Ngân sách năm theo phòng ban: so thực tế với kế hoạch, ai vượt trần
Đầu bài
Đầu năm mỗi phòng gửi một file ngân sách. Cuối mỗi tháng phải trả lời: phòng nào tiêu vượt, vượt khoản gì, còn lại bao nhiêu cho các tháng sau. Hiện đang làm bằng cách mở song song hai file rồi nhìn.
Các bước làm
- 1
Kế hoạch và thực tế cùng một bộ khoá
Cả hai bảng phải có cột Phòng · Khoản mục · Tháng giống hệt nhau. Kế hoạch ghi "Tiếp khách" mà thực tế ghi "Chi phí tiếp khách" là không cộng chung được — chuẩn hoá bằng bảng ánh xạ trước.
- 2
Kéo hai số về cùng một dòng
=SUMIFS(kế_hoạch, phòng, P, khoản, K, tháng, T) và một SUMIFS y hệt trên bảng thực tế. Khoá vùng bằng F4 rồi Ctrl+Enter điền cả bảng.
- 3
Ba cột chênh lệch phải có đủ
Chênh tiền =thực_tế-kế_hoạch · Chênh % =chênh/kế_hoạch · Còn lại cả năm =kế_hoạch_năm - luỹ_kế_thực_tế. Thiếu cột cuối là không ai biết còn tiêu được bao nhiêu.
- 4
Cảnh báo theo tiến độ năm, không theo con số tuyệt đối
Hết tháng 6 mà tiêu 70% ngân sách năm là báo động, dù chưa vượt. =luỹ_kế/kế_hoạch_năm so với =tháng_hiện_tại/12, chênh dương nhiều thì tô đỏ.
- 5
Xếp hạng khoản vượt nhiều nhất
Sắp giảm dần theo chênh tiền, lấy top 10. Đây là nội dung họp — không ai họp về 200 dòng khoản mục.
- 6
Bảng một trang cho từng trưởng phòng
Ô chọn phòng bằng Data Validation (Alt+↓), cả bảng chạy theo. Mỗi người xem đúng phần của mình, không thấy phòng khác — vừa gọn vừa đỡ va chạm.
- 7
Ô kiểm tra tổng
Tổng SUMIFS theo phòng phải bằng Alt+= trên cột thực tế gốc. Lệch là có dòng mang tên phòng lạ hoặc khoản mục gõ sai, đang rơi ra ngoài mọi báo cáo.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Chênh lệch tính theo % trên khoản có kế hoạch bằng 0 sẽ ra #DIV/0! hoặc bị bọc IFERROR thành trống — mà đó chính là khoản CHI NGOÀI NGÂN SÁCH, thứ đáng báo cáo nhất. Bắt riêng bằng =IF(kế_hoạch=0, "Ngoài ngân sách", ...).
Cùng nhóm ngân sách, giá thành & kiểm soát chi phí
- Giá thành sản phẩm: tập hợp nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chungXưởng sản xuất 8 mã hàng trong tháng. Nguyên vật liệu xuất theo lệnh sản xuất, nhân công chấm theo giờ, chi phí chung thì gộp một cục. Cần giá thành đơn vị từng mã để biết bán có lãi không.
- Định mức nguyên vật liệu: từ kế hoạch sản xuất ra kế hoạch mua hàngKế hoạch sản xuất 5 mã thành phẩm cho quý sau. Mỗi thành phẩm ăn 10–20 loại vật tư theo định mức. Cần biết phải mua bao nhiêu từng loại, trừ tồn kho sẵn có, và tiền là bao nhiêu.
- Doanh thu hụt kế hoạch: do bán ít hơn hay do bán rẻ hơnDoanh thu quý hụt 2 tỷ so kế hoạch. Kinh doanh nói tại thị trường, sếp muốn biết chính xác bao nhiêu do sản lượng, bao nhiêu do giá bán, mã hàng nào gây ra phần lớn. Cộng tổng không trả lời được câu này.
- Điểm hoà vốn: bán bao nhiêu thì đủ trả chi phí, còn cách bao xaSếp hỏi mỗi tháng phải bán bao nhiêu mới không lỗ, và hiện đang cách điểm đó bao xa. Trong file chỉ có bảng chi phí trộn lẫn định phí với biến phí — đó mới là việc phải làm trước.