2026-09-30 · Power BI & Dashboard
Báo cáo bán hàng hằng tháng được gom từ 24 file Excel, mỗi file một tháng. Người làm báo cáo có một file tổng hợp với vài Pivot Table. Sếp hỏi doanh thu chi nhánh so với cùng kỳ, rồi hỏi tiếp theo kênh bán, mỗi câu hỏi thành một bản Excel mới gửi qua email. Tới cuối quý, trong hộp thư có năm bản cùng tên, không ai chắc bản nào mới nhất.
Câu hỏi "có nên chuyển sang Power BI không" thường được đặt như một cuộc so tài giữa hai phần mềm. Thực tế, lựa chọn giữa Power BI và Excel phụ thuộc vào cách báo cáo được dùng: ai xem, xem bao nhiêu lần, cần làm mới ra sao. Bài này so sánh hai công cụ trên cùng một bộ dữ liệu demo của EzTech: 24 file bán hàng theo tháng, từ 01/2024 đến 12/2025, gộp lại 24.017 dòng, đã được dựng thành một báo cáo Power BI 6 trang. Các giới hạn và điều kiện giấy phép lấy từ tài liệu của Microsoft.
Power BI và Excel giống nhau nhiều hơn các bạn nghĩ
Phần gom và làm sạch dữ liệu dùng chung một công cụ: Power Query. Báo cáo Power BI mẫu gom 24 file bằng một truy vấn: đọc cả thư mục, lọc các file có tên bắt đầu bằng "Ban hang", lấy sheet Data của từng file rồi nối lại. Chép nguyên đoạn mã của truy vấn đó (ngôn ngữ M) sang Power Query trong Excel, bấm Refresh, kết quả ra đúng 24.017 dòng, 14 cột, không phải sửa bước nào.
Dung lượng cũng hiếm khi là lý do phải chuyển. Theo Microsoft, một sheet Excel chứa được 1.048.576 dòng. Data Model trong Excel (Power Pivot) chứa tới 1.999.999.997 dòng mỗi bảng và cũng viết được measure bằng DAX như Power BI. 24.017 dòng của bộ demo chưa dùng tới 3% sức chứa một sheet.
Vì vậy, học Power Query trong Excel không phí công khi sau này chuyển sang Power BI. Lý do có ở bài vì sao nên học Power Query trước khi học Power BI.
Khác nhau ở cách báo cáo được xem, chia sẻ và làm mới
| Tiêu chí | Excel | Power BI |
|---|---|---|
| Người xem nhận gì | Một file, mỗi người giữ một bản | Đường link tới cùng một báo cáo |
| Làm mới số liệu | Mở file, bấm Refresh All | Tự làm mới theo lịch trên Power BI Service |
| Mỗi người thấy một phần dữ liệu | Tách thành nhiều file | Row-level security trong cùng một báo cáo |
| Lọc chéo | Slicer nối vào các Pivot | Bấm vào một biểu đồ, cả trang lọc theo |
| Chi phí | Có sẵn trong bộ Office đang dùng | Desktop miễn phí; chia sẻ cần giấy phép |
Nhiều người cùng xem một bản số
Với Excel, mỗi lần gửi báo cáo là một bản sao. Người nhận lọc, sửa, chuyển tiếp, và các bản bắt đầu lệch nhau. Với Power BI, báo cáo được đưa lên Power BI Service, người xem mở cùng một đường link, lúc nào cũng là bản đang có trên đó.
Điều kiện: theo Microsoft, người chia sẻ cần giấy phép Power BI Pro hoặc Premium Per User (PPU), người nhận cũng cần một trong hai giấy phép này, trừ khi báo cáo nằm trong dung lượng Premium hoặc Fabric (người dùng giấy phép miễn phí chỉ xem được khi dung lượng từ F64 trở lên). Bảng so sánh và mức giá có ở bài Power BI miễn phí và Pro khác gì nhau.
Làm mới không cần ai mở file
File Excel chỉ cập nhật khi có người mở và bấm Refresh All. Power BI Service làm mới theo lịch: tối đa 8 lần mỗi ngày với mô hình trên shared capacity (giấy phép Pro), 48 lần với Premium, PPU hoặc Fabric.
Chỗ hay vướng là nơi đặt file nguồn. File nằm trên máy tính hoặc ổ chung trong mạng nội bộ thì phải cài on-premises data gateway, Power BI mới đọc được để làm mới. Microsoft cũng đã bỏ cách tải file Excel từ máy lên workspace rồi đặt lịch làm mới. File đặt trên OneDrive for work or school hoặc SharePoint và kết nối thẳng tới bản trên mây thì Power BI tự kiểm tra thay đổi khoảng mỗi giờ. Nếu truy vấn đọc file qua thư mục OneDrive đồng bộ trên máy thì vẫn cần gateway.
Mỗi người chỉ thấy phần của mình
Giám đốc chi nhánh Hà Nội chỉ được xem số của Hà Nội. Với Excel, cách duy nhất là tách thành nhiều file rồi gửi riêng, tháng nào cũng tách lại. Power BI có row-level security (RLS): định nghĩa vai trò kèm bộ lọc DAX trong Power BI Desktop, sau đó gán người dùng vào vai trò trên Service. Một báo cáo, mỗi người mở ra thấy đúng phạm vi của mình. RLS chỉ giới hạn được người có quyền Viewer, người có quyền sửa workspace vẫn thấy toàn bộ.
