File dùng chung: bắt số gõ đè lên công thức

Trung cấpKiểm tra số liệu & kiểm soát nội bộ7 bước

Đầu bài

Bảng lương có cột tính bằng công thức, nhưng ai đó thấy kết quả không vừa ý nên gõ thẳng số vào. Cột nhìn vẫn bình thường, tháng sau đổi dữ liệu gốc thì ô đó không đổi theo và không ai biết.

Các bước làm

1
Đếm xem cột đó còn bao nhiêu công thức
=SUMPRODUCT(--ISFORMULA(vùng)) so với số dòng. Lệch bao nhiêu là bấy nhiêu ô đã bị gõ đè — con số này nên nằm trong khối ô kiểm tra.
2
Chỉ mặt từng ô một
Conditional Formatting → Use a formula: =AND(A2<>"", NOT(ISFORMULA(A2))) tô nền cam. Cột lẽ ra toàn công thức mà lốm đốm cam là nhìn phát thấy.
3
Cách chọn nhanh không cần công thức
F5 → Special → Constants chọn hết ô giá trị cứng trong vùng; đảo lại chọn Formulas để xem ô nào còn công thức. Hai lần bấm là ra bức tranh.
4
Khôi phục công thức đúng
Chọn một ô còn công thức chuẩn, Ctrl+C, rồi quét cả cột và dán — hoặc Ctrl+D từ ô chuẩn xuống. Kiểm lại bằng bước đếm ISFORMULA ở trên.
5
Chặn tái diễn bằng khoá ô
Ctrl+1 → Protection: bỏ tick Locked ở ô ĐƯỢC nhập, giữ Locked ở ô công thức, rồi Review → Protect Sheet. Mặc định mọi ô đều Locked nên phải mở ngược lại.
6
Cho người dùng biết ô nào được nhập
Tô nền nhạt cho vùng nhập và ghi chú thích một dòng trên đầu bảng. Khoá mà không chỉ chỗ nhập thì người ta gọi điện hỏi, hoặc tự tắt khoá.
7
Kiểm lại sau mỗi lần file đi vòng
Đưa dòng đếm ISFORMULA vào khối ô kiểm tra ở đầu file, chạy mỗi lần nhận file về. Đây là loại lỗi không bao giờ tự lộ ra.

Phím dùng trong bài

F5 Ctrl+1 Ctrl+D Alt › H › L › N Ctrl+C

Bẫy hay dính

Protect Sheet mà quên đặt mật khẩu thì ai cũng bỏ khoá được, còn đặt mật khẩu rồi quên thì chính mình không sửa được file của mình. Ghi mật khẩu vào chỗ quản lý chung, đừng để trong đầu.

Cùng nhóm kiểm tra số liệu & kiểm soát nội bộ

Tất cả tình huống