2026-08-10 · AI & Công nghệ
Cuối tháng, bảng lương phòng kinh doanh có hơn hai trăm dòng và bạn cần kiểm tra vài chỗ tính hoa hồng bị lệch. Nhanh nhất là bôi đen cả bảng, dán vào chatbot, gõ một câu nhờ nó tìm chỗ sai. Ba mươi giây sau có câu trả lời, khá đúng, và bạn thấy mình vừa tiết kiệm được một buổi.
Chuyện xảy ra trong ba mươi giây đó là: họ tên, mức lương, số tài khoản, doanh số từng người vừa rời khỏi máy công ty, đi qua internet, tới máy chủ của một nhà cung cấp nước ngoài, và nằm lại trong lịch sử hội thoại của một tài khoản cá nhân.
Bài này đội ngũ EzTech không khuyên bạn ngừng dùng AI. Ngược lại, mục tiêu là vẫn dùng được nó cho công việc kế toán mà không đưa dữ liệu thật ra ngoài, bằng bốn cách rất đơn giản ở phần sau.
Dữ liệu đi đâu khi bạn dán vào chatbot
Câu "AI không lưu dữ liệu của bạn" được nói rất nhiều và nó không đúng. Có bốn chuyện diễn ra, ở mức độ khác nhau tùy nhà cung cấp và tùy loại tài khoản.
Nó được truyền ra ngoài. Với chatbot chạy trên web, mọi thứ bạn gõ và mọi file bạn tải lên đều đi tới máy chủ của nhà cung cấp. Nếu công ty bạn có quy định về dữ liệu không được ra khỏi hệ thống nội bộ, bước này đã là vi phạm, không cần chờ tới chuyện gì tiếp theo.
Nó nằm lại trong lịch sử hội thoại. Hội thoại được lưu để bạn xem lại. Ai đăng nhập được vào tài khoản đó thì đọc được. Tài khoản cá nhân dùng cho việc công ty, mật khẩu trùng với mật khẩu bạn dùng ở chỗ khác, không bật xác thực hai lớp, đó là một lỗ thật.
Nó có thể được dùng để cải thiện mô hình. Điểm này khác nhau rõ rệt giữa các loại tài khoản, và là chỗ nhiều người hiểu sai nhất. Xem mục kế tiếp.
Nó có thể được người thật xem trong một số trường hợp. Các nhà cung cấp đều giữ lại nội dung một thời gian để phục vụ điều tra lạm dụng và tuân thủ pháp luật. Nghĩa là "không dùng để huấn luyện" không đồng nghĩa với "không được lưu".
Tài khoản cá nhân và bản dành cho doanh nghiệp khác nhau ở đâu
Đây là ranh giới quan trọng nhất, và cũng là lý do một số công ty vẫn dùng AI cho việc thật một cách hợp lý.
Với các bản dành cho doanh nghiệp, chẳng hạn nhóm gói Team, Business, Enterprise, Edu và đường dùng qua API, nhà cung cấp thường công bố rằng theo mặc định họ không dùng nội dung của khách hàng để huấn luyện mô hình, trừ khi tổ chức chủ động đồng ý. Bạn đọc chính sách này ở trang về quyền riêng tư cho doanh nghiệp của OpenAI, các nhà cung cấp lớn khác cũng có trang tương tự.
Với tài khoản cá nhân bản miễn phí và bản trả phí thường, mặc định lại nghiêng theo chiều ngược: nội dung có thể được dùng để cải thiện mô hình, và bạn phải tự vào phần cài đặt để tắt. Trong ChatGPT, mục đó nằm ở Settings, phần Data controls. Các công cụ khác cũng có mục tương tự nhưng tên gọi và vị trí không giống nhau.
Hai lưu ý thực tế khi bạn kiểm chuyện này:
- Chính sách đổi theo thời gian. Đừng tin một bài hướng dẫn viết từ năm ngoái, kể cả bài này. Hãy mở đúng trang chính sách của nhà cung cấp và mở phần cài đặt trong tài khoản của mình ra xem.
- Tắt huấn luyện không phải là xóa. Nội dung vẫn được truyền đi và vẫn được lưu một thời gian. Với dữ liệu nhạy cảm, cách an toàn duy nhất là không gửi.
Ba nhóm dữ liệu tuyệt đối không dán vào công cụ công cộng
Nhóm 1: dữ liệu cá nhân. Họ tên kèm số căn cước, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng, lương và thu nhập của từng người, hồ sơ bảo hiểm. Đây là dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, và người lao động không hề đồng ý cho bạn đưa nó ra ngoài.
