2026-09-07 · Ứng dụng ngành
Sếp hỏi tháng này bán được bao nhiêu. Bạn mở file đối soát của sàn ra, và có bốn con số để chọn. Cả bốn đều đúng, đều nằm trong cùng một bảng, và con số lớn nhất gấp gần ba lần con số nhỏ nhất.
Đây không phải chuyện chẻ chữ. Chọn nhầm con số thì báo cáo doanh thu sai từ dòng đầu tiên, và mọi tỷ lệ tính từ nó — biên lãi, chi phí trên doanh thu, hiệu quả quảng cáo — đều sai theo.
Bài này bóc một kỳ đối soát thật ra thành từng tầng, chỉ rõ tầng nào dùng cho việc gì, rồi chỉ ra chỗ mà file của sàn không bao giờ trả lời được: lãi thật là bao nhiêu.
Bốn tầng doanh thu trong một file đối soát
Đội ngũ EzTech dùng một bản kết xuất doanh thu thật trong tài liệu giảng dạy: một shop trên sàn, kỳ 45 ngày. Vì là số của một shop có thật nên dưới đây quy hết về tỷ lệ, lấy giá niêm yết = 100 làm mốc.
| Tầng | Là gì | Tỷ lệ so với giá niêm yết |
|---|---|---|
| Giá gốc | Giá niêm yết của hàng đã bán | 100 |
| Tổng hàng hóa | Sau khi trừ phần shop tự trợ giá và hàng hoàn | 43,0 |
| Tổng doanh thu | Sau khi trừ tiếp mã giảm giá và chiết khấu | 42,2 |
| Tổng số tiền | Tiền sàn thật sự chuyển về tài khoản | 34,7 |
Từ 100 xuống 34,7, tức rơi mất 65 phần. Trong đó 56 phần là khuyến mãi shop tự chịu, 7,5 phần là chi phí sàn, phần còn lại là hàng hoàn và mã giảm giá. Hai khoản đầu khác hẳn nhau về bản chất, và đây là chỗ phần lớn báo cáo bán hàng gộp nhầm.
Loại thứ nhất: phần shop tự cho đi
Khoảng cách lớn nhất nằm ngay ở bước đầu: từ 100 xuống 43. Gần 56 phần trong 100 phần là khuyến mãi do chính shop chịu — giảm giá sản phẩm, chương trình của shop, phần shop bù vào giá.
Đây không phải chi phí sàn thu. Đây là quyết định giá của shop, và nó lớn hơn toàn bộ phí sàn cộng lại gấp bảy lần.
Phần lớn báo cáo bán hàng dựng trên Excel chỉ lấy cột "thành tiền" sau khuyến mãi rồi thôi. Làm vậy thì khoản 56 phần này biến mất khỏi mọi bảng, và không ai trong công ty nhìn thấy nó — kể cả người đang ký duyệt chương trình khuyến mãi tháng sau.
Loại thứ hai: phần sàn giữ lại
Từ 42,2 xuống 34,7 là chi phí sàn. Tính trên doanh thu thì tổng chi phí sàn chiếm khoảng 17,8%, chia ra như sau:
| Khoản | % doanh thu | Shop có tự chọn được không |
|---|---|---|
| Phí dịch vụ (các gói voucher, gói ưu đãi vận chuyển) | ≈ 9,0 | Có — đăng ký gói nào thì trả gói đó |
| Phí thanh toán | ≈ 5,1 | Không |
| Phí cố định | ≈ 3,0 | Không |
| Hoa hồng tiếp thị liên kết | ≈ 0,6 | Có — bật chương trình mới phát sinh |
| Vận chuyển, sau khi trừ phần được trợ giá | ≈ 0,1 | Một phần |
Hai dòng đầu cộng lại đã là 14 trên 17,8. Và dòng lớn nhất — phí dịch vụ — lại chính là dòng shop tự bật tắt được.
Con số vận chuyển: gộp lại thì to, ròng thì gần bằng không
Riêng khối vận chuyển đáng nói vì nó là ví dụ sạch nhất cho chuyện đọc số gộp.
