Biên bản đối chiếu công nợ: gửi 120 khách bảng khớp với sổ mình
Đầu bài
Cuối năm phải gửi từng khách một biên bản đối chiếu: dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, đã thu, dư cuối kỳ. Có 120 khách. Làm tay từng file mất cả tuần, mà sai một số là mất uy tín.
Các bước làm
- 1
Một bảng dữ liệu duy nhất cho tất cả khách
Gộp hết chứng từ vào một bảng dọc: Ngày · Mã KH · Loại (Bán/Thu) · Số tiền. Ctrl+T đóng thành Table để tháng sau thêm dòng không phải sửa vùng.
- 2
Bốn con số cho mỗi khách bằng SUMIFS
Dư đầu =SUMIFS(tiền, mã, KH, ngày, "<"&$B$1, loại, "Bán") trừ đi vế "Thu". Phát sinh và đã thu thì kẹp thêm ngày >= đầu kỳ và <= cuối kỳ.
- 3
Dư cuối kỳ và ô kiểm tra bắt buộc
Dư cuối = dư đầu + phát sinh - đã thu. Bên cạnh để một cột tính LẠI dư cuối trực tiếp bằng SUMIFS tới ngày cuối kỳ; hai số phải bằng nhau, lệch là có dòng sai loại hoặc sai ngày.
- 4
Biên bản in ra theo từng khách
Một sheet mẫu, ô mã khách để trống, mọi số dùng SUMIFS trỏ về ô đó. Đổi mã là cả biên bản đổi theo — không cần 120 file.
- 5
In hàng loạt mà không cần Mail Merge
Đặt vùng in một lần, rồi chạy vòng: gõ mã → Ctrl+P. Chốt trước bằng Ctrl+F2 xem biên bản có gọn một trang không.
- 6
Danh sách khách chưa xác nhận
Thêm cột Ngày nhận phản hồi; =IF(ô_trống, "Chưa xác nhận", "Đã ký") rồi Ctrl+Shift+L lọc — đây là thứ sếp hỏi chứ không phải con số.
- 7
Chốt tổng trước khi gửi
Tổng dư cuối của 120 khách phải bằng số dư TK 131 trên cân đối phát sinh. Không khớp thì đừng gửi đi cái nào cả.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
SUMIFS so ngày bằng chuỗi "<=31/12/2026" viết thẳng trong công thức thì máy đọc theo định dạng vùng miền; gặp máy để tháng/ngày là cắt sai kỳ mà không báo lỗi. Luôn nối với ô ngày thật: "<="&$B$2.
Cùng nhóm kế toán, công nợ & thuế
- Phân tuổi nợ công nợ 0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90Sổ công nợ có ngày hóa đơn và số tiền còn nợ. Cần chia dư nợ vào các nhóm tuổi nợ, tổng mỗi nhóm, và bôi đỏ khoản quá 90 ngày.
- Tính thuế TNCN lũy tiến bậc thang không tra bảng tayBảng lương mỗi người thu nhập tính thuế khác nhau. Tính thuế 7 bậc bằng IF lồng bảy tầng vừa dài vừa sai một ngưỡng là lệch cả cột.
- Dựng nhanh báo cáo KQKD từ bảng cân đối phát sinhCó bảng cân đối phát sinh liệt kê từng tài khoản và số dư. Cần gom về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí để ra lãi lỗ — mà tháng sau tự chạy lại.
- Bảng kê hoá đơn đầu vào – đầu ra để đối chiếu tờ khai thuế GTGTCuối tháng phải nộp tờ khai. Bảng kê hoá đơn xuất từ phần mềm ra, cần tách theo thuế suất, tính lại tiền thuế, và chắc chắn không sót, không trùng số hoá đơn.