Chỉ số định nghĩa một lần, dùng ở mọi trang
Báo cáo Power BI mẫu có 6 trang (Tổng quan điều hành, Khu vực và chi nhánh, Xu hướng thời gian, Phân tích sản phẩm, Phân tích khách hàng, Nhân viên bán hàng) với 48 biểu đồ, thẻ số và bảng, cộng 3 slicer mỗi trang. Tất cả dùng chung 16 measure. Doanh thu cùng kỳ năm trước chỉ viết một lần:
Doanh thu năm trước = CALCULATE([Doanh thu], SAMEPERIODLASTYEAR(DimDate[Date]))
Trong Excel, so sánh cùng kỳ làm được bằng Show Values As → % Difference From trên từng Pivot Table, nhưng mỗi Pivot phải cài lại một lần, và hai người cài theo hai cách thì ra hai con số. Power Pivot trong Excel cũng có measure, nhưng khi báo cáo đã tới mức vài trang, vài chục biểu đồ và nhiều người xem, Power BI gọn hơn.
6 dấu hiệu nên chuyển báo cáo sang Power BI
- Cùng một bộ số gửi cho nhiều người mỗi tuần, và đã có lần hai người mang hai bản khác nhau vào cuộc họp.
- Mỗi người xem chỉ được thấy một phần: theo chi nhánh, vùng, nhóm khách hàng. Tách file thủ công mỗi tháng là dấu hiệu rõ nhất.
- Mỗi buổi họp lại phát sinh câu hỏi mới, mỗi câu hỏi thành một Pivot Table mới trong file tổng hợp.
- Dữ liệu đến từ nhiều nguồn cần nối với nhau: phần mềm kế toán, file bán hàng, dữ liệu sàn thương mại điện tử.
- Báo cáo cần tự cập nhật theo lịch, không phụ thuộc người làm báo cáo có mở máy hay không.
- So sánh theo thời gian đã thành việc thường ngày: cùng kỳ năm trước, lũy kế từ đầu năm, so với tháng trước, trên nhiều góc nhìn cùng lúc.
Chỉ có một hai dấu hiệu, và báo cáo chỉ vài người xem, thì Excel với Power Query vẫn đủ dùng. Cách dựng báo cáo Excel tự cập nhật có ở bài Power Query và Pivot Table.
Việc nên giữ ở Excel
- Nhập liệu và biểu mẫu. Power BI dùng để xem, không dùng để nhập. Dữ liệu đầu vào vẫn nằm trong Excel hoặc phần mềm nghiệp vụ.
- Tính tay và thử kịch bản nhanh: thay một giả định, xem kết quả ngay trong ô.
- Đối chiếu từng dòng như công nợ, hóa đơn, tồn kho, nơi cần nhìn và đánh dấu từng chứng từ.
- File gửi ra ngoài cho khách hàng, đối tác, kiểm toán, cần đúng mẫu và mở được mà không cần tài khoản.
Chuyển sang Power BI theo 4 bước
- Chuẩn hóa nguồn bằng Power Query ngay trong Excel. Các bước gom file, làm sạch, đổi kiểu dữ liệu dùng lại được nguyên văn trong Power BI, như ví dụ 24 file ở trên.
- Dựng mô hình trong Power BI Desktop. Desktop miễn phí, chạy trên Windows 10 hoặc Windows Server 2016 trở lên. Báo cáo mẫu gồm một bảng bán hàng, một bảng lịch tự sinh từ ngày bán nhỏ nhất đến lớn nhất (tròn năm, 731 ngày), một quan hệ nối hai bảng và 16 measure.
- Đặt file nguồn ở nơi Power BI tự đọc được: OneDrive for work or school hoặc SharePoint, kết nối thẳng tới file trên mây. File phải nằm trên máy hay ổ nội bộ thì cài gateway.
- Publish và chia sẻ cho một nhóm nhỏ trước, kiểm tra số với báo cáo Excel cũ ít nhất một kỳ rồi mới bỏ file cũ.
Câu hỏi thường gặp
Power BI có miễn phí không?
Power BI Desktop miễn phí, đủ để dựng báo cáo trên máy mình. Chia sẻ báo cáo cho người khác qua Power BI Service cần giấy phép Pro hoặc PPU cho cả người chia sẻ lẫn người xem, trừ khi công ty dùng dung lượng Premium hoặc Fabric.
Dùng máy Mac có làm được Power BI không?
Power BI Desktop là ứng dụng Windows. Trên máy Mac vẫn xem được báo cáo đã publish qua trình duyệt, nhưng muốn dựng báo cáo cần một máy chạy Windows.
Chuyển sang Power BI thì có bỏ Excel không?
Không. Excel vẫn là nơi nhập liệu, tính tay và đối chiếu. Power BI thay phần báo cáo gửi cho nhiều người, còn các bước Power Query đã dựng trong Excel dùng tiếp được.
Xem báo cáo mẫu trước khi quyết định
Trang 41 báo cáo Power BI mẫu của EzTech cho xem demo trực tiếp theo từng nhóm nghiệp vụ: tài chính, bán hàng, kho, nhân sự. Khóa DATA BUSINESS đi từ dữ liệu thô đến một bộ báo cáo quản trị hoàn chỉnh trên Power BI. Doanh nghiệp cần dựng hệ thống báo cáo riêng có thể xem dịch vụ giải pháp dữ liệu hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.
