Hoá đơn điện tử tải về mỗi nơi một kiểu, bóc thành bảng kê chuẩn
Đầu bài
Tải hoá đơn đầu vào từ cổng thuế và từ mấy nhà cung cấp phần mềm: tên cột mỗi bên một kiểu, ngày là chữ, tiền có dấu chấm phân cách, mã số thuế mất số 0 đầu. Cần một bảng kê duy nhất để đối chiếu.
Các bước làm
- 1
Ép mọi nguồn về cùng bộ cột trước khi gộp
Dựng bảng chuẩn 8 cột: Ngày · Ký hiệu · Số HĐ · MST người bán · Tên người bán · Tiền chưa thuế · Thuế suất · Tiền thuế. Mọi nguồn phải khớp bộ này rồi mới gộp.
- 2
Đổi tên cột tự động bằng bảng ánh xạ
Bảng phụ: tên cột nguồn → tên cột chuẩn, rồi =XLOOKUP(tiêu_đề_nguồn, cột_nguồn, cột_chuẩn, "KHÔNG BIẾT"). Cột nào ra "KHÔNG BIẾT" là nguồn có cột lạ, phải xem tay chứ đừng bỏ qua.
- 3
Sửa ngày dạng chữ
Chữ "15/03/2026" căn trái là chưa phải ngày. Chọn cột → Data → Text to Columns → Finish. Kiểm bằng =COUNT(cột) phải bằng số dòng.
- 4
Sửa tiền dính dấu phân cách và khoảng trắng lạ
=VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TRIM(ô),".",""),CHAR(160),"")) — ký tự 160 là khoảng trắng từ web, mắt không nhìn ra mà TRIM thường không bỏ được.
- 5
Chuẩn hoá mã số thuế
MST phải là CHỮ: mã bắt đầu bằng 0 mà để dạng số là mất số 0 đầu. Định dạng cột Text TRƯỚC khi dán, hoặc =TEXT(ô,"0000000000").
- 6
Gộp rồi bắt trùng
Dán nối tiếp vào bảng chuẩn, tạo khoá =MST&"-"&ký_hiệu&"-"&số_HĐ rồi =COUNTIF(cột_khoá, khoá)>1 để bắt hoá đơn tải hai lần từ hai nguồn.
- 7
Đối chiếu hai chiều với sổ mua hàng
=IF(COUNTIF(khoá_sổ, khoá)=0, "Có hoá đơn chưa vào sổ", "") rồi làm ngược lại một lượt nữa — thiếu chiều nào là sót chiều đó.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Số hoá đơn 0000123 để dạng số thành 123, khoá đối chiếu lệch hết mà cột nhìn vẫn có số. Định dạng cột thành Text TRƯỚC khi dán — dán xong mới đổi định dạng thì số 0 đầu đã mất, không lấy lại được.
Cùng nhóm kế toán, công nợ & thuế
- Phân tuổi nợ công nợ 0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90Sổ công nợ có ngày hóa đơn và số tiền còn nợ. Cần chia dư nợ vào các nhóm tuổi nợ, tổng mỗi nhóm, và bôi đỏ khoản quá 90 ngày.
- Tính thuế TNCN lũy tiến bậc thang không tra bảng tayBảng lương mỗi người thu nhập tính thuế khác nhau. Tính thuế 7 bậc bằng IF lồng bảy tầng vừa dài vừa sai một ngưỡng là lệch cả cột.
- Dựng nhanh báo cáo KQKD từ bảng cân đối phát sinhCó bảng cân đối phát sinh liệt kê từng tài khoản và số dư. Cần gom về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí để ra lãi lỗ — mà tháng sau tự chạy lại.
- Bảng kê hoá đơn đầu vào – đầu ra để đối chiếu tờ khai thuế GTGTCuối tháng phải nộp tờ khai. Bảng kê hoá đơn xuất từ phần mềm ra, cần tách theo thuế suất, tính lại tiền thuế, và chắc chắn không sót, không trùng số hoá đơn.