính thuế khác nhau. Tính thuế 7 bậc bằng IF lồng bảy tầng vừa dài vừa sai một ngưỡng là lệch cả cột.
- Dựng nhanh báo cáo KQKD từ bảng cân đối phát sinhCó bảng cân đối phát sinh liệt kê từng tài khoản và số dư. Cần gom về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí để ra lãi lỗ — mà tháng sau tự chạy lại.
- Bảng kê hoá đơn đầu vào – đầu ra để đối chiếu tờ khai thuế GTGTCuối tháng phải nộp tờ khai. Bảng kê hoá đơn xuất từ phần mềm ra, cần tách theo thuế suất, tính lại tiền thuế, và chắc chắn không sót, không trùng số hoá đơn.