Đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ tiền gửi, tìm khoản treo hai bên
Đầu bài
Số dư sao kê 4,182 tỷ, sổ 112 ghi 4,205 tỷ. Lệch 23 triệu. Trong tháng có hơn 400 giao dịch, phải tìm ra khoản nào ngân hàng đã ghi mà mình chưa, khoản nào mình ghi mà ngân hàng chưa về.
Các bước làm
- 1
Ép hai bên về cùng bộ cột trước khi so
Ngày · Số tiền · Nội dung · Ghi Nợ hay ghi Có. Sao kê để phát sinh tăng giảm hai cột, sổ để Nợ/Có — thống nhất một quy ước rồi mới làm tiếp.
- 2
Khoá đối chiếu không được dựa vào nội dung
Nội dung chuyển khoản hai bên gõ khác nhau. Dùng khoá =TEXT(ngày,"yyyymmdd")&"-"&TEXT(số_tiền,"0") — ngày và tiền là hai thứ hai bên buộc phải giống.
- 3
Đánh dấu khoản chỉ có ở một bên
=IF(COUNTIF(khoá_bên_kia, khoá)=0, "Chỉ có bên này", "") — chạy cho CẢ HAI bảng, mỗi bên một cột. Thiếu một chiều là sót đúng nửa số vấn đề.
- 4
Xử lý khoản trùng khoá
Hai giao dịch cùng ngày cùng số tiền là chuyện thường. Thêm số thứ tự lần xuất hiện =COUNTIF($A$2:A2, khoá) rồi ghép vào khoá — không làm bước này thì COUNTIF báo khớp trong khi thực tế một bên có 2 dòng, bên kia có 3.
- 5
Dựng bảng chỉnh hợp số dư
Số dư sao kê + khoản mình đã ghi ngân hàng chưa về - khoản ngân hàng đã trừ mình chưa ghi = số dư sổ. Ô kết quả phải bằng 0 tuyệt đối, không được làm tròn cho khớp.
- 6
Phân loại nguyên nhân để xử lý
Séc chưa thanh toán · phí ngân hàng chưa hạch toán · lãi tiền gửi · tiền về cuối ngày. Mỗi loại một cách xử lý khác nhau, nên cột phân loại quan trọng hơn cột số.
- 7
Giữ khoản treo sang tháng sau
Khoản treo tháng này phải xuất hiện ở đối chiếu tháng sau. Danh sách treo quá 2 tháng là dấu hiệu ghi nhầm chứ không phải chậm về — lọc riêng ra.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
So bằng số tiền mà một bên để đơn vị đồng, một bên để nghìn đồng thì không dòng nào khớp và người ta kết luận "file sao kê hỏng". Kiểm trước bằng =MAX(cột_tiền) hai bên, lệch đúng 1000 lần là biết ngay.
Cùng nhóm ngân hàng, thanh toán & ngoại tệ
- Sao kê ngân hàng tải về: nhiều dòng đầu, số âm trong ngoặc, ngày dạng chữFile sao kê tải từ ngân hàng: 8 dòng đầu là tiêu đề và logo, cột số tiền ghi (1.500.000) cho khoản chi, ngày là chữ, có dòng tổng chen giữa. Dán vào là mọi hàm tính đều ra 0.
- Đánh giá lại số dư gốc ngoại tệ cuối kỳ và chênh lệch tỷ giáCuối năm có số dư USD ở tiền gửi, phải thu và phải trả. Chuẩn mực bắt đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ, mà tỷ giá dùng cho tài sản khác tỷ giá dùng cho nợ phải trả. Làm sai là kiểm toán trả về.
- Sổ ngoại tệ: tỷ giá lúc thu, tỷ giá lúc chi và lãi lỗ tỷ giá đã thực hiệnTài khoản USD có tiền vào ra suốt năm, mỗi lần một tỷ giá. Khi chi ra phải ghi giảm theo tỷ giá GHI SỔ của số ngoại tệ đó, chênh với tỷ giá thực tế là lãi lỗ. Phần mềm tính bình quân, mình cần kiểm lại.
- Lịch thanh toán nhà cung cấp: hạn tín dụng và chiết khấu thanh toán sớmCó 90 hoá đơn phải trả, mỗi nhà cung cấp một hạn tín dụng, vài bên cho chiết khấu nếu trả trong 10 ngày. Tiền có hạn, cần biết tuần này trả cái nào để vừa không quá hạn vừa ăn được chiết khấu.