2026-10-13 · Power BI & Dashboard
Cuối mỗi tháng, phòng kế toán xuất một file báo cáo bán hàng: doanh thu, mặt hàng, khách, nhân viên, khu vực. File được lưu vào thư mục, gửi sếp, rồi tháng sau lại "Save As" ra file mới. Hết năm, thư mục có 12 file, file nào cũng đúng.
Vấn đề nằm ở những câu hỏi sếp hỏi sau đó: "Năm nay tháng nào bán tốt nhất?", "Hàng nào bán chạy nhất cả năm?", "Hà Nội dạo này sao rồi?". Không file nào trả lời được, vì mỗi file chỉ nhìn thấy tháng của nó. Muốn trả lời phải mở cả 12 file, chép số ra một bảng mới, rồi cộng tay. Một dashboard thay báo cáo Excel hàng tháng giải quyết đúng chỗ này: đặt 12 tháng lên cùng một màn hình để các câu hỏi xuyên tháng có câu trả lời ngay.
Bài này cho thấy cụ thể những gì xuất hiện khi gộp 12 file lại, đo trên bộ 12 file báo cáo bán hàng năm 2025 mà đội ngũ EzTech dùng trong tài liệu giảng dạy (cùng bộ với bài phân tích sản phẩm bán chạy). Đây là dữ liệu mẫu dựng cho lớp học, không phải số của khách hàng nào. Bài chỉ in tỷ lệ.
Bộ 12 file báo cáo tháng dùng trong bài
12 file, mỗi tháng một file, cùng một bộ 13 cột: mã đơn, ngày bán, khách hàng, nhân viên, khu vực, sản phẩm, danh mục, số lượng, đơn giá, giảm giá, thành tiền, trạng thái, ghi chú. Gộp lại được 925 dòng bán hàng của 7 nhân viên ở 5 khu vực. Cột trạng thái có ba giá trị: đã thanh toán, chờ thanh toán, đã hủy. Mọi con số dưới đây đã bỏ 71 dòng đơn hủy.
Từng file riêng lẻ không có lỗi gì. Điều đáng nói là những thứ chỉ hiện ra khi 12 file nằm cạnh nhau.
Năm điều 12 file riêng lẻ không cho thấy
1. Mùa vụ: tháng cao nhất gấp 2,8 lần tháng thấp nhất
Lấy doanh thu bình quân 12 tháng (đã bỏ đơn hủy) làm mốc 100%. Tháng 11 đạt 172%, tháng 12 đạt 145%. Tháng 7 chỉ đạt 61%, ba tháng đầu năm lần lượt 65%, 63% và 80%. Tháng cao nhất gấp 2,8 lần tháng thấp nhất.
Người đọc riêng file tháng 7 chỉ thấy doanh thu tụt so với tháng 6 (98%), và dễ kết luận có chuyện bất thường. Đặt cạnh cả năm thì thấy tháng 7 là đáy, tháng 8 hồi lại 98%, rồi quý 4 bứt lên. Kế hoạch nhập hàng, chỉ tiêu bán hàng, dự báo dòng tiền đều cần đúng bức tranh này, và nó chỉ có khi nhìn liền 12 tháng.
2. Mặt hàng số 1 cả năm chỉ dẫn đầu 6 trong 12 tháng
Cộng cả năm, MacBook Air M2 là mặt hàng doanh thu cao nhất, chiếm 22,2% doanh thu. Nhưng nếu đọc từng file tháng, mặt hàng này chỉ đứng đầu ở 6 tháng. Các tháng còn lại, vị trí số 1 thuộc về hai mẫu laptop khác. Tháng 7, MacBook Air M2 xếp thứ 6.
Ai chỉ cầm file tháng 7 trong cuộc họp sẽ nghĩ mặt hàng này đang yếu đi. Ai cầm file tháng 11 lại nghĩ nó áp đảo. Cả hai đều đúng với tháng của mình và đều sai với cả năm. Dashboard cho phép chọn một tháng bằng slicer mà vẫn giữ biểu đồ xếp hạng cả năm ở bên cạnh, nên người đọc không nhầm hai thứ đó với nhau.
3. Hà Nội giảm từ 22% xuống 12% tỷ trọng doanh thu
Tỷ trọng doanh thu của khu vực Hà Nội ở quý 1 và quý 2 đều là 22%. Sang quý 3 còn 13%, quý 4 còn 12%. Cùng lúc, Cần Thơ tăng từ 15% lên 22%. Không file tháng nào có cột "so với quý trước", nên dịch chuyển này không ai thấy cho tới khi có người gộp số.
Bảng nhân viên cũng vậy: 7 nhân viên thì 6 người từng có ít nhất một tháng dẫn đầu doanh số. Khen thưởng theo bảng xếp hạng từng tháng dễ khen nhầm người gặp may một tháng.
4. "Chờ thanh toán" trong file cũ là ảnh chụp đã đóng băng
160 dòng có trạng thái "chờ thanh toán", tương đương 19,8% doanh thu. File tháng 1 vẫn ghi 12 dòng chờ thanh toán, vì file được lưu từ tháng 1 và không ai mở lại để sửa. Đơn đó đã thu tiền chưa, 12 file không trả lời được. Trạng thái thanh toán là thứ thay đổi theo thời gian, nên nó phải được đọc từ dữ liệu đang sống (sổ công nợ, phần mềm bán hàng), không đọc từ bản lưu cuối tháng.
