Chọn mẫu kiểm tra ngẫu nhiên mà lần sau mở lại vẫn đúng mẫu đó

Trung cấpKiểm tra số liệu & kiểm soát nội bộ7 bước

Đầu bài

Phải chọn 60 chứng từ trong 4.000 để kiểm chi tiết. Dùng RAND() thì cứ bấm phím là mẫu đổi, in ra một đằng file một nẻo, và không ai kiểm chứng được cách chọn có khách quan không.

Các bước làm

1
Đánh số thứ tự cố định cho tổng thể
Cột số thứ tự =ROW()-1 chạy từ 1 tới hết. Đây là danh tính của từng chứng từ trong lần chọn mẫu này, phải cố định trước khi làm gì tiếp.
2
Sinh số ngẫu nhiên rồi ĐÓNG BĂNG ngay
=RAND() cho cả cột, sau đó chọn cột → Ctrl+C → Ctrl+Alt+V dán Values. Không dán cứng thì mọi thao tác sau đều làm mẫu đổi.
3
Sắp theo số ngẫu nhiên và lấy 60 dòng đầu
Alt › A › S › A sắp tăng dần theo cột vừa đóng băng, 60 dòng đầu là mẫu. Cách này ai làm lại cũng ra đúng mẫu đó vì số ngẫu nhiên đã cố định.
4
Chia tầng nếu tổng thể lệch nhau nhiều
Chứng từ 500 triệu và chứng từ 500 nghìn không nên cùng xác suất. Chia nhóm theo số tiền rồi chọn mẫu trong từng nhóm, nhóm to lấy tỷ lệ cao hơn — ghi rõ tỷ lệ đã dùng.
5
Bắt buộc lấy hết nhóm trọng yếu
Chứng từ trên ngưỡng trọng yếu thì kiểm 100%, không bốc thăm. Tách chúng ra trước, phần còn lại mới đem chọn mẫu.
6
Ghi lại toàn bộ cách chọn
Một khối chú thích: tổng thể bao nhiêu dòng, ngưỡng trọng yếu, cỡ mẫu, cách chia tầng, ngày chọn. Đây là thứ người kiểm tra lại sẽ đọc, quan trọng ngang kết quả.
7
Cột theo dõi tiến độ kiểm
Đã lấy hồ sơ · Đã kiểm · Kết luận. =COUNTIF(cột_trạng_thái,"Đã kiểm")&"/60" đặt trên đầu để biết còn bao nhiêu.

Phím dùng trong bài

Ctrl+Alt+V Alt › A › S › A Ctrl+C Ctrl+Shift+↓F9

Bẫy hay dính

RAND() là hàm dễ bay: gõ bất cứ ô nào trong file, bấm F9, hay chỉ mở lại file là toàn bộ số ngẫu nhiên đổi và mẫu đã chọn biến mất. Dán Values NGAY sau khi sinh, trước cả khi sắp xếp.

Cùng nhóm kiểm tra số liệu & kiểm soát nội bộ

Tất cả tình huống