Tiến độ công việc: ai trễ, còn mấy ngày, vẽ luôn thanh Gantt bằng ô
Đầu bài
Một bảng đầu việc: người làm, ngày bắt đầu, hạn chót, phần trăm hoàn thành. Mở ra phải biết ngay việc nào trễ, việc nào sắp tới hạn, và nhìn được tiến độ trên một trang.
Các bước làm
- 1
Số ngày LÀM VIỆC còn lại
=NETWORKDAYS(TODAY(), hạn_chót, ds_lễ) — trừ sẵn thứ bảy chủ nhật và ngày lễ. Danh sách lễ để một cột riêng rồi Ctrl+F3 đặt tên cho công thức đọc được.
- 2
Trạng thái tự dán nhãn
=IF(hoàn_thành=1, "Xong", IF(TODAY()>hạn_chót, "TRỄ " & (TODAY()-hạn_chót) & " ngày", IF(còn_lại<=3, "Sắp tới hạn", "Đang chạy"))), Ctrl+Enter đổ cả cột.
- 3
Đáng lẽ phải đạt tới đâu rồi
=MIN(1, MAX(0, (TODAY()-bắt_đầu)/(hạn_chót-bắt_đầu))) rồi so với phần trăm thực tế. Chênh lệch âm là đang chậm so với kế hoạch — con số này nói thật hơn cột phần trăm tự khai.
- 4
Vẽ thanh tiến độ ngay trong ô
=REPT("█", ROUND(hoàn_thành*20, 0)) & REPT("░", 20-ROUND(hoàn_thành*20, 0)) — không cần biểu đồ, không cần định dạng có điều kiện, in ra giấy đen trắng vẫn thấy.
- 5
Tô cả DÒNG theo trạng thái
Alt › H › L › N chọn Use a formula, gõ =LEFT($G2,3)="TRỄ" với khoá $ CỘT thả HÀNG, áp cho cả vùng bảng. Khoá đúng chiều chính là mẹo duy nhất để tô nguyên dòng chứ không tô mỗi ô.
- 6
Việc của từng người
=COUNTIFS(cột_người, tên, cột_trạng_thái, "TRỄ*") và =COUNTIFS(cột_người, tên). Dấu sao để bắt cả chuỗi "TRỄ 5 ngày". Bảng nhỏ này là thứ mang vào họp giao ban.
- 7
Sắp cho việc gấp nổi lên trên
Alt › A › S › S sắp hai tầng: trạng thái trước, số ngày còn lại tăng dần sau. Alt › W › F › R ghim tiêu đề, rồi Alt › H › F › D › S chọn Blanks soát xem còn ô hạn chót nào bỏ trống không.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
TODAY() tính lại mỗi lần mở file, nên bản in hôm nay và bản in tuần sau ra hai kết quả khác nhau — đúng ý khi theo dõi, sai bét khi đó là biên bản chốt tiến độ. Bản để lưu thì thay TODAY() bằng ngày chốt gõ cứng vào một ô, mọi công thức trỏ về ô đó.
Cùng nhóm ngày tháng, tiến độ & hạn
- Tính ngày công, hạn giao hàng, trừ lễ tếtCần đếm ngày làm việc giữa hai mốc và tính hạn giao sau n ngày làm việc, nhưng phải trừ thứ Bảy Chủ nhật và cả ngày lễ.
- Lịch nhắc hạn hợp đồng, bảo hành, giấy tờ hết hạnDanh sách hợp đồng có ngày ký và thời hạn. Cần tự tính ngày hết hạn, còn bao nhiêu ngày, và bật cảnh báo khi sắp tới hạn.
- Một cột ngày duy nhất, xuất ra báo cáo tuần / tháng / quýDữ liệu chỉ có cột ngày giao dịch. Sếp lúc hỏi theo tháng, lúc theo tuần, lúc theo quý. Không muốn mỗi lần hỏi lại đi lọc tay một kiểu rồi copy ra chỗ khác.
- Lịch trực / lịch giao hàng: né chủ nhật, né lễ, chia đều ngườiXếp lịch cho một đội vài người trong cả tháng: bỏ chủ nhật và ngày lễ, mỗi người số ca xấp xỉ nhau, và thêm bớt người thì lịch tự xếp lại chứ không phải làm tay.