Hàng gửi bán và hàng đang đi đường: đối chiếu ba bên cho khớp
Đầu bài
Hàng đã xuất khỏi kho nhưng chưa bán (gửi đại lý), hoặc đã mua nhưng chưa về tới kho. Ba nơi cùng giữ số: sổ kế toán, thẻ kho, và báo cáo của đại lý — ba nơi không bao giờ khớp.
Các bước làm
- 1
Định nghĩa rõ mốc chuyển giao trước khi so
Hàng thuộc về ai tại thời điểm nào phụ thuộc điều khoản giao hàng. Không thống nhất mốc này thì mọi bảng đối chiếu sau đều cãi nhau vô ích.
- 2
Ba cột số cho mỗi mã
Sổ kế toán (TK 157 hoặc 151) · thẻ kho · báo cáo đối tác. =SUMIFS trên từng nguồn, khoá vùng F4 rồi Ctrl+D cả danh sách mã.
- 3
So từng cặp chứ không so một lượt
Sổ vs kho · sổ vs đối tác · kho vs đối tác. Ba cột chênh lệch: chênh ở cặp nào chỉ thẳng vào khâu nào đang sai, so gộp thì chỉ biết có sai.
- 4
Đối chiếu theo chứng từ khi số tổng lệch
Ghép khoá =số_phiếu_xuất&"-"&mã rồi COUNTIF hai chiều, ra danh sách phiếu chỉ có ở một bên. Đây mới là thứ đem đi làm việc, không phải con số chênh.
- 5
Tuổi của hàng đang treo
=ngày_chốt - ngày_xuất_gửi. Hàng gửi bán quá 90 ngày chưa có báo cáo bán là dấu hiệu đại lý đã bán mà chưa báo, hoặc hàng đã hỏng.
- 6
Quy ra tiền và ra rủi ro
Giá trị hàng treo · giá trị treo quá 90 ngày · giá trị không có xác nhận của đối tác. Ba con số này đưa vào báo cáo, kèm đề xuất trích dự phòng nếu cần.
- 7
Chốt định kỳ chứ không đợi cuối năm
Đặt lịch đối chiếu hàng tháng. Để tới cuối năm thì chứng từ đã thất lạc và người liên quan đã nghỉ việc — bảng đúng nhưng không ai giải trình được.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Ghi giảm kho ngay khi xuất gửi bán và ghi luôn doanh thu: hàng chưa bán mà đã có doanh thu, lãi kỳ này bị thổi lên và kỳ sau hụt. Hàng gửi bán phải nằm ở TK 157 cho tới khi có báo cáo bán hàng của đại lý.
Cùng nhóm kho & giá vốn
- Đối chiếu tồn kho: sổ sách so với kiểm kê thực tếMột bên là tồn theo sổ (nhập trừ xuất), một bên là số đếm thực tế. Cần biết mã nào lệch, lệch bao nhiêu, và giá trị chênh lệch.
- Giá vốn bình quân gia quyền và lãi gộp từng lần bánNhập hàng nhiều lần giá khác nhau, cần giá vốn bình quân để tính lãi mỗi đơn bán ra — không thể lấy giá nhập gần nhất.
- Thẻ kho từng mã: nhập – xuất – tồn chạy theo ngàyChỉ có một bảng phát sinh chung cả nhập lẫn xuất cho vài trăm mã. Cần in được thẻ kho của bất kỳ mã nào, và tồn cuối phải khớp với báo cáo tổng.
- Điểm đặt hàng lại: đứt hàng là mất doanh thu, tồn nhiều là chôn vốnKhông ai nhớ nổi vài trăm mã nào sắp hết. Cần một bảng tự chỉ ra mã nào phải đặt ngay tuần này, đặt bao nhiêu, và muộn nhất là ngày nào.