Kiểm kê cuối kỳ: chênh thừa thiếu, quy trách nhiệm, bút toán điều chỉnh
Đầu bài
Kiểm kê xong có 180 mã lệch giữa sổ và thực tế. Cần biết lệch nào đáng kể, lệch nào do đơn vị tính, mã nào phải quy trách nhiệm, và số tiền phải điều chỉnh vào sổ là bao nhiêu.
Các bước làm
- 1
Ghép hai bảng theo mã, đừng theo tên hàng
=XLOOKUP(mã, bảng_kiểm_kê, số_lượng_đếm, "CHƯA ĐẾM") — mã nào ra "CHƯA ĐẾM" là sổ có mà kiểm kê không đếm, cũng là một loại chênh lệch phải xử lý.
- 2
Bắt cả chiều ngược lại
Mã có trong kiểm kê mà không có trong sổ: =COUNTIF(mã_sổ, mã_đếm)=0. Đây là hàng chưa nhập chứng từ, dễ bị bỏ sót vì người ta chỉ dò một chiều.
- 3
Chênh lệch số lượng và chênh lệch tiền
Chênh SL =đếm - sổ; chênh tiền =chênh_SL*đơn_giá_sổ. Xếp giảm dần theo ABS(chênh tiền) — 180 mã nhưng thường 15 mã đầu chiếm hết giá trị.
- 4
Lọc ra lệch do đơn vị tính
Chênh gấp đúng 10, 12, 24 lần thường là thùng và lẻ. =IF(MOD(sổ, đếm)=0, "Nghi đơn vị tính", "") giúp tách nhóm này ra khỏi nhóm mất hàng thật.
- 5
Ngưỡng phải giải trình
Đặt hai ngưỡng: theo tiền và theo tỷ lệ. =IF(OR(ABS(chênh_tiền)>ngưỡng_tiền, ABS(chênh_SL/sổ)>ngưỡng_%), "Phải giải trình", ""). Ngưỡng để ô riêng.
- 6
Bù trừ hàng cùng nhóm bị nhầm lẫn
Hai mã gần giống nhau, một thừa một thiếu đúng bằng nhau, là xuất nhầm mã. Bù trừ trong cùng nhóm rồi mới xét phần còn lại — nếu không thì quy trách nhiệm oan.
- 7
Ra bút toán điều chỉnh
Tổng thừa vào TK 3381, tổng thiếu vào 1381 chờ xử lý. Hai con số này là kết quả cuối cùng; kèm danh sách chi tiết làm phụ lục biên bản.
Phím dùng trong bài
Bẫy hay dính
Bù trừ thừa với thiếu trên TOÀN BỘ kho rồi báo "chênh lệch không đáng kể": mất 200 triệu hàng A và thừa 200 triệu hàng B là hai vấn đề nghiêm trọng, không phải một số không. Chỉ bù trừ trong nhóm hàng thật sự dễ nhầm nhau.
Cùng nhóm kho & giá vốn
- Đối chiếu tồn kho: sổ sách so với kiểm kê thực tếMột bên là tồn theo sổ (nhập trừ xuất), một bên là số đếm thực tế. Cần biết mã nào lệch, lệch bao nhiêu, và giá trị chênh lệch.
- Giá vốn bình quân gia quyền và lãi gộp từng lần bánNhập hàng nhiều lần giá khác nhau, cần giá vốn bình quân để tính lãi mỗi đơn bán ra — không thể lấy giá nhập gần nhất.
- Thẻ kho từng mã: nhập – xuất – tồn chạy theo ngàyChỉ có một bảng phát sinh chung cả nhập lẫn xuất cho vài trăm mã. Cần in được thẻ kho của bất kỳ mã nào, và tồn cuối phải khớp với báo cáo tổng.
- Điểm đặt hàng lại: đứt hàng là mất doanh thu, tồn nhiều là chôn vốnKhông ai nhớ nổi vài trăm mã nào sắp hết. Cần một bảng tự chỉ ra mã nào phải đặt ngay tuần này, đặt bao nhiêu, và muộn nhất là ngày nào.