Bảng cân đối không cân: truy ra lệch nằm ở tài khoản nào
Đầu bài
Tổng tài sản lệch tổng nguồn vốn 3.457.812 đồng. Nhìn 300 dòng tài khoản không biết bắt đầu từ đâu. Dò tay từ trên xuống là cách chậm nhất, mà con số lẻ kia thực ra đang chỉ thẳng vào chỗ sai.
Các bước làm
- 1
Kiểm cân đối ở tầng gốc trước
Ngay trên bảng cân đối phát sinh: tổng dư Nợ đầu kỳ phải bằng tổng dư Có đầu kỳ, tương tự cho phát sinh và cuối kỳ. Lệch ngay ở đây là lỗi dữ liệu, không phải lỗi công thức gom nhóm.
- 2
Kiểm từng dòng có tự cân không
=dư_đầu + ps_nợ - ps_có - dư_cuối (theo tính chất tài khoản) phải bằng 0 cho mọi dòng. Ctrl+Shift+L lọc dòng khác 0 — thường chỉ vài dòng là ra.
- 3
Dùng chính con số lệch làm manh mối
Ctrl+F tìm đúng số 3.457.812 trong cả workbook (Options → Within: Workbook, Look in: Values). Trúng ngay một ô nghĩa là dòng đó bị bỏ sót hoặc cộng hai lần.
- 4
Lệch chia hết cho 9 là gõ đảo số
3.457.812 chia 9 hết → nhiều khả năng gõ 45.781.200 thành 45.187.200. Mẹo kiểm tra cổ điển của kế toán, vẫn đúng trên Excel.
- 5
Lệch bằng đúng hai lần một số
Chia đôi con lệch rồi tìm số đó: gặp là biết một khoản bị ghi nhầm sang vế ngược lại, chứ không phải thiếu.
- 6
Soát dòng chưa được gom nhóm
=COUNTIF(vùng_chỉ_tiêu_đã_gom, mã_tk)=0 để tìm tài khoản không nằm trong chỉ tiêu nào. Đây là nguyên nhân hay gặp nhất khi kỳ này có tài khoản mới phát sinh.
- 7
Cắm chốt để lần sau không phải làm lại
Để hẳn một khối ô kiểm tra đầu sheet: cân đối tổng · số dòng chưa gom · số dòng tự cân sai. Xanh hết mới được gửi báo cáo đi.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Sửa cho cân bằng cách gõ đè một số vào ô công thức là tự tay giấu lỗi — kỳ sau nó quay lại to hơn và không còn dấu vết. Bảng cân bằng vì bị nhét số thì vô giá trị hơn bảng lệch mà biết lệch chỗ nào.
Cùng nhóm báo cáo tài chính & phân tích chỉ số
- Từ cân đối phát sinh dựng Bảng cân đối kế toán theo mã số chỉ tiêuPhần mềm kết xuất ra bảng cân đối phát sinh 300 dòng tài khoản. Bảng cân đối kế toán thì đòi gom vào khoảng 60 chỉ tiêu có mã số. Gom tay mỗi kỳ một lần là vừa lâu vừa sai, mà năm sau lại làm lại từ đầu.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp từ hai kỳ cân đối và kết quả kinh doanhSếp hỏi lãi 5 tỷ mà sao tài khoản không có tiền. Trả lời câu này phải có báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mà phần mềm thì xuất ra sai hoặc không xuất. Dựng bằng phương pháp gián tiếp từ hai bảng cân đối là làm được trong một buổi.
- Bộ chỉ số tài chính: thanh toán, đòn bẩy, sinh lời, vòng quay tính một lượtNgân hàng đòi bộ chỉ số, sếp đòi biết công ty khoẻ hay yếu. Mỗi lần lại tính tay từng cái trên máy tính bỏ túi rồi gõ vào Word. Cần một sheet tính hết, kỳ sau chỉ dán số mới vào.
- Phân tích dọc – ngang: cơ cấu và biến động trên cùng một bảngĐưa sếp bảng KQKD hai năm, sếp hỏi "chi phí tăng nhiều không, có bất thường gì không". Nhìn số tuyệt đối không trả lời được vì quy mô đã khác. Phải có cả tỷ trọng lẫn tốc độ tăng.