Nhóm 2: tài liệu có ràng buộc bảo mật. Hợp đồng với khách hàng, phụ lục giá, báo giá của nhà cung cấp, biên bản họp nội bộ. Rất nhiều hợp đồng có điều khoản bảo mật ràng buộc chính công ty bạn. Dán toàn văn hợp đồng lên chatbot để nhờ tóm tắt là việc rất phổ biến và cũng rất dễ vi phạm đúng điều khoản đó.
Nhóm 3: số liệu chưa công bố và dữ liệu khách hàng. Báo cáo tài chính trước ngày công bố, kế hoạch giá, danh sách khách hàng kèm doanh số, công thức tính giá thành. Nhóm này ít khi bị nhắc vì trông không giống dữ liệu cá nhân, nhưng nó là thứ đối thủ muốn có.
Bốn cách vẫn dùng được AI mà không đưa dữ liệu thật
Điểm mấu chốt: phần lớn lúc bạn nhờ AI, thứ bạn cần là cách làm, không phải kết quả tính. Cách làm thì không cần dữ liệu thật.
1. Đưa cấu trúc, đừng đưa dữ liệu
Khi cần một công thức Excel hay một đoạn DAX, AI chỉ cần biết bảng của bạn có những cột nào và bạn muốn ra cái gì. Thay vì dán hai nghìn dòng, hãy viết: "Tôi có bảng tên BanHang, các cột MaKH, Ngay, MaHang, SoLuong, DonGia. Tôi cần công thức tính doanh thu theo tháng cho một nhóm hàng." Chất lượng câu trả lời không giảm, mà thường còn tốt hơn vì đề bài gọn hơn. Cách viết yêu cầu cho đúng, đội ngũ EzTech đã hướng dẫn ở bài nhờ ChatGPT viết công thức Excel.
2. Thay danh tính bằng mã, giữ nguyên quan hệ
Nếu buộc phải đưa vài dòng dữ liệu mẫu để AI hiểu cách bảng của bạn nằm ra sao, hãy đổi tên người và tên công ty thành mã: KH001, KH002, NV01. Quan hệ giữa các dòng vẫn nguyên, bài toán vẫn đúng, mà không ai đọc được đó là ai. Trong Excel, việc này làm nhanh bằng một cột phụ đánh số thứ tự.
3. Cắt bớt cột không liên quan
Bài toán đang là kiểm tra công thức tính hoa hồng thì cột số tài khoản, số căn cước, địa chỉ không tham gia vào phép tính nào. Xóa chúng khỏi phần định dán. Nguyên tắc quen thuộc trong bảo mật là chỉ đưa ra vừa đủ cho việc đang làm, không đưa cả bảng chỉ vì bôi đen cả bảng thì nhanh hơn.
4. Đổi số thật thành số giả cùng độ lớn
Nhân toàn bộ cột tiền với một hệ số, hoặc thay bằng số ngẫu nhiên cùng khoảng giá trị. AI cần nhìn thấy quy mô để hiểu bài toán, chứ không cần con số đúng. Với việc nhờ nó dò lỗi logic, số giả cho kết quả giống hệt số thật.
Một cách khác cho tình huống dữ liệu bắt buộc phải giữ trong máy: đừng nhờ AI tính, hãy nhờ nó dựng công cụ để bạn tự tính. Bạn đưa cấu trúc bảng, nó viết cho bạn các bước Power Query hoặc công thức, rồi bạn chạy trên dữ liệu thật ngay trong Excel. Dữ liệu không rời máy một byte nào, và bạn còn được lợi thêm là lần sau chỉ cần bấm Refresh, như cách dựng trong bài tự động hóa báo cáo Excel cuối tháng.
Sáu câu tự hỏi trước khi bấm gửi
Danh sách này ngắn để bạn nhớ được, và nó đủ cho gần hết tình huống hàng ngày.
- Trong phần tôi định gửi có tên người thật, số căn cước, số tài khoản, hay lương của ai không?
- Có tên khách hàng hoặc nhà cung cấp thật không?
- Đây có phải tài liệu đang trong diện bảo mật hoặc chưa được công bố không?
- Nếu nội dung này xuất hiện trên màn hình một người ngoài công ty, tôi có giải thích được với giám đốc không?
- Tôi đang cần cách làm hay cần kết quả tính? Nếu là cách làm thì đưa cấu trúc là đủ.
