2026-09-05 · Ứng dụng ngành
Hỏi năm người bán hàng "mặt hàng nào bán chạy nhất", ai cũng trả lời được ngay. Hỏi tiếp "mặt hàng nào đang nuôi cửa hàng", phần lớn im một lúc rồi trả lời đúng cái tên vừa nói.
Hai câu hỏi đó cho ra hai bảng xếp hạng khác nhau, và khoảng cách giữa chúng thường lớn hơn mọi người tưởng. Trong bộ dữ liệu dưới đây, mặt hàng đứng thứ 2 về sản lượng chỉ đứng thứ 13 về doanh thu — nó chiếm 1,1% doanh thu cả năm.
Bài này dùng một bộ dữ liệu bán hàng 12 tháng để đi qua: cách xếp hạng sản phẩm cho ra kết luận dùng được, bốn con số phải đặt cạnh doanh thu, và một câu mà bảng này không trả lời được — chỗ mà rất nhiều báo cáo "hiệu quả sản phẩm" dừng lại mà vẫn tự nhận là đã đo hiệu quả.
Bộ dữ liệu dùng trong bài
Đội ngũ EzTech dùng bộ file này trong tài liệu giảng dạy: 12 file Excel, mỗi tháng một file, cùng một bộ cột. Đây là dữ liệu mẫu dựng cho lớp học, không phải số của khách hàng nào.
Sau khi gộp lại: 925 dòng bán hàng, 20 mặt hàng thuộc 6 danh mục, 19 khách hàng doanh nghiệp. Cột trạng thái có ba giá trị: Đã thanh toán, Chờ thanh toán, Đã hủy.
Loại 71 dòng đơn hủy, còn 854 dòng với tổng doanh thu 26,56 tỷ và sản lượng 3.014 sản phẩm.
"Bán chạy" và "nuôi cửa hàng" là hai bảng xếp hạng khác nhau
Xếp 20 mặt hàng theo sản lượng, rồi ghi kèm thứ hạng của chính nó theo doanh thu:
| Mặt hàng | Sản lượng | Hạng sản lượng | Hạng doanh thu | % doanh thu |
|---|---|---|---|---|
| Màn hình Samsung 32" QHD | 210 | 1 | 5 | 7,9% |
| Webcam Logitech C920 | 198 | 2 | 13 | 1,1% |
| Bàn phím cơ Keychron K2 | 180 | 3 | 14 | 0,9% |
| Máy in HP LaserJet M110w | 177 | 4 | 11 | 2,7% |
| Tai nghe JBL Tune 510BT | 170 | 5 | 17 | 0,6% |
| Túi laptop 15.6" | 159 | 7 | 20 | 0,2% |
| MacBook Air M2 | 155 | 8 | 1 | 22,2% |
MacBook Air M2 bán ít hơn webcam 43 chiếc, nhưng mang về gấp 20 lần doanh thu. Bốn mặt hàng xếp ngay sau vị trí quán quân sản lượng — hạng 2 đến hạng 5 — cộng lại chỉ được 5,2% doanh thu cả năm. Còn cái túi laptop đứng hạng 7 về sản lượng thì đứng chót bảng doanh thu.
Điều này không có nghĩa mấy mặt hàng phụ kiện là vô dụng. Chúng kéo khách vào và đi kèm đơn lớn. Nhưng nếu bảng theo dõi hằng tuần chỉ xếp theo sản lượng, thì mọi quyết định về trưng bày, khuyến mại và đặt hàng đều đang chạy theo nhóm chiếm 5% doanh thu.
Chia ABC: 7 trên 20 mặt hàng đang gánh 80% doanh thu
Cộng dồn doanh thu từ cao xuống thấp rồi cắt theo mốc phần trăm, ra ba nhóm:
| Nhóm | Số mặt hàng | % doanh thu | Việc phải làm với nhóm này |
|---|---|---|---|
| A | 7 | 80,8% | Không được để hết hàng. Theo dõi tồn theo tuần, chốt hợp đồng nguồn cung. |
| B | 5 | 14,1% | Chỗ tìm tăng trưởng. Thử khuyến mại, thử bán kèm, đo lại sau mỗi đợt. |
| C | 8 | 5,1% | Soát chi phí giữ hàng. Giữ vì kéo khách thì giữ ít, đừng ôm tồn. |
Mốc 80/14/5 ở trên là mốc quen dùng, nhưng đừng bám cứng con số. Điều đáng nhìn là độ dốc: cửa hàng có 7 mặt hàng gánh 80% thì rủi ro tập trung rất cao — một mặt hàng nhóm A hết hàng hai tuần là cả quý hụt thấy rõ. Cửa hàng nào cần 30 mặt hàng mới đủ 80% thì bài toán ngược lại: chi phí quản lý danh mục mới là chỗ đáng siết.