5. Dòng "TỔNG CỘNG" của mỗi file cộng cả đơn hủy
Mỗi file có một dòng "TỔNG CỘNG" dưới bảng. Đội ngũ EzTech cộng lại từng dòng chi tiết để kiểm và thấy dòng tổng của cả 12 file đều cộng mọi đơn, kể cả đơn đã hủy. Cả năm, đơn hủy chiếm 7,7% con số trên các dòng tổng. Ở phần lớn các tháng tỷ lệ này dưới 11%, nhưng tháng 7 lên tới 38,2%: hơn một phần ba "doanh thu" trên dòng tổng của file tháng 7 là đơn không bán được.
Đọc riêng file tháng 7, không có gì báo hiệu điều đó. Chỉ khi đặt 12 tháng cạnh nhau, tỷ lệ hủy của tháng 7 mới nổi lên như một điểm phải hỏi lại bộ phận bán hàng.
Dashboard thay 12 file báo cáo được dựng thế nào
Cách làm không đòi hỏi bỏ thói quen xuất file mỗi tháng. Chỉ đổi chỗ đặt công thức.
- Một thư mục nguồn. 12 file tháng (và các tháng sau) nằm chung một thư mục, đặt tên theo cùng quy ước, ví dụ
BanHang_T01_2025.xlsx. - Gộp bằng Power Query. Vào Data → Get Data → From File → From Folder, chọn thư mục, bấm Combine & Transform Data. Ở bước này phải lọc dòng tổng: bộ 12 file có 937 dòng thô, trong đó 12 dòng "TỔNG CỘNG" nằm ngay dưới mỗi bảng. Cách làm chi tiết có ở bài gộp nhiều file Excel bằng Power Query.
- Định nghĩa doanh thu một lần. Bỏ đơn hủy, tách đơn chờ thanh toán thành chỉ tiêu riêng. Viết thành measure một lần, mọi trang dùng chung.
- Bốn trang. Tổng quan (doanh thu 12 tháng, so bình quân), sản phẩm (xếp hạng cả năm cạnh xếp hạng tháng đang chọn), khu vực và nhân viên (tỷ trọng theo quý), khách hàng.
- Slicer tháng, quý. Người đọc tự chọn kỳ, không cần file riêng cho từng kỳ.
- Tháng mới: thả file, bấm Refresh. Không chép số, không sửa công thức.
Làm bằng Excel (Power Query + PivotTable + Slicer) hay Power BI đều được. Bài Power BI và Excel: khi nào nên chuyển có tiêu chí để chọn. Muốn xem một dashboard bán hàng đã dựng xong trông thế nào, các bạn có thể mở mẫu báo cáo phân tích bán hàng.
Ba việc phải kiểm khi chuyển sang dashboard
- Tổng dashboard phải khớp tổng của 12 file. Mỗi file đã có dòng tổng của nó. Cộng tổng mọi trạng thái trên dashboard rồi so với tổng 12 dòng "TỔNG CỘNG"; khớp rồi mới trừ đơn hủy. Với bộ dữ liệu trong bài, con số doanh thu sau khi bỏ đơn hủy thấp hơn tổng các file 7,7%, và cần nói trước điều này với người quen đọc file cũ. Lệch theo kiểu khác là có dòng bị lọc thiếu hoặc bị đếm hai lần.
- Các file phải cùng cấu trúc. Bộ dữ liệu trong bài có 12 file cùng đúng một bộ cột, nên gộp thẳng được. Thực tế hay gặp file đổi tên cột giữa năm; khi đó cần một bước chuẩn hoá như bài gộp file Excel khác cấu trúc.
- Định nghĩa phải thống nhất với báo cáo cũ. Nếu báo cáo tháng trước đây tính doanh thu có cả đơn chờ thanh toán, dashboard cũng phải nói rõ mình tính thế nào, kẻo hai con số "doanh thu tháng 3" cãi nhau trong cuộc họp.
Câu hỏi thường gặp
Có dashboard rồi thì có cần giữ file báo cáo tháng không?
Nên giữ bản xuất PDF hoặc file chốt của từng tháng để lưu hồ sơ, vì đó là con số đã báo cáo tại thời điểm đó. Dashboard dùng để phân tích; file chốt dùng để đối chiếu khi cần.
Doanh nghiệp nhỏ có cần Power BI không, hay Excel là đủ?
Với lượng dữ liệu như bộ trong bài (chưa tới một nghìn dòng mỗi năm), Excel với Power Query, PivotTable và Slicer là đủ. Power BI đáng dùng khi cần chia sẻ cho nhiều người xem trên trình duyệt, phân quyền theo chi nhánh, hoặc khi dữ liệu nhiều nguồn.
Mất bao lâu để dựng dashboard từ 12 file?
Phụ thuộc chủ yếu vào việc 12 file có cùng cấu trúc hay không. Cùng cấu trúc thì phần gộp dữ liệu rất nhanh; phần tốn thời gian hơn là thống nhất định nghĩa chỉ tiêu và chọn biểu đồ cho đúng câu hỏi người đọc hay hỏi.
Từ 12 file sang một màn hình
12 file báo cáo tháng ghi lại đúng từng tháng; dashboard trả lời được câu hỏi giữa các tháng. Nếu các bạn muốn tự dựng, khóa DATA BUSINESS đi từ gộp dữ liệu tới báo cáo quản trị hoàn chỉnh trên Power BI. Nếu doanh nghiệp cần đội ngũ EzTech dựng dashboard trên dữ liệu của mình, xem giải pháp dữ liệu doanh nghiệp hoặc liên hệ để được tư vấn.
