Đề nghị thanh toán: kiểm hạn mức, kiểm trùng, kiểm đúng người duyệt
Đầu bài
Mỗi tuần có 60–80 đề nghị thanh toán. Phải kiểm: khoản này còn ngân sách không, đã thanh toán lần nào chưa, ai được quyền duyệt mức tiền đó. Làm tay thì tuần nào cũng lọt một cái.
Các bước làm
- 1
Bảng đề nghị có đủ khoá kiểm
Ngày · Phòng · Khoản mục · Nhà cung cấp · Số hoá đơn · Số tiền · Người đề nghị. Thiếu số hoá đơn là không bao giờ bắt được trùng.
- 2
Còn ngân sách hay không
=SUMIFS(kế_hoạch, phòng, P, khoản, K) - SUMIFS(đã_chi, phòng, P, khoản, K) - số_tiền_lần_này, âm là vượt. Trả về chữ "VƯỢT" cho dễ lọc.
- 3
Bắt đề nghị trùng
Khoá =nhà_cung_cấp&"-"&số_hoá_đơn rồi =COUNTIF(cột_khoá, khoá)>1. Trùng hay xảy ra khi một hoá đơn được hai người cùng làm đề nghị.
- 4
Cấp duyệt theo mức tiền
Bảng phân quyền: từ 0 · từ 50tr · từ 200tr → chức danh. Dò bằng =VLOOKUP(số_tiền, bảng_phân_quyền, 2, TRUE) — dò GẦN ĐÚNG, bảng phải sắp tăng dần.
- 5
So người duyệt thực tế với người phải duyệt
=IF(người_duyệt<>cấp_yêu_cầu, "SAI THẨM QUYỀN", "") — đây là phát hiện mà kiểm toán nội bộ luôn hỏi tới, và cũng là thứ Excel làm giúp trong một cột.
- 6
Cột kết luận gộp mọi lỗi
=TEXTJOIN(" · ", TRUE, lỗi_1, lỗi_2, lỗi_3) — một cột duy nhất để nhìn, trống là sạch. Ctrl+Shift+L lọc ô khác trống ra danh sách cần xử lý.
- 7
Chốt số tuần
Alt+= tổng số tiền đề nghị, tổng số tiền bị chặn, và đếm số đề nghị có lỗi. Ba con số này báo cáo lên là đủ, không cần kể chi tiết.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
VLOOKUP dò gần đúng trên bảng phân quyền CHƯA SẮP TĂNG DẦN trả về kết quả sai mà không báo lỗi — đề nghị 300 triệu có thể ra cấp duyệt của mức 50 triệu. Sắp bảng ngay khi tạo và ghi chú "KHÔNG ĐƯỢC SẮP LẠI" lên đầu.
Cùng nhóm ngân sách, giá thành & kiểm soát chi phí
- Ngân sách năm theo phòng ban: so thực tế với kế hoạch, ai vượt trầnĐầu năm mỗi phòng gửi một file ngân sách. Cuối mỗi tháng phải trả lời: phòng nào tiêu vượt, vượt khoản gì, còn lại bao nhiêu cho các tháng sau. Hiện đang làm bằng cách mở song song hai file rồi nhìn.
- Giá thành sản phẩm: tập hợp nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chungXưởng sản xuất 8 mã hàng trong tháng. Nguyên vật liệu xuất theo lệnh sản xuất, nhân công chấm theo giờ, chi phí chung thì gộp một cục. Cần giá thành đơn vị từng mã để biết bán có lãi không.
- Định mức nguyên vật liệu: từ kế hoạch sản xuất ra kế hoạch mua hàngKế hoạch sản xuất 5 mã thành phẩm cho quý sau. Mỗi thành phẩm ăn 10–20 loại vật tư theo định mức. Cần biết phải mua bao nhiêu từng loại, trừ tồn kho sẵn có, và tiền là bao nhiêu.
- Doanh thu hụt kế hoạch: do bán ít hơn hay do bán rẻ hơnDoanh thu quý hụt 2 tỷ so kế hoạch. Kinh doanh nói tại thị trường, sếp muốn biết chính xác bao nhiêu do sản lượng, bao nhiêu do giá bán, mã hàng nào gây ra phần lớn. Cộng tổng không trả lời được câu này.