Thuyết minh biến động: tự sinh câu giải thích cho chỉ tiêu lệch nhiều
Đầu bài
Thuyết minh báo cáo tài chính năm nào cũng phải viết lại phần biến động. Copy năm ngoái rồi sửa số là kiểu làm dễ sót nhất — sửa số quên sửa chữ, hoặc ngược lại.
Các bước làm
- 1
Bảng nguồn có đủ ba cột
Chỉ tiêu · Năm nay · Năm trước. Mọi chữ nghĩa phía sau sinh ra từ ba cột này, không gõ số vào câu văn.
- 2
Tính chênh lệch và tốc độ
=nay-trước và =(nay-trước)/ABS(trước), bọc IFERROR. Đây là hai con số quyết định chỉ tiêu nào cần viết.
- 3
Lọc ra chỉ tiêu đáng viết
=IF(AND(ABS(chênh)>ngưỡng_tiền, ABS(tốc_độ)>ngưỡng_%), "CẦN VIẾT", ""). Hai ngưỡng để trong ô riêng, sếp bảo siết thì đổi một ô.
- 4
Ghép câu bằng công thức
=tên_chỉ_tiêu&" "&IF(chênh>0,"tăng","giảm")&" "&TEXT(ABS(chênh),"#,##0")&" đồng, tương ứng "&TEXT(ABS(tốc_độ),"0,0%")&" so với năm trước." — số và chữ luôn khớp nhau vì cùng một nguồn.
- 5
Chừa chỗ cho phần người viết
Thêm cột Nguyên nhân do người nhập; câu cuối nối thêm =IF(nguyên_nhân<>"", " Nguyên nhân: "&nguyên_nhân&".", ""). Máy lo phần số, người lo phần vì sao.
- 6
Gom thành đoạn văn dán sang Word
=TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, vùng_câu) rồi copy ô, sang Word dán dạng Text. Một lần dán ra cả phần thuyết minh biến động.
- 7
Chốt lại trước khi dán
Đếm =COUNTIF(cột_cờ,"CẦN VIẾT") phải bằng số câu trong đoạn. Lệch nghĩa là có câu bị cắt do ô quá dài hoặc TEXTJOIN vượt giới hạn ký tự.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Dán thẳng ô công thức sang Word là dán cả công thức và định dạng bảng. Dán dạng Text (hoặc F2 rồi copy phần chữ trên thanh công thức), và nhớ chữ trong ô có TEXT(...) thì dấu phân cách hàng nghìn theo máy — máy khác mở ra khác.
Cùng nhóm báo cáo tài chính & phân tích chỉ số
- Từ cân đối phát sinh dựng Bảng cân đối kế toán theo mã số chỉ tiêuPhần mềm kết xuất ra bảng cân đối phát sinh 300 dòng tài khoản. Bảng cân đối kế toán thì đòi gom vào khoảng 60 chỉ tiêu có mã số. Gom tay mỗi kỳ một lần là vừa lâu vừa sai, mà năm sau lại làm lại từ đầu.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp từ hai kỳ cân đối và kết quả kinh doanhSếp hỏi lãi 5 tỷ mà sao tài khoản không có tiền. Trả lời câu này phải có báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mà phần mềm thì xuất ra sai hoặc không xuất. Dựng bằng phương pháp gián tiếp từ hai bảng cân đối là làm được trong một buổi.
- Bộ chỉ số tài chính: thanh toán, đòn bẩy, sinh lời, vòng quay tính một lượtNgân hàng đòi bộ chỉ số, sếp đòi biết công ty khoẻ hay yếu. Mỗi lần lại tính tay từng cái trên máy tính bỏ túi rồi gõ vào Word. Cần một sheet tính hết, kỳ sau chỉ dán số mới vào.
- Phân tích dọc – ngang: cơ cấu và biến động trên cùng một bảngĐưa sếp bảng KQKD hai năm, sếp hỏi "chi phí tăng nhiều không, có bất thường gì không". Nhìn số tuyệt đối không trả lời được vì quy mô đã khác. Phải có cả tỷ trọng lẫn tốc độ tăng.