Khách vừa mua vừa bán: bù trừ công nợ phải thu với phải trả
Đầu bài
Có đối tác vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp. Bên phải thu treo 300 triệu, bên phải trả treo 280 triệu, thực tế chỉ cần chuyển 20 triệu. Cần biết đối tác nào bù trừ được và bù trừ bao nhiêu.
Các bước làm
- 1
Thống nhất mã đối tác giữa hai sổ
Hai sổ thường đặt mã khác nhau cho cùng một công ty. Dựng bảng ánh xạ mã 131 ↔ mã 331 ↔ mã số thuế, lấy MÃ SỐ THUẾ làm khoá chuẩn vì nó không đổi.
- 2
Kéo số dư hai bên về một bảng
=SUMIFS(dư_131, mst, khoá) và =SUMIFS(dư_331, mst, khoá). Dùng SUMIFS chứ đừng VLOOKUP: một đối tác có thể có nhiều mã con, VLOOKUP chỉ lấy dòng đầu tiên.
- 3
Số bù trừ được
=MIN(phải_thu, phải_trả) — bù trừ chỉ tới mức nhỏ hơn giữa hai bên, phần dư giữ nguyên trạng thái cũ.
- 4
Còn lại phải thu hay phải trả
=IF(chênh>0, "Còn phải thu", IF(chênh<0, "Còn phải trả", "Sạch")) với chênh = phải_thu - phải_trả, để biết ai chuyển tiền cho ai.
- 5
Chỉ lấy đối tác có cả hai bên
=IF(AND(phải_thu>0, phải_trả>0), "Bù trừ được", "") rồi Ctrl+Shift+L lọc — đây là danh sách đem đi ký biên bản bù trừ.
- 6
Số tiền tiết kiệm được
Alt+= tổng cột bù trừ: đó là tiền không phải chuyển qua chuyển lại, con số đáng đưa vào báo cáo cho sếp.
- 7
Chốt chặn sau khi hạch toán
Chạy lại bảng: mọi dòng phải ra "Sạch" hoặc chỉ còn một bên. Còn dòng nào cả hai bên cùng dương là bút toán bù trừ chưa vào sổ.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Bù trừ trên Excel xong phải có BIÊN BẢN hai bên ký mới được ghi sổ. Bảng này là công cụ phát hiện, không phải chứng từ — hạch toán thẳng từ nó thì tới lúc kiểm toán không có gì chứng minh.
Cùng nhóm kế toán, công nợ & thuế
- Phân tuổi nợ công nợ 0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90Sổ công nợ có ngày hóa đơn và số tiền còn nợ. Cần chia dư nợ vào các nhóm tuổi nợ, tổng mỗi nhóm, và bôi đỏ khoản quá 90 ngày.
- Tính thuế TNCN lũy tiến bậc thang không tra bảng tayBảng lương mỗi người thu nhập tính thuế khác nhau. Tính thuế 7 bậc bằng IF lồng bảy tầng vừa dài vừa sai một ngưỡng là lệch cả cột.
- Dựng nhanh báo cáo KQKD từ bảng cân đối phát sinhCó bảng cân đối phát sinh liệt kê từng tài khoản và số dư. Cần gom về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí để ra lãi lỗ — mà tháng sau tự chạy lại.
- Bảng kê hoá đơn đầu vào – đầu ra để đối chiếu tờ khai thuế GTGTCuối tháng phải nộp tờ khai. Bảng kê hoá đơn xuất từ phần mềm ra, cần tách theo thuế suất, tính lại tiền thuế, và chắc chắn không sót, không trùng số hoá đơn.