2026-09-02 · Kế toán & Dữ liệu
Cuối kỳ, sàn thương mại điện tử gửi về file đối soát. Vài trăm đơn, mỗi đơn kèm doanh thu, phí cố định, phí dịch vụ, phí thanh toán, phí vận chuyển, hoa hồng tiếp thị liên kết. Kế toán mở phần mềm, gõ từng bút toán. Bốn trăm đơn ra hơn tám trăm bút toán, và tháng sau lại đúng chừng ấy.
Việc này không cần gõ nhanh hơn. Phần mềm kế toán nào cũng có sẵn một cửa vào: nhập khẩu chứng từ từ Excel. Cái thiếu là một file đúng khuôn để đổ vào — và đó là việc mà Power Query làm được, một lần dựng, tháng sau bấm Refresh.
Bài này đi qua cách xác định cửa vào của phần mềm, cách tách một đơn hàng thành các bút toán, sáu bước dựng bằng Power Query, và bốn cái bẫy làm file đổ vào sai mà không có thông báo nào.
Cửa vào của phần mềm là tệp mẫu nhập khẩu
MISA, Fast, Bravo và hầu hết phần mềm kế toán đang dùng tại Việt Nam đều có chức năng nhập khẩu chứng từ từ Excel, thường nằm ở menu Tiện ích hoặc Nhập khẩu dữ liệu. Việc đầu tiên là tải tệp mẫu từ chính phần mềm bạn đang dùng, không phải chép danh sách cột từ bài viết nào.
Với chứng từ nghiệp vụ khác, tệp mẫu thường đòi các cột sau:
| Cột | Nội dung | Lấy từ đâu |
|---|---|---|
| Ngày chứng từ, Ngày hạch toán | Ngày ghi sổ | Ngày sàn chốt giao dịch |
| Số chứng từ | Mã duy nhất của bút toán | Tự sinh — xem mục dưới |
| Diễn giải | Câu mô tả | Tự sinh, có kèm mã đơn |
| TK Nợ, TK Có | Cặp tài khoản đối ứng | Danh mục tài khoản của chính bạn |
| Số tiền | Giá trị bút toán, luôn dương | File đối soát |
| Mã đối tượng | Sàn đóng vai người phải trả | Danh mục khách hàng của chính bạn |
| Mã khoản mục chi phí | Để tách chi phí khi lên báo cáo | Danh mục khoản mục của chính bạn |
Ba dòng cuối có chữ "của chính bạn" là cố ý. Mã tài khoản chi tiết, mã đối tượng và mã khoản mục là thứ mỗi doanh nghiệp tự khai. Mở danh mục đang chạy trong phần mềm ra lấy mã thật, đừng suy từ mã chuẩn trong thông tư. Sai mã thì phần mềm hoặc từ chối cả lô, hoặc nhận rồi treo số ở một đối tượng khác.
Một đơn hàng trên sàn ra ba bút toán
Sàn không trả về tiền hàng. Sàn giữ lại phí rồi mới chuyển phần còn lại. Muốn sổ phản ánh đúng, phải tách làm ba việc:
- Ghi nhận doanh thu. Nợ phải thu sàn / Có doanh thu bán hàng. Số tiền là giá bán người mua trả cho sản phẩm.
- Ghi nhận phí sàn. Nợ chi phí bán hàng / Có phải thu sàn. Gồm phí cố định, phí dịch vụ, phí thanh toán, hoa hồng tiếp thị liên kết.
- Ghi nhận phí vận chuyển phần người bán chịu. Nợ chi phí bán hàng / Có phải thu sàn.
Cả hai loại phí đều là dịch vụ mua ngoài phục vụ việc bán hàng. Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đưa vào nhóm tài khoản 641 — Chi phí bán hàng, trong đó tài khoản cấp 2 số 6417 là chi phí dịch vụ mua ngoài. Doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC dùng tài khoản 642 — Chi phí quản lý kinh doanh, cấp 2 là 6421 — Chi phí bán hàng. Mã chi tiết dưới cấp 2 thì tùy hệ thống tài khoản từng đơn vị.
Sau ba bút toán này, số dư bên Nợ của tài khoản phải thu sàn là số tiền sàn còn nợ bạn. Khi tiền về ngân hàng, bút toán thứ tư — Nợ tiền gửi / Có phải thu sàn — sẽ tất toán số dư đó. Nếu tất toán xong mà còn số dư lẻ, đó là dấu hiệu có khoản phí chưa ghi hoặc ghi thừa.
Sáu bước dựng bằng Power Query
- Nạp file đối soát. Trong Excel: Data → Get Data → From File → From Workbook, chọn sheet chi tiết giao dịch, bấm Transform Data chứ đừng bấm Load.