Bốn con số phải đứng cạnh doanh thu
Xếp hạng theo doanh thu vẫn chưa đủ để gọi là phân tích hiệu quả. Bốn cột dưới đây đổi hẳn kết luận.
1. Chiết khấu thật đã cho đi bao nhiêu
Cột "Thành tiền" trên file đã là số sau giảm giá. Nhân lại số lượng với đơn giá gốc rồi so, ra tổng chiết khấu cả năm 727 triệu, tương đương 2,67% doanh thu.
Con số trung bình đó che mất phần chênh giữa các mặt hàng. Asus VivoBook 14 chịu chiết khấu 3,21% — không phải mức cao nhất theo tỷ lệ, nhưng vì nó là mặt hàng nhóm A nên số tiền chiết khấu là 107 triệu, lớn nhất trong 20 mặt hàng. Mọi mặt hàng có tỷ lệ chiết khấu cao hơn nó đều là hàng nhỏ, cộng lại không bằng.
2. Tỷ lệ hủy đơn
71 trong 925 dòng bị hủy, tức 7,7%. Nhưng tỷ lệ này rất lệch giữa các mặt hàng: Laptop Dell Inspiron 15 — mặt hàng đứng thứ 2 về doanh thu — có 7 trên 57 đơn bị hủy, tức 12,3%. Chuột Logitech MX Master 3 còn cao hơn: 14,7%.
Đơn hủy không chỉ là doanh thu mất. Nó đã tốn công nhập liệu, có thể đã tốn công giữ hàng và giao hàng. Một mặt hàng nhóm A mà hủy trên 10% là dấu hiệu phải đi hỏi: hết hàng, giao chậm, hay báo giá sai.
3. Tiền đã về hay chưa
Trong 26,56 tỷ doanh thu, phần "Chờ thanh toán" là 5,27 tỷ — bằng 24,8% so với phần đã thu. Một mặt hàng doanh thu cao mà phần lớn nằm ở nhóm chờ thanh toán thì nó đang nuôi công nợ chứ chưa nuôi dòng tiền.
Đây là chỗ nên nối bảng sản phẩm với bảng công nợ. Cách theo dõi công nợ phải thu đội ngũ EzTech đã viết ở bài Đối chiếu công nợ tự động bằng Power Query, và báo cáo mẫu nằm ở Công nợ phải thu.
4. Vòng quay tồn kho của chính mặt hàng đó
Bộ dữ liệu này không có cột tồn kho nên bài không tính được. Nhưng khi có, đây là cột đổi kết luận mạnh nhất với nhóm C: một mặt hàng chiếm 0,2% doanh thu mà chiếm 8% diện tích kho thì nó đang ăn tiền chứ không phải kéo khách. Cách dựng cảnh báo tồn kho ở bài Báo cáo tồn kho: cảnh báo hết hàng và hàng chết.
Câu mà bảng này không trả lời được
Nói thẳng: không có cột giá vốn thì không kết luận được mặt hàng nào lãi nhất. Bảng trên chỉ xếp được theo doanh thu.
Khoảng cách giữa hai thứ đó rất lớn trong ngành thiết bị. Laptop thường là hàng biên lợi nhuận mỏng, phụ kiện thì ngược lại. Hoàn toàn có khả năng webcam đứng hạng 13 doanh thu lại đóng góp lợi nhuận cao hơn thứ hạng của nó — nhưng đó là giả thuyết, không phải kết luận, chừng nào chưa có cột giá vốn.
Muốn đi tiếp thì cần một trong hai thứ: cột giá vốn từng dòng lấy từ phần mềm kế toán, hoặc bảng định mức giá vốn theo mặt hàng để nhân ra. Chưa có thì bảng nên ghi rõ tên là "hiệu quả doanh thu theo sản phẩm", đừng gọi là báo cáo lợi nhuận. Gọi sai tên thì người đọc sẽ ra quyết định cắt hàng dựa trên thứ mà bảng chưa hề đo.
