2026-09-01 · Power BI & Dashboard
Sếp xem xong một bản dashboard của công ty khác rồi bảo: mình cũng làm một cái. Trên bàn có hai phương án. Cử một bạn trong phòng đi học rồi tự dựng. Hoặc thuê một đơn vị bên ngoài làm cho xong.
Câu hỏi hay được đặt ra là cái nào rẻ hơn. Nhưng con số báo giá chỉ trả lời được phần đầu. Phần quyết định nằm ở chỗ khác: sáu tháng sau, khi hệ thống nguồn đổi một cột và báo cáo đứng hình, ai là người sửa và sửa mất bao nhiêu.
Bài này chia thuê ngoài làm dashboard BI thành ba mô hình, liệt kê đủ các đầu mục chi phí phải có trong dự toán, và bốn điều khoản cần nằm trong hợp đồng để bạn không bị khóa vào một nhà cung cấp.
Ba mô hình, không phải hai
Mô hình thứ ba hay bị bỏ quên, và với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ thì nó lại là mô hình hợp nhất.
| Tự làm | Thuê trọn gói | Thuê rồi chuyển giao | |
|---|---|---|---|
| Báo cáo đầu tiên | Chậm nhất | Nhanh nhất | Gần bằng thuê trọn gói |
| Ai hiểu mô hình dữ liệu | Người trong nhà | Chỉ bên ngoài | Cả hai |
| Chi phí năm thứ hai | Thấp | Gần bằng năm đầu | Thấp, chỉ giữ phần hỗ trợ |
| Sửa khi nguồn đổi | Tự sửa | Phải chờ và thường tính thêm | Tự sửa được phần thường gặp |
| Rủi ro chính | Người học xong nghỉ việc | Bị khóa vào một nhà cung cấp | Chuyển giao làm cho có |
Rủi ro của mô hình một và mô hình hai là hai mặt của cùng một chuyện: kiến thức về mô hình dữ liệu nằm trong đầu đúng một bên. Mô hình ba đắt hơn mô hình hai ở giai đoạn đầu vì phải trả thêm cho phần đào tạo và tài liệu, và rẻ hơn hẳn từ năm thứ hai.
Dự toán phải có đủ năm đầu mục
Nhận một báo giá chỉ có một dòng tổng thì việc đầu tiên là hỏi cho đủ năm khoản dưới đây. Thiếu khoản nào thì khoản đó sẽ xuất hiện sau, lúc bạn đã ký.
1. Giấy phép phần mềm
Theo trang giá của Microsoft tại thời điểm viết bài, Power BI Pro là 14 USD một người một tháng và Premium Per User là 24 USD, đều tính theo cam kết năm. Đây là khoản trả cho Microsoft, không trả cho đơn vị làm dashboard.
Hai việc nên làm trước khi cộng khoản này vào dự toán. Thứ nhất, đếm cho đúng số người xem báo cáo chứ không phải số người dựng — người xem cũng cần giấy phép. Thứ hai, kiểm xem gói Microsoft 365 công ty đang dùng có kèm sẵn Power BI Pro không, vì một số gói có kèm. Cách kiểm và các bẫy đi kèm nằm ở bài Power BI miễn phí và Pro khác gì nhau.
2. Ngày công dựng
Khoản trả một lần, và là khoản duy nhất mà mọi báo giá đều có. Nó phụ thuộc vào hai thứ: số nguồn dữ liệu phải nối và số báo cáo phải dựng. Một nguồn Excel với ba trang báo cáo khác hẳn bốn nguồn từ phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, file thủ công và sàn thương mại điện tử.
Đây cũng là lý do một con số báo giá đưa ra trước khi khảo sát không có nhiều ý nghĩa. Nếu bên nào báo giá ngay khi chưa hỏi bạn đang có những nguồn nào, con số đó sẽ được điều chỉnh sau.
3. Hạ tầng
Có thể bằng không, có thể là khoản lớn nhất. Nếu nguồn dữ liệu là file Excel trên OneDrive hoặc SharePoint thì gần như không tốn gì. Nếu nguồn nằm trong cơ sở dữ liệu đặt tại công ty thì cần một máy chạy cổng kết nối, luôn bật, và có người trông.
Hỏi thẳng: dữ liệu sẽ đi từ đâu tới đâu, chạy trên máy nào, ai bật lại khi máy đó tắt.
