2026-09-25 · AI & Công nghệ
Cuối tháng, kế toán mở hai file cạnh nhau: sổ tiền gửi ngân hàng xuất từ phần mềm kế toán và sổ phụ tải về từ ngân hàng. Hơn một trăm dòng mỗi bên, dò từng dòng theo ngày và số tiền, tô màu dòng đã khớp, ghi chú dòng lệch. Việc không khó, chỉ dài và dễ sót.
Bài này đi qua một cách làm khác: dùng AI tạo app đối chiếu chạy ngay trong trình duyệt, không cần biết lập trình. AI không nhận hai file dữ liệu. AI nhận đề bài: hai file có cấu trúc thế nào và đối chiếu theo luật nào. Kết quả là một file HTML, kéo hai file Excel vào, bấm một nút, nhận về file Excel chia sẵn bốn nhóm: khớp, nghi vấn, chỉ có trong sổ, chỉ có trong sao kê. Toàn bộ số liệu dưới đây là kết quả chạy thật app trên bộ dữ liệu demo của EzTech, kèm ba ca thử cho thấy app sai ở đâu.
Bộ dữ liệu demo và cái app được tạo ra
Thư mục demo có hai cặp file, mỗi cặp là một tháng của cùng một công ty:
- Tháng 11/2025 (bộ để làm app): sổ nhật ký chung xuất kiểu MISA có 113 giao dịch qua tài khoản 1121, sổ phụ ngân hàng có 112 giao dịch.
- Tháng 12/2025 (bộ để kiểm app): sổ kế toán 150 giao dịch, sổ phụ 148 giao dịch.
Hai file có cách ghi rất khác nhau. Sổ kế toán ghi "Thu tiền KH Cty CP Long Việt theo HĐ 0023460", còn sao kê ghi "CK DEN TU CP LONG VIET TT HD0023460": viết hoa, không dấu, số hóa đơn dính liền chữ HD. Sổ kế toán để tiền vào ở cột Phát sinh Nợ, sao kê để tiền vào ở cột Số tiền ghi có. Cả hai file đều có mấy dòng tiêu đề và dòng tổng cộng nằm trong bảng.
App là một file HTML duy nhất, thư viện đọc Excel được nhúng sẵn bên trong. Đọc mã của nó thì không có lệnh nào gửi dữ liệu ra mạng: file được đọc ngay trong trình duyệt và kết quả tải thẳng về máy. Đây là điểm khác với việc tải sổ ngân hàng lên một công cụ AI công cộng, chuyện đã bàn kỹ ở bài bảo mật dữ liệu khi dùng AI.
Đề bài giao cho AI cần có những gì
App chỉ tốt bằng đề bài. Muốn AI viết ra một công cụ đối chiếu dùng được, đề bài cần nói rõ bốn thứ.
1. Cấu trúc hai file
Tên cột tiêu đề của từng file, cột nào là ngày, cột nào là tiền vào, cột nào là tiền ra, và dòng nào phải bỏ qua (dòng tiêu đề trên cùng, dòng "Tổng cộng", "Tổng phát sinh", "Số dư cuối kỳ"). Mô tả cấu trúc bằng chữ là đủ, không cần đưa file thật.
2. Luật ghép cặp, theo thứ tự ưu tiên
Ghép chắc chắn trước, ghép nghi vấn sau. App trong demo ghép qua bốn lượt:
- Khớp hoàn toàn: cùng ngày, cùng số tiền, cùng chiều tiền vào hoặc tiền ra. Nếu cùng ngày có hai giao dịch cùng số tiền, app đọc số hóa đơn trong diễn giải để tách đúng cặp.
- Lệch ngày: cùng số tiền, cùng chiều, diễn giải giống nhau, khác ngày.
- Lệch tiền: cùng ngày, cùng chiều, diễn giải giống nhau, tiền chênh dưới 1 triệu đồng.
- Lệch cả ngày lẫn tiền: diễn giải giống nhau, tiền chênh dưới 2 triệu đồng.
Phần còn lại rơi vào hai nhóm "chỉ có trong sổ kế toán" và "chỉ có trong sao kê".