- Tôi đang đăng nhập bằng tài khoản gì, và mục cài đặt dữ liệu của tài khoản đó đang bật hay tắt?
Quy ước tối thiểu nên có cho phòng kế toán
Cấm dùng AI là cách kém hiệu quả nhất, vì mọi người vẫn sẽ dùng bằng điện thoại cá nhân và khi đó công ty mất luôn khả năng nhìn thấy. Một bộ quy ước ngắn có ích hơn nhiều.
Phân loại dữ liệu thành ba mức. Mức công khai, ví dụ tài liệu marketing, dùng công cụ nào cũng được. Mức nội bộ, ví dụ báo cáo tổng hợp không tên người, chỉ dùng bản doanh nghiệp của công ty. Mức mật, gồm ba nhóm dữ liệu ở trên, không đưa vào công cụ ngoài trong mọi trường hợp.
Chốt một công cụ chính thức và trả tiền cho nó. Bản doanh nghiệp có chính sách dữ liệu rõ ràng hơn, quản trị được thành viên, và khi có người rời công ty thì thu hồi được quyền. Chi phí này nhỏ hơn nhiều so với một lần lộ dữ liệu.
Cảnh giác với tiện ích mở rộng và ứng dụng lạ. Các tiện ích trình duyệt kiểu "AI đọc file giúp bạn" thường xin quyền đọc mọi trang bạn đang mở, bao gồm cả phần mềm kế toán online và email. Chỉ cài thứ do bộ phận IT duyệt.
Có nơi lưu prompt mẫu dùng chung. Khi cả phòng dùng lại các mẫu yêu cầu đã được viết theo hướng ẩn danh, không ai phải tự nghĩ cách diễn đạt rồi dán nguyên bảng vào cho nhanh. Bộ mẫu tham khảo ở bài 30+ prompt ChatGPT cho kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Dùng AI chạy ngay trên máy thì có an toàn hơn không?
Có, và đây là hướng đáng cân nhắc với dữ liệu mật. Các mô hình chạy cục bộ không gửi gì ra ngoài. Đổi lại chúng yêu cầu máy khỏe và chất lượng thường thấp hơn các mô hình lớn trên mạng, nên hợp với việc đơn giản như tóm tắt hoặc phân loại văn bản.
Copilot trong Microsoft 365 thì sao?
Các công cụ AI gắn trong bộ ứng dụng doanh nghiệp có lợi thế là dữ liệu ở lại trong phạm vi thuê bao của tổ chức và tuân theo phân quyền sẵn có. Nhưng phân quyền sẵn có mới là chỗ cần xem lại trước: nếu thư mục kế toán vốn đã mở cho cả công ty, thì công cụ AI chỉ làm cho việc tìm ra nó dễ hơn thôi. Điều kiện dùng Copilot trong Power BI, đội ngũ EzTech có nói rõ ở bài Copilot trong Power BI.
Tôi đã dán dữ liệu thật lên rồi, giờ làm gì?
Vào phần lịch sử hội thoại xóa đoạn đó, kiểm phần cài đặt dữ liệu và tắt mục cho phép dùng nội dung để cải thiện mô hình, đổi mật khẩu nếu tài khoản đang dùng chung, rồi báo cho người phụ trách dữ liệu ở công ty. Nếu phần đã gửi có dữ liệu cá nhân của nhiều người, đây là việc cần báo lên, không nên tự xử lý im lặng.
Chỉ dán vài dòng thôi thì có sao không?
Vài dòng có tên và lương của người thật vẫn là dữ liệu cá nhân. Ngược lại, hai trăm dòng đã thay hết tên bằng mã và đổi số thì gần như không có rủi ro. Vấn đề nằm ở nội dung chứ không nằm ở số lượng dòng.
Chốt lại
AI đang tiết kiệm thời gian thật cho công việc kế toán, và bạn không cần phải chọn giữa tiện và an toàn. Chỉ cần đổi một thói quen: trước khi bôi đen cả bảng, hãy hỏi mình đang cần cách làm hay cần kết quả. Gần như lúc nào bạn cũng chỉ cần cách làm, mà cách làm thì chỉ cần tên cột.
Đội ngũ EzTech đang đào tạo phần AI cho công việc kế toán và tài chính theo đúng hướng này, gồm cả phần ẩn danh dữ liệu trước khi đưa ra ngoài. Bạn xem các khóa đang mở tại trang khóa học, hoặc liên hệ với đội ngũ EzTech nếu công ty bạn cần một bộ quy ước dùng AI phù hợp với dữ liệu của mình.