4. Duy trì định kỳ
Khoản hàng tháng hoặc hàng quý. Cần hỏi rõ nó bao gồm những gì: theo dõi lịch cập nhật có chạy không, sửa lỗi phát sinh, hay bao gồm cả việc thêm chỉ tiêu mới theo yêu cầu.
5. Sửa khi nguồn dữ liệu đổi
Đây là khoản hay bị bỏ trắng nhất, và là khoản có rủi ro lớn nhất cho cả hai bên.
Phần mềm bán hàng nâng cấp và đổi tên cột. Sàn thương mại điện tử đổi biểu mẫu kết xuất. Công ty mở thêm chi nhánh và danh mục thay đổi. Những việc này chắc chắn xảy ra, chỉ không biết khi nào. Nếu hợp đồng ghi "cập nhật khi nguồn thay đổi" mà không giới hạn phạm vi, bên làm đang nhận một rủi ro không có trần với một mức phí cố định — và bên thuê rồi sẽ phải chờ.
Cách viết dùng được cho cả hai phía: liệt kê cụ thể loại thay đổi nào thuộc phần duy trì, loại nào tính thành báo giá bổ sung, kèm cam kết thời gian phản hồi.
Ba khoản chi phí ẩn không nằm trong báo giá nào
Thời gian của người trong nhà
Không ai ngoài công ty bạn biết doanh thu ở đây được tính gồm những gì, đơn nội bộ có tính không, hàng gửi bán ghi nhận lúc nào. Bên làm sẽ phải hỏi, và người trả lời phải là người biết nghiệp vụ.
Đây là chi phí thật, chỉ không có hóa đơn. Dự án nào cắt phần này xuống để chạy cho nhanh thì cuối cùng ra một bộ báo cáo đúng kỹ thuật mà sai định nghĩa, và phải làm lại.
Dọn dữ liệu nguồn
Cùng một khách hàng nằm ở ba dòng với ba cách viết tên. Mã hàng lúc có gạch ngang lúc không. Danh mục nhóm hàng đổi giữa năm mà không ai đánh dấu.
Những chỗ này không dựng dashboard nào giấu đi được — chúng sẽ hiện ra thành các nhóm trùng lặp ngay trên biểu đồ. Ai dọn, dọn ở đâu, dọn một lần hay dọn mỗi kỳ, là ba câu phải chốt trước khi ký.
Đào tạo người đọc
Một bộ báo cáo không ai mở là khoản chi phí mất trắng, và đây là kết cục phổ biến hơn là hỏng kỹ thuật. Nguyên nhân thường không phải báo cáo xấu, mà là không ai chỉ cho người đọc rằng con số này khác con số họ vẫn xem ở chỗ nào.
Một buổi hướng dẫn cho nhóm sẽ dùng báo cáo nên nằm trong phạm vi công việc, không nên là việc làm thêm nếu còn thời gian.
Bốn điều khoản để không bị khóa vào một nhà cung cấp
- File nguồn thuộc về bạn. File Power BI Desktop và toàn bộ truy vấn phải được bàn giao ở dạng mở, sửa được. Bàn giao một đường dẫn xem báo cáo thì chưa phải bàn giao.
- Tài khoản và không gian làm việc đứng tên công ty bạn. Nếu báo cáo nằm trong tài khoản của bên làm, ngày chấm dứt hợp đồng cũng là ngày báo cáo tắt. Bên làm nên được mời vào với quyền cộng tác, không nên là chủ sở hữu.
- Tài liệu mô hình dữ liệu. Gồm ba phần: lấy dữ liệu từ những nguồn nào, các bảng nối với nhau ra sao, và mỗi chỉ tiêu được tính bằng công thức gì. Phần thứ ba quan trọng nhất — nếu không có nó thì sang năm không ai giải thích được vì sao doanh thu trên dashboard khác doanh thu trên sổ.
- Phạm vi bảo hành có thời hạn và có định nghĩa. Ghi rõ thế nào là lỗi được sửa miễn phí và thế nào là yêu cầu mới. Không định nghĩa thì mọi yêu cầu đều thành tranh cãi.
Khi nào nên thuê, khi nào nên tự làm
Nghiêng về thuê khi: dữ liệu nằm rải ở nhiều hệ thống và phải nối lại; cần có báo cáo trong vài tuần chứ không phải vài tháng; trong công ty chưa ai từng dựng mô hình dữ liệu; hoặc lần này là bộ báo cáo dùng để trình bày ra bên ngoài.