- Dọn tiêu đề nhiều tầng. File của sàn hay có hai đến ba dòng tiêu đề gộp ô. Dùng Remove Top Rows bỏ các dòng trên, rồi Use First Row as Headers. Cách xử lý chi tiết cho kiểu tiêu đề này nằm ở bài gộp file Excel khác cấu trúc.
- Lọc lấy đúng loại dòng cần. Đây là bước cứu bạn khỏi bẫy số một ở dưới. File đối soát thường trộn dòng cấp đơn hàng với dòng cấp sản phẩm; giữ đúng một loại.
- Gom các cột phí về một cột. Chọn nhóm cột phí rồi Unpivot Columns. Sau bước này mỗi loại phí nằm trên một dòng riêng, kèm cột tên phí — dạng mà bước sinh bút toán cần. Nếu chưa quen thao tác này, xem Unpivot trong Power Query.
- Sinh ba nhóm bút toán rồi nối lại. Tham chiếu truy vấn gốc thành ba truy vấn con. Mỗi truy vấn thêm cột cố định cho TK Nợ, TK Có, tiền tố số chứng từ và mẫu câu diễn giải. Xong thì Append Queries ba cái vào một.
- Đổi tên cột đúng như tệp mẫu, rồi Close & Load. Tên cột phải khớp từng ký tự, kể cả dấu sao trong ngoặc mà phần mềm dùng để đánh dấu cột bắt buộc. Lưu kết quả thành file Excel riêng rồi đem đi nhập khẩu.
Tháng sau: thay file đối soát mới vào đúng đường dẫn cũ, bấm Refresh All, lấy file kết quả đem nhập khẩu. Cách cắm nguồn để tháng sau chỉ còn một nút bấm nằm ở bài tự động hóa báo cáo Excel cuối tháng.
Số chứng từ phải tự sinh theo quy tắc
Cột số chứng từ là thứ phần mềm dùng để phân biệt các bút toán. Để trống hoặc để trùng thì tùy phần mềm mà bị từ chối cả lô, hoặc bị gộp thành một chứng từ khổng lồ.
Quy tắc dùng được: tiền tố loại bút toán, gạch dưới, mã đơn hàng. Ví dụ DT_241214SKTN82B5 cho bút toán doanh thu, PS_241214SKTN82B5 cho phí sàn, PVC_241214SKTN82B5 cho phí vận chuyển.
Cách đặt này cho ba thứ cùng lúc: không đụng nhau trong cùng một lô, không đụng với lô của kỳ trước vì mã đơn đã mang sẵn ngày, và khi kiểm toán hỏi một dòng bất kỳ thì tra ngược ra đơn hàng gốc chỉ bằng cách bỏ tiền tố đi.
Bốn cái bẫy trong file đối soát
Bẫy 1 — Dòng sản phẩm lặp lại số tiền của dòng đơn hàng
Trên bộ đối soát mẫu đội ngũ EzTech dùng khi dạy, sheet chi tiết có một cột phân loại với hai giá trị: dòng cấp đơn hàng và dòng cấp sản phẩm. Đơn có hai mặt hàng sẽ chiếm ba dòng — một dòng đơn và hai dòng sản phẩm.
Chuyện đáng nói là tổng tiền của toàn bộ dòng sản phẩm bằng đúng tổng tiền của toàn bộ dòng đơn hàng. Cộng cả sheet là ra gấp đôi. Con số vẫn tròn, vẫn đúng đơn vị, và nếu bạn không mở file ra đếm số đơn thật thì không có dấu hiệu nào để nghi.
Cách chặn: ở bước 3, lọc lấy đúng một loại dòng. Sau đó đếm số dòng còn lại và so với số đơn hàng mà sàn báo trong trang tóm tắt.
Bẫy 2 — Phí phát sinh ở đơn không có doanh thu
Cái bẫy này ranh hơn hẳn, và nó là lý do đừng dựng danh sách bút toán bằng cách chạy theo các đơn có doanh thu.
Đơn bị hoàn, đơn giao thất bại, đơn khách từ chối nhận — những đơn này không có doanh thu, nhưng người bán vẫn chịu phí vận chuyển. Trên bộ mẫu, trong sáu đơn có phát sinh phí vận chuyển thì bốn đơn không hề có bút toán doanh thu nào. Chạy theo danh sách đơn có doanh thu là mất trắng bốn khoản chi phí, và không có dòng nào báo thiếu.
Cách chặn: dựng danh sách đơn cần hạch toán bằng hợp của mọi đơn có phát sinh bất kỳ khoản nào, rồi mới gán bút toán tương ứng. Đơn nào chỉ có phí thì chỉ ra bút toán phí.
Bẫy 3 — Dấu âm của sàn và dấu dương của phần mềm
File đối soát ghi phí là số âm, vì với sàn đó là khoản trừ vào tiền của bạn. Cột Số tiền trong tệp mẫu nhập khẩu thì luôn là số dương — chiều Nợ hay Có đã nói lên bản chất rồi.
