Tạm ứng nhân viên còn treo: ai chưa hoàn, treo bao nhiêu ngày
Đầu bài
TK 141 treo mấy chục dòng tạm ứng từ đầu năm. Có người ứng 5 lần hoàn 3 lần, số tiền không khớp từng cặp. Cần biết mỗi người còn nợ bao nhiêu và khoản cũ nhất treo bao lâu rồi.
Các bước làm
- 1
Gom về một bảng, không tách sheet từng người
Ngày · Mã NV · Họ tên · Loại (Ứng/Hoàn) · Số tiền · Nội dung. Ctrl+T thành Table, đặt tên bảng cho công thức đọc ra nghĩa.
- 2
Số dư còn treo từng người
=SUMIFS(tiền, mã, NV, loại, "Ứng") - SUMIFS(tiền, mã, NV, loại, "Hoàn"). Ra 0 là sạch, dương là còn nợ, ÂM là hoàn thừa — phải soát ngay.
- 3
Khoản ứng cũ nhất chưa hoàn
=MINIFS(ngày, mã, NV, loại, "Ứng") rồi =TODAY()-ngày_đó ra số ngày treo. Muốn chốt một mốc cố định không đổi theo ngày mở file thì Ctrl+; dán ngày cứng.
- 4
Xếp nhóm tuổi nợ để nhắc
=IF(ngày_treo>90, "Quá 90 ngày", IF(ngày_treo>30, "31-90", "Trong hạn")). Conditional Formatting tô đỏ nhóm quá 90 — đây là nhóm phải trừ lương.
- 5
Liệt kê các khoản đang treo của một người
=TEXTJOIN("; ", TRUE, IF((cột_mã=NV)*(cột_loại="Ứng"), cột_nội_dung, "")) — máy chưa có Excel 365 thì nhập bằng Ctrl+Shift+Enter.
- 6
Ô kiểm tra khớp sổ
Tổng cột còn treo phải bằng số dư TK 141; =COUNTIF(còn_treo,"<0") phải bằng 0. Âm là ai đó ghi nhầm hoàn ứng sang người khác.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Đối chiếu theo HỌ TÊN là hỏng: hai người trùng tên, hoặc tên gõ lệch dấu cách. Luôn dùng mã nhân viên; chưa có mã thì tạo bằng =TRIM(tên)&"-"&phòng trước khi làm bất cứ phép cộng nào.
Cùng nhóm kế toán, công nợ & thuế
- Phân tuổi nợ công nợ 0-30 / 31-60 / 61-90 / trên 90Sổ công nợ có ngày hóa đơn và số tiền còn nợ. Cần chia dư nợ vào các nhóm tuổi nợ, tổng mỗi nhóm, và bôi đỏ khoản quá 90 ngày.
- Tính thuế TNCN lũy tiến bậc thang không tra bảng tayBảng lương mỗi người thu nhập tính thuế khác nhau. Tính thuế 7 bậc bằng IF lồng bảy tầng vừa dài vừa sai một ngưỡng là lệch cả cột.
- Dựng nhanh báo cáo KQKD từ bảng cân đối phát sinhCó bảng cân đối phát sinh liệt kê từng tài khoản và số dư. Cần gom về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí để ra lãi lỗ — mà tháng sau tự chạy lại.
- Bảng kê hoá đơn đầu vào – đầu ra để đối chiếu tờ khai thuế GTGTCuối tháng phải nộp tờ khai. Bảng kê hoá đơn xuất từ phần mềm ra, cần tách theo thuế suất, tính lại tiền thuế, và chắc chắn không sót, không trùng số hoá đơn.