Bảng làm ra để in, giờ phải tính: ô gộp, dòng trống, tiêu đề lặp giữa bảng

Trung cấpDọn & chuẩn hoá dữ liệu7 bước

Đầu bài

Nhận file người khác trình bày cho đẹp mắt: cột mã bị gộp ô, cứ vài chục dòng lại chèn một dòng tiêu đề, giữa các nhóm có dòng trống. Pivot không ăn, SUMIFS thì hụt số.

Các bước làm

1
Chép ra sheet nháp, đừng sửa bản gốc
Người gửi còn dùng bản đẹp đó để in. Ctrl+A rồi Ctrl+C, sang sheet mới dán giá trị bằng Alt › H › V › V.
2
Bỏ gộp ô
Chọn cả bảng → Alt › H › M › U. Bỏ gộp xong mỗi nhóm chỉ còn giá trị ở dòng đầu, các dòng dưới thành ô trống — đúng thứ cần cho bước kế.
3
Điền giá trị xuống mọi ô trống trong một nhát
Chọn cột đó → Alt › H › F › D › S chọn Blanks → gõ dấu = rồi bấm phím ↑ → Ctrl+Enter. Mỗi ô trống tự lấy giá trị của ô ngay trên nó, cả nghìn dòng xong trong ba giây.
4
Chốt giá trị lại ngay
Vẫn đang chọn cột: Ctrl+C rồi Alt › H › V › V. Không chốt thì mấy công thức =ô-phía-trên kia sẽ trôi lung tung khi sắp xếp ở bước sau.
5
Quét sạch dòng tiêu đề lặp và dòng trống
Ctrl+Shift+L, lọc cột mã lấy Blanks và lấy đúng chữ tiêu đề, chọn hết dòng lọc ra rồi Alt › H › D › R xoá dòng. Bỏ lọc xong bảng liền một khối.
6
Đóng thành Table rồi mới tính
Ctrl+T. Từ đây SUMIFS, Pivot, biểu đồ đều bám theo TÊN CỘT nên tháng sau đổ thêm dữ liệu không phải sửa vùng.
7
Đối chiếu tổng với bản gốc
Alt+= tổng cột tiền của bảng đã dọn, phải bằng đúng tổng in trên bản gốc. Lệch nghĩa là bước 5 xoá nhầm dòng có số.

Phím dùng trong bài

Alt › H › F › D › S Ctrl+Enter Alt › H › M › U Ctrl+Shift+L Ctrl+T Alt+=

Bẫy hay dính

Đang LỌC mà xoá dòng thì Excel chỉ xoá dòng nhìn thấy — đúng ý ở bài này. Nhưng cũng đang lọc mà COPY thì lại dính cả dòng đang ẩn. Nhớ một câu: lọc rồi xoá thì cứ xoá, lọc rồi copy thì phải Alt+; trước.

Cùng nhóm dọn & chuẩn hoá dữ liệu

Tất cả tình huống