Quên đổi dấu thì tùy phần mềm: có nơi từ chối, có nơi nhận và ghi một bút toán ngược chiều. Trường hợp thứ hai nguy hơn, vì lô nhập khẩu vẫn báo thành công.
Cách chặn: ở bước 5, bọc cột số tiền bằng hàm lấy trị tuyệt đối, và thêm một bước lọc bỏ những dòng có giá trị bằng 0 — sàn thường xuất đủ mọi cột phí kể cả cột không phát sinh.
Bẫy 4 — Ba cái ngày khác nhau trong cùng một file
File đối soát thường có ít nhất ba mốc: ngày đặt hàng, ngày hoàn thành thanh toán, và ngày sàn chốt kỳ đối soát. Ba mốc này rơi vào ba tháng khác nhau là chuyện bình thường với đơn cuối tháng.
Chọn một mốc, ghi lại lựa chọn đó vào một dòng ghi chú trong file Power Query, và giữ nguyên qua các kỳ. Đổi mốc giữa chừng thì có kỳ bị hạch toán hai lần, có kỳ bị bỏ trống, mà cả hai chỉ lộ ra khi đối chiếu công nợ vào cuối năm.
Ba phép kiểm trước khi bấm Nhập khẩu
- Cân Nợ và Có. Trong file kết quả, tổng cột Số tiền nhóm theo TK Nợ phải bằng tổng nhóm theo TK Có. Lệch là có bút toán bị mất một vế.
- So với số tiền sàn báo sẽ chuyển. Lấy tổng bút toán doanh thu trừ tổng bút toán phí. Con số đó phải bằng dòng tổng số tiền trong trang tóm tắt của file đối soát. Đây là phép kiểm mạnh nhất, vì vế đối chứng do sàn tính chứ không phải do bạn tính.
- Đếm bút toán. Số bút toán doanh thu phải bằng số đơn có doanh thu. Số bút toán phí sàn cũng vậy. Thừa hoặc thiếu vài dòng thường là dấu hiệu của bẫy 1 hoặc bẫy 3.
Còn một việc nữa nên làm ở lần chạy đầu tiên: cắt năm dòng ra một file riêng và nhập khẩu thử năm dòng đó trước. Nhiều phần mềm không có nút hoàn tác cho cả lô nhập khẩu, và xóa tay tám trăm chứng từ mất nhiều thời gian hơn hẳn việc đổ tay chúng vào.
Câu hỏi thường gặp
Cách này áp dụng được cho phần mềm nào?
Áp dụng được cho bất kỳ phần mềm nào có chức năng nhập khẩu chứng từ từ Excel. Phần Power Query giống nhau hoàn toàn; chỉ có bước 6 — đổi tên cột cho khớp tệp mẫu — là phụ thuộc phần mềm. Đổi phần mềm thì sửa đúng bước cuối.
Bán trên ba sàn cùng lúc thì làm sao?
Mỗi sàn dựng một bộ truy vấn riêng, vì cấu trúc file mỗi sàn mỗi khác. Nhưng cho cả ba cùng đổ ra một khuôn cột đầu ra, rồi Append lại thành một file nhập khẩu duy nhất. Mỗi sàn nên là một mã đối tượng riêng để số dư phải thu tách bạch.
Có cần biết ngôn ngữ M không?
Không cho phần lớn các bước, vì thao tác trên thanh công cụ là đủ. Chỗ hay phải gõ tay là câu ghép chuỗi cho cột diễn giải và cột số chứng từ, và đó chỉ là một dòng theo mẫu.
Dữ liệu xuất từ phần mềm kế toán ra thì xử lý thế nào?
Chiều ngược lại cũng làm được bằng Power Query, và cũng có bộ bẫy riêng của nó. Đội ngũ EzTech đã viết riêng cho trường hợp hay gặp nhất ở bài xử lý dữ liệu MISA trong Excel.
Việc dựng một lần và việc gõ lại mỗi tháng
Dựng bộ truy vấn này mất một buổi, phần lớn thời gian là để đọc file đối soát cho kỹ và chốt cặp tài khoản với kế toán trưởng. Từ tháng thứ hai trở đi, việc còn lại là thay file và bấm Refresh.
Nếu bạn muốn nhìn số bán hàng trên sàn ở dạng báo cáo thay vì dạng bảng, báo cáo sàn Shopee trong bộ dashboard mẫu của EzTech xem trực tiếp được, không cần đăng nhập. Còn nếu bạn muốn tự dựng được những bộ truy vấn kiểu này cho nghiệp vụ của mình, DATA FINANCE là khóa đi sâu vào Power Query cho người làm kế toán — tài chính. Cần trao đổi trước thì liên hệ với đội ngũ EzTech.
