Kết chuyển cuối kỳ: từ phát sinh tài khoản 5-6-7-8 ra lãi lỗ trước thuế
Đầu bài
Có bảng cân đối phát sinh hơn 300 tài khoản chi tiết. Cần ra ngay lãi lỗ trước thuế, biết doanh thu bao nhiêu, giá vốn bao nhiêu, chi phí nào ăn nhiều nhất — trước khi phần mềm kế toán chạy kết chuyển.
Các bước làm
- 1
Rút đầu số tài khoản ra cột riêng
=LEFT(mã_tk, 3) ra nhóm 3 số, =LEFT(mã_tk, 1) ra loại. Đây là cột làm mọi phép gom sau này; không có nó thì phải liệt kê tay từng tài khoản con.
- 2
Lấy đúng số dùng cho kết chuyển
Loại 5, 7 lấy phát sinh CÓ; loại 6, 8 lấy phát sinh NỢ. =SUMIFS(ps_có, loại, "5") và =SUMIFS(ps_nợ, loại, "6") — đừng lấy số dư, tài khoản loại này cuối kỳ không có dư.
- 3
Trừ các khoản giảm trừ doanh thu
TK 521 nằm trong loại 5 nhưng mang dấu ngược: =SUMIFS(ps_nợ, tk3, "521") rồi trừ ra, không thì doanh thu thuần bị thổi lên.
- 4
Dựng khung KQKD bằng SUMIFS theo đầu số
Doanh thu thuần (511-521) · Giá vốn (632) · Lợi nhuận gộp · Tài chính (635) · Bán hàng (641) · Quản lý (642) · Khác (711-811). Mỗi dòng một SUMIFS, khoá F4 rồi Ctrl+D.
- 5
Ô chốt: kiểm tra không sót tài khoản nào
SUMIFS(ps_có, loại,"5")+SUMIFS(ps_có, loại,"7") phải bằng tổng các dòng thu đã liệt kê. Chênh nghĩa là có tài khoản chưa đưa vào khung — lỗi im lặng nguy hiểm nhất của kiểu dựng báo cáo này.
- 6
Soi chi phí bất thường
Sắp giảm dần theo số tiền, tính tỷ trọng =tiền/tổng_chi_phí, rồi so cùng kỳ năm trước bằng một cột chênh lệch. Nhìn top 10 là biết nên hỏi bộ phận nào.
- 7
Đối chiếu lãi lỗ với TK 421
Lãi lỗ tính ra phải khớp phát sinh TK 911 kết chuyển sang 421. Lệch là có bút toán hạch toán thẳng vào 421 không qua kết chuyển.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
LEFT(mã_tk,3) trên mã để dạng SỐ thì 1121 và 112 gom lẫn vào nhau. Kiểm bằng một Pivot nhanh theo cột vừa cắt: thấy nhóm lạ hoặc nhóm chỉ có một dòng là biết cắt sai độ dài.
Cùng nhóm kế toán, công nợ & thuế
- Phân tuổi nợ công nợ 0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90Sổ công nợ có ngày hóa đơn và số tiền còn nợ. Cần chia dư nợ vào các nhóm tuổi nợ, tổng mỗi nhóm, và bôi đỏ khoản quá 90 ngày.
- Tính thuế TNCN lũy tiến bậc thang không tra bảng tayBảng lương mỗi người thu nhập tính thuế khác nhau. Tính thuế 7 bậc bằng IF lồng bảy tầng vừa dài vừa sai một ngưỡng là lệch cả cột.
- Dựng nhanh báo cáo KQKD từ bảng cân đối phát sinhCó bảng cân đối phát sinh liệt kê từng tài khoản và số dư. Cần gom về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí để ra lãi lỗ — mà tháng sau tự chạy lại.
- Bảng kê hoá đơn đầu vào – đầu ra để đối chiếu tờ khai thuế GTGTCuối tháng phải nộp tờ khai. Bảng kê hoá đơn xuất từ phần mềm ra, cần tách theo thuế suất, tính lại tiền thuế, và chắc chắn không sót, không trùng số hoá đơn.