Trên kỳ này, phí vận chuyển thực tế chiếm khoảng 9,7% doanh thu — nhìn con số đó ai cũng nghĩ vận chuyển đang ăn mất một mảng lớn. Nhưng cùng khối đó còn hai dòng bù vào: phần sàn trợ giá vận chuyển khoảng 8,4% và phần người mua trả khoảng 1,2%.
Cộng cả ba, vận chuyển ròng chỉ còn khoảng 0,1% doanh thu.
Ai lấy riêng dòng "phí vận chuyển thực tế" đưa vào báo cáo chi phí sẽ báo một khoản gấp gần trăm lần thực tế. Quy tắc: trong file đối soát, phí đi theo khối, không đi theo dòng lẻ. Khối nào cũng phải cộng đủ cả phần thu và phần bù mới ra con số dùng được.
Con số nào ghi sổ, con số nào để điều hành
Bốn tầng ở trên phục vụ bốn việc khác nhau:
- Ghi nhận doanh thu kế toán đi theo giá bán trên hóa đơn xuất cho người mua, không đi theo "tổng số tiền" sàn chuyển về. Phí sàn là chi phí bán hàng, hạch toán riêng — cách đổ tự động từ file đối soát sang bút toán nằm ở bài hạch toán tự động bằng Power Query.
- Đối chiếu với sổ phụ ngân hàng đi theo "tổng số tiền". Đây là con số duy nhất trong bốn con số thật sự chạm vào tài khoản — cách khớp nằm ở bài đối chiếu tiền về từ sàn thương mại điện tử.
- Đo hiệu quả khuyến mãi phải bắt đầu từ "giá gốc". Bỏ tầng này đi thì không có mẫu số nào để tính tỷ lệ giảm giá.
- Đo hiệu quả vận hành dùng "tổng doanh thu" làm mẫu số, vì mọi khoản phí sàn đều tính trên nó.
Trộn lẫn bốn thứ này là nguồn gốc của phần lớn tranh cãi kiểu "báo cáo của kế toán không khớp báo cáo của sale".
Ba chỉ tiêu nên theo dõi mỗi kỳ
Từ đúng một file đối soát, ba chỉ tiêu sau dựng được ngay và so được giữa các kỳ:
- Tỷ lệ tiền về trên giá niêm yết. Kỳ này 34,7. Kỳ sau con số đó tụt xuống nghĩa là hoặc khuyến mãi sâu hơn, hoặc phí gói dịch vụ tăng — hai nguyên nhân xử lý khác hẳn nhau.
- Tỷ lệ phí sàn trên doanh thu. Tách riêng phần bắt buộc (phí thanh toán, phí cố định) và phần tự chọn (gói dịch vụ, hoa hồng tiếp thị liên kết). Chỉ phần thứ hai mới đàm phán lại được với chính mình.
- Tỷ trọng khuyến mãi shop chịu. Đây là con số hay bị bỏ quên nhất, và trên kỳ này nó là khoản lớn nhất trong toàn bộ bảng.
Ba chỉ tiêu này đều là phép chia đơn giản. Cái khó không nằm ở công thức mà nằm ở việc lấy đúng tử số và mẫu số — tức đúng bốn tầng ở đầu bài.
Chỗ file của sàn không trả lời được: lãi thật
Cần nói thẳng một điều: file đối soát không cho biết bạn lãi hay lỗ. Nó không có cột giá vốn. Nó chỉ biết bạn bán ra bao nhiêu và bị giữ lại bao nhiêu.
Muốn ra lãi, phải ghép thêm bảng giá vốn theo mã hàng của chính công ty. Và khi ghép thì nhớ hai chuyện:
- Mã hàng trên sàn thường khác mã hàng trong phần mềm kế toán. Phải có một bảng quy đổi mã, và mọi bảng tra đều phải đi qua bảng quy đổi đó — sót một bảng thì phép tra trượt hết, mà kết quả lại trả về 0 chứ không báo lỗi, nên nhìn vào tưởng mặt hàng đó không có giá vốn.
