Năm chi nhánh gửi năm kiểu cột, phải ghép thành một bảng
Đầu bài
Cùng một biểu mẫu nhưng nơi để cột Ngày lên đầu, nơi để cuối, nơi chèn thêm cột ghi chú. Copy dán tay là lệch cột mà cả tháng sau mới phát hiện.
Các bước làm
- 1
Chốt danh sách cột chuẩn trước khi làm gì
Viết ra một dòng tiêu đề chuẩn ở sheet tổng: Ngày · Mã · Tên · SL · Đơn giá · Thành tiền · Chi nhánh. Mọi file về sau phải rót vào đúng khuôn này, không thương lượng.
- 2
Bắt cột theo TÊN, tuyệt đối không theo vị trí
=INDEX(dòng_dữ_liệu_nguồn, MATCH(tiêu_đề_chuẩn, dòng_tiêu_đề_nguồn, 0)), kéo ngang bằng Ctrl+R. Cột nguồn đổi chỗ bao nhiêu lần cũng vẫn về đúng ô.
- 3
Bắt file thiếu hẳn một cột
=IFNA(công_thức, "THIẾU CỘT") rồi Ctrl+Shift+L lọc chữ đó. Thiếu cột mà im lặng để trống là chỗ chết người: cuối kỳ tổng hụt mà không truy được của ai.
- 4
Gắn tên chi nhánh vào từng dòng
Chọn hết vùng dòng của chi nhánh đó, gõ tên rồi Ctrl+Enter điền một lượt. Thiếu cột này là gộp xong không tách ngược ra được nữa.
- 5
Ghép các khối lại rồi đóng Table
Dán nối tiếp xuống dưới, Ctrl+T. Quen Power Query thì Append Queries làm gọn đúng bước này — nhưng chỉ một bước đó, phần kiểm số vẫn để công thức cho mình chủ động.
- 6
Hai con số phải khớp mới coi là xong
=COUNTIFS(cột_CN, tên) so với số dòng file gốc (Ctrl+Shift+↓ đếm nhanh), và =SUMIFS(tiền, cột_CN, tên) so với tổng chi nhánh tự báo. Khớp cả hai mới đóng sổ.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
MATCH tiêu đề mà không bọc TRIM thì "Đơn giá " thừa một dấu cách sẽ không khớp "Đơn giá" — ra #N/A hàng loạt và ai cũng tưởng file hỏng. Chuẩn hoá dòng tiêu đề bằng =TRIM() trước khi đem đi MATCH.
Cùng nhóm gộp dữ liệu từ nhiều nguồn
- Gộp nhiều file tháng thành bảng năm rồi đối chiếu không để lệchMỗi tháng một file cùng mẫu, cần bảng tổng cả năm VÀ chắc chắn không sót file, không nạp trùng, tổng khớp với số đã chốt từng tháng.
- Tổng hợp 12 sheet cùng mẫu trong một fileFile có sheet T1 đến T12 cùng bố cục, cần một sheet tổng cộng dồn ô B5 của cả 12 sheet mà không gõ 12 lần.
- Ghép bảng bán hàng với danh mục mà số dòng tự nhiên phình raGhép thêm cột Nhóm hàng, Vùng, Nhân viên phụ trách từ mấy bảng danh mục. Ghép xong doanh thu tự dưng cao hơn trước, không ai chỉ ra được sai ở đâu.
- Tháng mới đổ thêm dữ liệu mà công thức với Pivot không phải sửa vùngMỗi tháng dán thêm mấy nghìn dòng vào cuối bảng. Lần nào cũng phải mở từng công thức sửa $A$2:$A$5000, sửa vùng nguồn Pivot; quên một chỗ là báo cáo thiếu hẳn một tháng mà không báo lỗi.