Từ cân đối phát sinh dựng Bảng cân đối kế toán theo mã số chỉ tiêu
Đầu bài
Phần mềm kết xuất ra bảng cân đối phát sinh 300 dòng tài khoản. Bảng cân đối kế toán thì đòi gom vào khoảng 60 chỉ tiêu có mã số. Gom tay mỗi kỳ một lần là vừa lâu vừa sai, mà năm sau lại làm lại từ đầu.
Các bước làm
- 1
Dựng BẢNG ÁNH XẠ một lần, dùng mãi
Sheet riêng: Mã TK · Mã chỉ tiêu · Tên chỉ tiêu · Lấy dư Nợ hay dư Có. Đây là tài sản dùng lại năm này qua năm khác, không phải việc làm một lần.
- 2
Gắn mã chỉ tiêu vào từng dòng cân đối phát sinh
=XLOOKUP(mã_tk, bảng_ánh_xạ[Mã TK], bảng_ánh_xạ[Mã chỉ tiêu], "CHƯA ÁNH XẠ"). Lọc ngay ra dòng "CHƯA ÁNH XẠ" — đây là bước không được bỏ.
- 3
Gom số theo mã chỉ tiêu
=SUMIFS(dư_nợ_cuối, cột_mã_chỉ_tiêu, mã) cho chỉ tiêu tài sản, dùng dư Có cho nguồn vốn. Khoá vùng bằng F4 rồi Ctrl+D cả cột chỉ tiêu.
- 4
Xử lý tài khoản lưỡng tính
TK 131, 331 phải tách: dư Nợ vào phải thu, dư Có vào người mua trả tiền trước. Gom theo TỔNG là sai bản chất — phải gom theo từng đối tượng rồi mới cộng.
- 5
Chỉ tiêu tổng bằng công thức, không gõ tay
Tài sản ngắn hạn = tổng các chỉ tiêu con, và Tổng tài sản = ngắn hạn + dài hạn. Gõ tay một con số là vĩnh viễn không ai phát hiện lúc nó lệch.
- 6
Ô cân đối bắt buộc
=Tổng_tài_sản - Tổng_nguồn_vốn phải bằng 0, để ô này TO và ĐỎ ngay đầu sheet. Lệch thì soi tiếp bằng cách so tổng dư Nợ với tổng dư Có của chính bảng phát sinh.
- 7
Cột kỳ trước để so sánh
Dán số kỳ trước sang cột bên, tính chênh lệch tuyệt đối và %. Chỉ tiêu nào biến động trên 20% thì tô màu — đó là danh sách phải giải thích trong thuyết minh.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Dòng "CHƯA ÁNH XẠ" mà bỏ qua thì bảng vẫn CÂN — vì tài khoản đó rơi ra khỏi cả hai bên. Cân không có nghĩa là đúng; luôn kiểm =COUNTIF(cột_ánh_xạ, "CHƯA ÁNH XẠ") phải bằng 0 trước khi nhìn tới ô cân đối.
Cùng nhóm báo cáo tài chính & phân tích chỉ số
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp từ hai kỳ cân đối và kết quả kinh doanhSếp hỏi lãi 5 tỷ mà sao tài khoản không có tiền. Trả lời câu này phải có báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mà phần mềm thì xuất ra sai hoặc không xuất. Dựng bằng phương pháp gián tiếp từ hai bảng cân đối là làm được trong một buổi.
- Bộ chỉ số tài chính: thanh toán, đòn bẩy, sinh lời, vòng quay tính một lượtNgân hàng đòi bộ chỉ số, sếp đòi biết công ty khoẻ hay yếu. Mỗi lần lại tính tay từng cái trên máy tính bỏ túi rồi gõ vào Word. Cần một sheet tính hết, kỳ sau chỉ dán số mới vào.
- Phân tích dọc – ngang: cơ cấu và biến động trên cùng một bảngĐưa sếp bảng KQKD hai năm, sếp hỏi "chi phí tăng nhiều không, có bất thường gì không". Nhìn số tuyệt đối không trả lời được vì quy mô đã khác. Phải có cả tỷ trọng lẫn tốc độ tăng.
- Bảng cân đối không cân: truy ra lệch nằm ở tài khoản nàoTổng tài sản lệch tổng nguồn vốn 3.457.812 đồng. Nhìn 300 dòng tài khoản không biết bắt đầu từ đâu. Dò tay từ trên xuống là cách chậm nhất, mà con số lẻ kia thực ra đang chỉ thẳng vào chỗ sai.