3. Cách so diễn giải
Hai file viết khác nhau nên phải nói rõ cách coi hai diễn giải là "giống nhau": bỏ dấu, viết hoa, rồi ưu tiên so số hóa đơn. Không có số hóa đơn thì so từ khóa, sau khi bỏ những từ xuất hiện ở mọi dòng như TIEN, CHUYEN, TNHH, TT.
4. Đầu ra
Một file Excel, mỗi nhóm một sheet, dòng nghi vấn có cột ghi chú nói lệch cái gì. Kèm màn hình tóm tắt số dòng mỗi nhóm để nhìn qua là biết tháng đó có bao nhiêu việc phải xử lý tay.
Kết quả chạy thật trên hai tháng
| Nhóm | Tháng 11/2025 | Tháng 12/2025 |
|---|---|---|
| Khớp hoàn toàn | 89 | 116 |
| Nghi vấn lệch ngày | 17 | 24 |
| Nghi vấn lệch tiền | 2 | 3 |
| Nghi vấn lệch cả ngày và tiền | 1 | 2 |
| Chỉ có trong sổ kế toán | 4 | 5 |
| Chỉ có trong sao kê | 3 | 3 |
| Tỷ lệ khớp app hiển thị | 79% | 77% |
Cộng lại, tháng 11 đủ 113 giao dịch phía sổ kế toán và 112 giao dịch phía sao kê, không dòng nào bị rơi. Tháng 12 là dữ liệu app chưa từng thấy lúc tạo, vẫn đủ 150 và 148 dòng. Đó là lý do nên giữ riêng một tháng để kiểm: app chạy đúng trên chính dữ liệu dùng để làm ra nó thì chưa nói lên nhiều điều.
Mấy chỗ đáng xem trong file kết quả:
- Giao dịch cùng ngày cùng số tiền. Tháng 11 có 3 ngày mà hai khoản thu cùng số tiền rơi vào cùng ngày, ví dụ hai khoản 15.000.000 đồng ngày 04/11 của hai khách khác nhau. Tháng 12 có một ca khó hơn: cùng khách Cty CP Đông Hải, cùng ngày 12/12, hai khoản 8.000.000 đồng cho hai hóa đơn 0024094 và 0024095. App tách đúng cả ba ca nhờ số hóa đơn trong diễn giải.
- Lệch tiền. Khoản thu theo HĐ 0023533 ghi sổ 6.127.000 đồng, sao kê về 6.105.000 đồng, thiếu 22.000 đồng. Chênh nhỏ kiểu này thường là phí chuyển tiền mà bên trả đã trừ, cần hạch toán phí hoặc đòi lại.
- Chỉ có trong sao kê. Tháng 11 gồm hai dòng phí quản lý tài khoản (88.000 và 132.000 đồng) và một dòng lãi tiền gửi 369.440 đồng: đều là khoản ngân hàng tự ghi mà sổ chưa hạch toán.
Đừng đọc con số 79%
Màn hình app ghi "Tỷ lệ khớp sổ KT: 79%". Con số này dễ khiến người đọc nghĩ một phần năm số giao dịch đang có vấn đề. Mở sheet Lệch ra thì 17 dòng lệch ngày tháng 11 chia như sau: 10 dòng cách 1 ngày, 5 dòng cách 2 ngày, 2 dòng cách 3 ngày. Tiền chuyển chiều hôm trước, sáng hôm sau ngân hàng mới ghi là chuyện bình thường.
Việc cần làm là đọc từng nhóm, không đọc tỷ lệ tổng. Nhóm lệch ngày 1 đến 3 ngày chỉ cần lướt. Nhóm lệch tiền và nhóm chỉ có một bên mới là những dòng phải xử lý.
Ba ca thử cho thấy app sai ở đâu
App chạy đúng trên hai tháng demo không có nghĩa là đúng mọi tháng. Gọi thẳng hàm đối chiếu của app với vài giao dịch dựng tay cho ra ba kết quả đáng nhớ.
Ca 1: hai người khác nhau, chung một họ
Sổ ghi "Thu tiền KH cá nhân anh Trần Văn Bình" 5.000.000 đồng, sao kê năm ngày sau có "CK DEN TU TRAN QUOC SON" cũng 5.000.000 đồng. App xếp hai dòng này thành một cặp "nghi vấn lệch ngày". Lý do: khi không có số hóa đơn, app coi hai diễn giải là giống nhau nếu chung một từ khóa bất kỳ, và ở đây từ chung là "TRAN".
