Một trang tài chính cho giám đốc: số lớn, xu hướng, cảnh báo
Đầu bài
Sếp không đọc file 12 sheet. Cần đúng một trang A4 in ra: doanh thu, lợi nhuận, tiền, công nợ, so kế hoạch, so cùng kỳ — làm bằng công thức để tháng sau thay dữ liệu là tự chạy.
Các bước làm
- 1
Một ô chọn kỳ, cả trang chạy theo
Ô kỳ báo cáo dùng Data Validation danh sách (Alt+↓ để xổ). Mọi con số dùng SUMIFS theo ô này — không bao giờ trỏ thẳng vào một cột tháng cố định.
- 2
Sáu con số lớn ở đầu trang
Doanh thu · Lợi nhuận · Tiền cuối kỳ · Phải thu · Phải trả · Tồn kho. Cỡ chữ to, định dạng Ctrl+1 → #,##0,, "tr", mỗi số kèm một dòng nhỏ so cùng kỳ.
- 3
Mũi tên và màu thay cho lời bình
=IF(nay>=trước, "▲", "▼")&TEXT(chênh_lệch_%, "0,0%") rồi Conditional Formatting đổi màu chữ theo dấu. Đọc lướt 3 giây là nắm.
- 4
Dải xu hướng 12 tháng
Sparkline (Insert → Sparklines → Line) cho từng chỉ tiêu, nằm gọn trong một ô cạnh con số. Không chiếm chỗ như biểu đồ mà vẫn thấy hình dạng.
- 5
Khối cảnh báo tự sinh
=IF(hiện_hành<1, "Thanh toán ngắn hạn căng", "") … nối vài dòng bằng TEXTJOIN. Không có gì bất thường thì khối này trống — im lặng cũng là thông tin.
- 6
So với kế hoạch
Cột kế hoạch nằm sẵn trong dữ liệu, tính % hoàn thành =thực_tế/kế_hoạch và thanh Data Bars trong ô. Đây là phần sếp nhìn trước tiên.
- 7
Ép đúng một trang khi in
Page Layout → Scale to Fit 1 trang ngang, Ctrl+F2 xem trước. Trang thứ hai coi như không tồn tại, thà bỏ bớt chỉ tiêu.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Nhồi 20 chỉ tiêu vào một trang thì không chỉ tiêu nào được đọc. Chọn 6 con số và bảo vệ lựa chọn đó; ai muốn xem chi tiết thì mở sheet phía sau — đó là lý do sheet phía sau tồn tại.
Cùng nhóm báo cáo tài chính & phân tích chỉ số
- Từ cân đối phát sinh dựng Bảng cân đối kế toán theo mã số chỉ tiêuPhần mềm kết xuất ra bảng cân đối phát sinh 300 dòng tài khoản. Bảng cân đối kế toán thì đòi gom vào khoảng 60 chỉ tiêu có mã số. Gom tay mỗi kỳ một lần là vừa lâu vừa sai, mà năm sau lại làm lại từ đầu.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp từ hai kỳ cân đối và kết quả kinh doanhSếp hỏi lãi 5 tỷ mà sao tài khoản không có tiền. Trả lời câu này phải có báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mà phần mềm thì xuất ra sai hoặc không xuất. Dựng bằng phương pháp gián tiếp từ hai bảng cân đối là làm được trong một buổi.
- Bộ chỉ số tài chính: thanh toán, đòn bẩy, sinh lời, vòng quay tính một lượtNgân hàng đòi bộ chỉ số, sếp đòi biết công ty khoẻ hay yếu. Mỗi lần lại tính tay từng cái trên máy tính bỏ túi rồi gõ vào Word. Cần một sheet tính hết, kỳ sau chỉ dán số mới vào.
- Phân tích dọc – ngang: cơ cấu và biến động trên cùng một bảngĐưa sếp bảng KQKD hai năm, sếp hỏi "chi phí tăng nhiều không, có bất thường gì không". Nhìn số tuyệt đối không trả lời được vì quy mô đã khác. Phải có cả tỷ trọng lẫn tốc độ tăng.