Phân bổ chi phí trả trước: công cụ dụng cụ, bảo hiểm, tiền thuê nhà
Đầu bài
TK 242 có mấy chục khoản, mỗi khoản một ngày phát sinh và một số kỳ phân bổ khác nhau. Cần bảng ngang 12 tháng: tháng nào khoản nào vào bao nhiêu, và cuối năm số dư còn lại phải khớp sổ cái.
Các bước làm
- 1
Dòng tiêu đề tháng phải là NGÀY THẬT
Ô đầu gõ 01/01/2026 rồi =EDATE(ô_trước,1) kéo ngang. Tiêu đề là ngày thật thì so sánh được; gõ chữ "T1" là chỉ còn cách đếm tay.
- 2
Mức phân bổ mỗi kỳ
=ROUND(giá_trị/số_kỳ, 0), khoá cột giá trị và cột số kỳ bằng $ để Ctrl+R kéo ngang 12 tháng không bị trôi.
- 3
Ô giao nhau: tháng này khoản này có phân bổ không
=IF(AND(tháng>=DATE(YEAR(ngày_bắt_đầu),MONTH(ngày_bắt_đầu),1), tháng<EDATE(ngày_bắt_đầu, số_kỳ)), mức_kỳ, 0). Viết một ô góc trên trái rồi quét cả vùng 12 cột, Ctrl+Enter điền một phát.
- 4
Kỳ cuối gánh phần lẻ
=IF(là_kỳ_cuối, giá_trị-SUM(các_kỳ_trước), mức_kỳ) — bỏ bước này thì mỗi khoản lẻ vài trăm đồng, cộng mấy chục khoản là lệch sổ cái.
- 5
Cộng theo dòng và theo cột
Alt+= cuối mỗi dòng ra tổng đã phân bổ từng khoản, Alt+= cuối mỗi cột ra chi phí tháng đó để hạch toán.
- 6
Số dư 242 cuối kỳ
=giá_trị - luỹ_kế_đã_phân_bổ. Ô kiểm tra: tổng cột này phải bằng số dư TK 242 trên cân đối phát sinh, lệch là có khoản khai sai số kỳ.
- 7
Tô mờ ô ngoài thời gian phân bổ
Conditional Formatting cho ô =0 đổ nền xám nhạt để mắt nhìn ra ngay khoản nào đã phân bổ xong, khỏi lọc.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
So tháng với ngày phát sinh mà không đưa ngày phát sinh về đầu tháng: khoản phát sinh 20/03 không được phân bổ tháng 3, dồn hết sang tháng 4 và kỳ cuối rơi ra ngoài bảng năm — tổng cột vẫn đẹp nên không ai nghi.
Cùng nhóm kế toán, công nợ & thuế
- Phân tuổi nợ công nợ 0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90Sổ công nợ có ngày hóa đơn và số tiền còn nợ. Cần chia dư nợ vào các nhóm tuổi nợ, tổng mỗi nhóm, và bôi đỏ khoản quá 90 ngày.
- Tính thuế TNCN lũy tiến bậc thang không tra bảng tayBảng lương mỗi người thu nhập tính thuế khác nhau. Tính thuế 7 bậc bằng IF lồng bảy tầng vừa dài vừa sai một ngưỡng là lệch cả cột.
- Dựng nhanh báo cáo KQKD từ bảng cân đối phát sinhCó bảng cân đối phát sinh liệt kê từng tài khoản và số dư. Cần gom về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí để ra lãi lỗ — mà tháng sau tự chạy lại.
- Bảng kê hoá đơn đầu vào – đầu ra để đối chiếu tờ khai thuế GTGTCuối tháng phải nộp tờ khai. Bảng kê hoá đơn xuất từ phần mềm ra, cần tách theo thuế suất, tính lại tiền thuế, và chắc chắn không sót, không trùng số hoá đơn.