Ca 2: cách nhau 25 ngày vẫn là "lệch ngày"
Cùng hóa đơn 0023460, sổ ghi ngày 03/11, sao kê ngày 28/11. App vẫn gắn nhãn "nghi vấn lệch ngày" như với ca cách một ngày. Lượt ghép lệch ngày không đặt giới hạn số ngày, nên hai loại rất khác nhau (ngân hàng ghi chậm và kế toán ghi sai kỳ) nằm chung một nhóm.
Ca 3: hai khách chuyển cùng số tiền, sao kê không ghi tên
Hai khách cá nhân cùng chuyển 3.000.000 đồng cùng ngày, sao kê chỉ ghi "CK DEN NDD TT HANG". App không đoán bừa: nó đưa cả bốn cách ghép vào nhóm "Mơ hồ" kèm ghi chú "cần kế toán xác nhận tay". Đây là cách xử lý đúng.
Ca 1 và ca 2 sửa được bằng cách thêm luật vào đề bài: giới hạn lệch ngày tối đa, ví dụ 5 ngày; khi không có số hóa đơn thì bắt khớp đủ họ và tên thay vì một từ. Sửa xong thì chạy lại cả ba ca thử lẫn tháng 12, xem kết quả cũ có đổi không.
Kiểm tra trước khi tin app
- Cộng lại số dòng. Khớp cộng nghi vấn cộng chỉ-một-bên phải bằng đúng số giao dịch mỗi file. Thiếu dòng nào là app đã bỏ sót ở khâu đọc file.
- Giữ một tháng để kiểm. Làm app bằng tháng này, kiểm bằng tháng khác mà AI chưa thấy.
- Dựng ca khó bằng tay. Trùng họ, cùng tiền cùng ngày, sao kê không có tên, lệch quá một tuần. Mỗi lần sửa đề bài thì chạy lại đủ các ca này.
- Đọc lại vài dòng khớp. Chọn ngẫu nhiên 5 cặp trong sheet Khớp, dò bằng mắt. App ghép sai hiếm khi báo lỗi, nó chỉ ghép nhầm một cách tự tin. Bài AI bịa số rất tự tin có thêm các phép kiểm kiểu này.
Câu hỏi thường gặp
Không biết lập trình thì có tự tạo được app như vậy không?
Được. Phần việc của người làm kế toán là viết đề bài: mô tả hai file, luật ghép, đầu ra. Phần mã do AI viết. Cái khó nằm ở chỗ nghĩ ra luật và nghĩ ra ca thử, đó là hiểu biết nghiệp vụ chứ không phải kỹ năng lập trình.
Ngân hàng khác hoặc phần mềm kế toán khác thì app còn chạy không?
App trong demo tìm dòng tiêu đề theo tên cột như "Ngày hạch toán", "Phát sinh Nợ", "Số tham chiếu", "Số tiền ghi nợ". Sổ phụ của ngân hàng khác đặt tên cột khác thì app báo không tìm thấy tiêu đề. Khi đó sửa đề bài, liệt kê tên cột mới, cho AI viết lại phần đọc file.
Có nên thay app bằng Power Query không?
Power Query làm được phần khớp hoàn toàn bằng Merge Queries, và phù hợp khi đối chiếu đã nằm trong một file báo cáo Excel có sẵn. Các lượt ghép nghi vấn nhiều điều kiện thì viết bằng app gọn hơn. Cách đối chiếu bằng Power Query có ở bài đối chiếu công nợ bằng Power Query.
Phần AI làm và phần vẫn là việc của kế toán
AI viết được mã đọc hai file lệch định dạng và bốn lượt ghép cặp. Luật ghép, ngưỡng lệch, ca thử và quyết định cuối cùng cho từng dòng nghi vấn vẫn do người hiểu nghiệp vụ nắm. Khóa AI cho kế toán của EzTech đi qua đúng các case như thế này: tạo app đối chiếu, đọc hóa đơn, đọc hợp đồng. Doanh nghiệp cần dựng công cụ đối chiếu cho dữ liệu riêng thì để lại thông tin ở trang liên hệ.