Ba bẫy làm sai số ngay từ bước gộp file
- Dòng "TỔNG CỘNG" nằm trong dữ liệu. Mỗi file tháng có một dòng tổng ngay dưới bảng. Gộp 12 file mà không lọc thì tổng doanh thu gấp đúng hai lần, và con số vẫn trông hợp lý nên không ai nghi. Bước gộp phải lọc dòng này ngay ở Power Query, sau đó cộng tay các dòng chi tiết rồi so với chính dòng tổng để kiểm.
- Đơn hủy cộng vào doanh thu. Cộng cả 925 dòng ra 28,77 tỷ, loại đơn hủy còn 26,56 tỷ — vống 8,3%. Không dòng nào báo lỗi, vì đơn hủy vẫn có đủ số lượng và thành tiền.
- Xếp hạng theo cột "Thành tiền" mà không nhìn chiết khấu. Hai mặt hàng cùng doanh thu 1 tỷ, một cái bán đúng giá, một cái chiết khấu 5% — sức bán của chúng khác nhau, mà cột thành tiền thì giống nhau.
Làm bảng này trong Excel: sáu bước
- Gộp 12 file bằng Power Query theo thư mục, không copy tay. Chi tiết ở bài Gộp nhiều file Excel thành 1 bằng Power Query.
- Lọc dòng tổng và dòng rỗng ngay trong bước gộp, kèm một bước kiểm số dòng trước và sau.
- Tách trạng thái thành cột riêng để đơn hủy và đơn chờ thanh toán tính được riêng, đừng loại chúng khỏi bảng — bạn cần đếm chúng.
- Thêm cột giá gốc bằng số lượng nhân đơn giá, và cột chiết khấu bằng hiệu với thành tiền.
- Dựng Pivot theo mặt hàng với các cột: doanh thu, sản lượng, chiết khấu, số đơn, số đơn hủy. Sắp xếp giảm dần theo doanh thu, thêm cột phần trăm tích lũy để cắt nhóm ABC.
- Đưa lên Power BI nếu cần xem theo tháng và theo khu vực cùng lúc. Mẫu tham khảo ở Phân tích bán hàng và Phân tích doanh số.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng có vài nghìn mã hàng thì chia ABC kiểu gì cho xuể?
Chia theo nhóm hàng trước, theo mã sau. Với vài nghìn mã, bảng ở mức mã chỉ dùng để tra khi cần; bảng để họp hằng tuần nên ở mức nhóm hàng, kèm danh sách 20 mã nhóm A.
Nên xếp hạng theo doanh thu hay theo lợi nhuận gộp?
Theo lợi nhuận gộp nếu có giá vốn. Không có thì xếp theo doanh thu và ghi rõ giới hạn đó trên chính bảng, để người đọc không hiểu nhầm.
Mặt hàng bán chạy nhưng doanh thu thấp thì có nên bỏ không?
Đừng quyết bằng một bảng. Trước khi bỏ, kiểm xem nó có xuất hiện trong đơn hàng của khách nhóm A không. Nhiều mặt hàng nhỏ tồn tại vì nó đi kèm đơn lớn, bỏ đi thì mất cả đơn.
Bao lâu nên chạy lại bảng này?
Theo tháng là đủ cho việc xếp nhóm ABC. Riêng tỷ lệ hủy đơn của nhóm A thì nên xem theo tuần, vì nó là loại tín hiệu càng phát hiện sớm càng đỡ.
Bắt đầu từ đâu
Việc rẻ nhất mà làm được ngay trong buổi chiều: lấy dữ liệu bán hàng 12 tháng gần nhất, xếp hai bảng — một theo sản lượng, một theo doanh thu — rồi đặt cạnh nhau. Khoảng cách giữa hai bảng đó thường là thứ khiến mọi người trong phòng họp ngồi thẳng lên.
Đội ngũ EzTech dựng hệ thống báo cáo bán hàng cho chuỗi bán lẻ trong dịch vụ giải pháp dữ liệu, và dạy cách tự dựng trong khóa DATA BUSINESS. Muốn xem bảng này chạy trên số liệu của chính cửa hàng mình, các bạn để lại thông tin ở trang liên hệ.