- Doanh thu phải bóc về từng mã hàng thì mới ghép được giá vốn. Muốn vậy phải đọc tầng dòng chi tiết mặt hàng, không đọc tầng dòng đơn — và tầng chi tiết có bẫy riêng, nói ở bài đối chiếu tiền về.
Sau khi ghép xong giá vốn thì mới trả lời được câu hỏi đáng tiền nhất: mã hàng nào đang gánh cả cửa hàng, mã nào bán nhiều mà không đóng góp gì. Cách tách hai nhóm đó nằm ở bài phân tích sản phẩm bán chạy.
Dựng báo cáo doanh thu sàn tự cập nhật
Ba việc, làm một lần:
- Nạp file bằng Power Query thay vì mở tay. File đối soát có tiêu đề nhiều tầng, nên phải bỏ dòng tiêu đề thừa trước rồi mới đặt dòng tiêu đề thật.
- Dựng bảng ánh xạ khối phí: một bảng phụ hai cột — tên cột trong file, thuộc khối nào. Unpivot các cột phí rồi nối vào bảng này. Sàn thêm một loại phí mới thì chỉ cần thêm một dòng vào bảng ánh xạ, không phải sửa công thức. Kỹ thuật unpivot nằm ở bài unpivot trong Power Query.
- Append các kỳ lại để so được giữa các kỳ. Đặt tất cả file đối soát vào một thư mục rồi nạp cả thư mục — kỳ sau chỉ việc thả file mới vào, cách làm ở bài gộp nhiều file Excel bằng Power Query.
Muốn xem bảng cuối cùng nên trông thế nào trước khi bắt tay dựng, mẫu báo cáo bán hàng trên sàn và phân tích doanh số trong kho báo cáo của EzTech mở xem trực tiếp được.
Câu hỏi thường gặp
Nên lấy con số nào để báo cáo doanh thu cho sếp?
Tùy sếp đang hỏi gì. Hỏi "bán được bao nhiêu" thì trả lời bằng tổng doanh thu, và nói kèm tỷ lệ tiền về. Hỏi "tiền về bao nhiêu" thì trả lời bằng tổng số tiền. An toàn nhất là đưa cả bốn tầng trong một bảng bốn dòng như ở đầu bài — mất thêm một dòng, đổi lại không phải giải thích lại lần nào nữa.
Bán trên nhiều sàn thì gộp thế nào?
Mỗi sàn một query riêng, chuẩn hóa về cùng bộ cột, rồi Append. Đừng cố ép một query đọc được mọi định dạng: cấu trúc file của mỗi sàn khác nhau và đổi theo thời gian, gộp sớm là mỗi lần một sàn đổi mẫu thì cả báo cáo chết.
Số trên app bán hàng của sàn khác số trong file đối soát, tin cái nào?
Tin file đối soát khi làm việc với tiền, vì đó là bản sàn dùng để chuyển tiền. Màn hình trong app thường đang hiển thị một tầng khác — hay gặp nhất là tầng doanh thu trước phí. Hai bên không mâu thuẫn, chỉ là hai tầng.
Kỳ đối soát và kỳ kế toán lệch nhau thì xử lý sao?
Sàn chốt kỳ theo lịch của sàn, không theo tháng dương lịch của sổ sách. Cách gọn nhất là giữ nguyên file theo kỳ của sàn, thêm một cột ngày về tiền, rồi cắt theo tháng bằng cột đó khi lên báo cáo. Đừng sửa tay vào file gốc — kỳ sau lại phải sửa lại.
Bắt đầu từ đâu
Mở file đối soát kỳ gần nhất, tìm sheet tổng hợp và ghi ra bốn con số của bốn tầng. Chia con số cuối cho con số đầu. Nếu tỷ lệ đó thấp hơn bạn tưởng thì phần chênh nằm gần hết ở khuyến mãi do shop chịu, chứ không phải ở phí sàn — và đó là phần công ty tự quyết định được.
Khóa DATA FINANCE của EzTech đi qua đúng loại dữ liệu này, từ bước nạp file đến bước dựng báo cáo so giữa các kỳ. Cần trao đổi về trường hợp cụ thể của công ty thì để lại thông tin ở trang liên hệ.