Nghiêng về tự làm khi: nguồn dữ liệu chỉ là vài file Excel do chính phòng bạn xuất ra; yêu cầu báo cáo còn đang thay đổi mỗi tuần; đã có người trong nhà dùng Power Query khá tay; hoặc mục tiêu thật là để đội ngũ học được cách làm, còn báo cáo chỉ là sản phẩm đi kèm.
Có một dấu hiệu đáng tin hơn cả bốn dấu hiệu trên: yêu cầu báo cáo đã ổn định chưa. Yêu cầu còn đổi mỗi tuần thì thuê ngoài rất tốn, vì mỗi vòng sửa là một lần trao đổi qua lại. Chốt được danh sách chỉ tiêu rồi mới đi thuê thì chi phí giảm hẳn. Danh sách chỉ tiêu để bắt đầu có ở bài 12 KPI báo cáo quản trị cần xem mỗi tuần.
Năm câu hỏi trước khi ký
- Bên bạn đã làm báo cáo cho doanh nghiệp cùng ngành chưa, xem thử được không?
- Dự án này cần người bên tôi tham gia bao nhiêu buổi, ai cần có mặt?
- Sau khi bàn giao, tôi nhận về những file gì và ai giữ tài khoản?
- Nguồn dữ liệu đổi cột thì thuộc bảo hành hay tính thêm, và mất bao lâu?
- Nếu sang năm tôi tự làm tiếp thì cần người biết những gì?
Câu cuối là câu đáng nghe nhất. Một đơn vị trả lời rành mạch câu đó là đơn vị đã tính đến ngày bạn không cần họ nữa.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần Power BI không, hay Excel là đủ?
Excel đủ khi báo cáo dùng cho một hoặc vài người, dữ liệu vẫn xuất tay và không cần lịch cập nhật. Ngưỡng nên chuyển thường là lúc xuất hiện việc nhiều người cùng xem và mỗi người chỉ được thấy phần của mình. Cách nhận biết ngưỡng đó nằm ở bài vì sao nên học Power Query trước khi học Power BI.
Thuê ngoài thì mất bao lâu mới có báo cáo đầu tiên?
Việc dựng báo cáo thường nhanh hơn hai việc đứng trước nó: nối được vào nguồn dữ liệu, và chốt định nghĩa chỉ tiêu. Đó cũng là lý do hai câu hỏi nên đặt sớm là "dữ liệu lấy từ đâu" và "ai có quyền quyết định một chỉ tiêu được tính thế nào".
Bên làm có phải xem được dữ liệu thật của công ty không?
Giai đoạn dựng thì cần dữ liệu đủ để kiểm chứng, nhưng không nhất thiết là dữ liệu thật đầy đủ. Cách hay dùng là đưa một tập mẫu đã thay tên khách và làm mờ số nhạy cảm, đủ để dựng và kiểm; đến giai đoạn chạy thật mới nối vào nguồn đầy đủ trong hệ thống của công ty bạn.
Muốn xem trước một bộ báo cáo hoàn chỉnh trông thế nào?
Đội ngũ EzTech để mở 41 dashboard mẫu trên trang báo cáo, xem trực tiếp không cần đăng nhập. Cách nhanh nhất để bàn với bên làm là mở một mẫu gần ngành mình rồi chỉ vào từng chỗ muốn khác đi.
Ba việc nên làm trước khi hỏi giá
Chốt danh sách chỉ tiêu, liệt kê các nguồn dữ liệu đang có, và chọn một người trong nhà chịu trách nhiệm trả lời câu hỏi nghiệp vụ. Ba việc này không tốn tiền, và chúng làm mọi báo giá bạn nhận về sau đó sát hơn hẳn.
EzTech nhận cả phần triển khai lẫn phần chuyển giao — chi tiết ở giải pháp dữ liệu doanh nghiệp, và năm dự án đã làm ở các ngành bán lẻ, spa, F&B, thời trang và bệnh viện nằm tại trang case study. Nếu bạn nghiêng về hướng tự làm, DATA BUSINESS đi thẳng vào việc dựng một bộ báo cáo quản trị hoàn chỉnh. Muốn bàn cụ thể cho trường hợp của mình thì liên hệ với đội ngũ EzTech.
