Soi chứng từ bất thường: tròn số, sát ngưỡng duyệt, cuối tuần, trùng

Nâng caoKiểm tra số liệu & kiểm soát nội bộ7 bước

Đầu bài

Cần rà 12.000 chứng từ chi trong năm để tìm dấu hiệu bất thường. Đọc hết là không thể. Phải để Excel khoanh vùng đáng ngờ trước, người chỉ xem phần được khoanh.

Các bước làm

1
Cờ số tròn bất thường
=IF(MOD(số_tiền, 1000000)=0, 1, 0) — chi đúng 50.000.000 chẵn nhiều lần là dấu hiệu ước lượng chứ không phải hoá đơn thật. Một mình nó chưa nói gì, nhưng cộng với cờ khác thì có.
2
Cờ sát ngưỡng duyệt
=IF(AND(số_tiền>=ngưỡng*0,9, số_tiền<ngưỡng), 1, 0) — chi 49,5 triệu khi ngưỡng duyệt là 50 triệu, lặp lại nhiều lần, là kiểu chia nhỏ để né cấp duyệt.
3
Cờ ngày lạ
=IF(OR(WEEKDAY(ngày,2)>5, COUNTIF(ds_lễ, ngày)>0), 1, 0) — chứng từ ghi vào chủ nhật hoặc ngày lễ. Không phải lúc nào cũng sai, nhưng luôn đáng hỏi.
4
Cờ trùng lặp gần đúng
Khoá =nhà_cung_cấp&"-"&số_tiền&"-"&TEXT(ngày,"yyyymm") rồi COUNTIF>1: cùng bên, cùng số tiền, cùng tháng — thanh toán hai lần cho một hoá đơn thường lộ ở đây.
5
Cờ chữ số đầu lệch phân phối tự nhiên
=LEFT(TEXT(số_tiền,"0"),1) rồi đếm tần suất từng chữ số. Dữ liệu tự nhiên có chữ số 1 đứng đầu khoảng 30%; lệch xa quá là dấu hiệu số bịa. Đây là dấu hiệu ở tầng TỔNG THỂ, không kết luận cho từng chứng từ.
6
Cộng điểm rồi mới xếp hạng
=SUM(các_cờ) ra điểm nghi ngờ, sắp giảm dần. Một cờ thì bỏ qua, ba cờ trở lên thì lôi hồ sơ ra xem — cách này biến 12.000 dòng thành khoảng 50 dòng phải đọc.
7
Ghi lại kết luận từng dòng đã xem
Cột Kết luận và cột Người xem. Không có hai cột này thì năm sau lại rà từ đầu, và cũng không chứng minh được là đã rà.

Phím dùng trong bài

F4 Ctrl+Enter Alt › A › S › D Ctrl+Shift+L Alt+=

Bẫy hay dính

Đưa danh sách cờ đỏ cho sếp mà chưa xem lại từng dòng là hại người vô tội — phần lớn chứng từ bị cờ đều có lý do chính đáng. Cờ là để CHỌN CHỖ ĐỌC, không phải kết luận.

Cùng nhóm kiểm tra số liệu & kiểm soát nội bộ

Tất cả tình huống