2026-10-05 · Kế toán & Dữ liệu
Mười tám tháng liền, tháng nào doanh nghiệp cũng có lãi. Vậy mà có 8 tháng, lượng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển) cuối tháng thấp hơn đầu tháng. Cộng cả 18 tháng, cứ 100 đồng lợi nhuận trước thuế thì tiền không tăng thêm đồng nào, mà còn giảm 16,5 đồng.
Số liệu lấy từ bộ sổ nhật ký chung 18 tháng (01/2024 – 06/2025) đã dùng ở bài phân tích chi phí doanh nghiệp: một doanh nghiệp thương mại ba chi nhánh, dữ liệu EzTech dùng trong khóa học. Bài không nêu số tiền, mọi con số quy về "trên 100 đồng lãi". Lãi và tiền lệch nhau là chuyện bình thường của kế toán dồn tích: lãi ghi nhận khi bán hàng và phát sinh chi phí, tiền chỉ về khi khách trả, và tiền còn đi ra cho những việc không bao giờ hiện trên báo cáo lãi lỗ. Năm sai lầm dưới đây là những chỗ quản trị dòng tiền hay hở nhất, mỗi chỗ kèm số đo trên bộ sổ.
Cứ 100 đồng lãi, tiền đã đi đâu
Bảng dưới cộng dồn cả 18 tháng. Dấu trừ là làm tiền giảm, dấu cộng là làm tiền tăng:
| Khoản | Tác động lên tiền (trên 100 đồng lãi) |
|---|---|
| Lợi nhuận trước thuế | +100,0 |
| Chia, chuyển lợi nhuận năm trước (ghi Nợ TK 4211) | −59,4 |
| Gửi có kỳ hạn, đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (TK 128) | −35,2 |
| Khách nợ tăng thêm (TK 131) | −25,2 |
| Trả bớt nợ vay (TK 341) | −18,9 |
| Phải trả khác tăng thêm (TK 338) | +15,3 |
| Xây dựng cơ bản dở dang giảm (TK 241) | +12,0 |
| Các khoản còn lại (tồn kho, nhà cung cấp, lương, thuế, trả trước…) | −5,1 |
| Tiền thay đổi (TK 111, 112, 113) | −16,5 |
Số làm tròn một chữ số thập phân, dòng "các khoản còn lại" là phần chênh để bảng cộng khớp. Chi phí đã ghi mà chưa trả, nằm trong TK 338, làm tiền đỡ giảm 15,3 đồng. Bốn dòng lớn nhất phía âm cộng lại 138,7 đồng, nhiều hơn toàn bộ số lãi.
Bảng dựng từ một nguyên tắc: sổ nhật ký chung luôn cân Nợ bằng Có. Bỏ cặp bút toán kết chuyển 911, cộng (Nợ − Có) theo từng tài khoản: nhóm doanh thu, chi phí cộng lại rồi đổi dấu là lợi nhuận, nhóm 111, 112, 113 là thay đổi tiền, các tài khoản còn lại cho biết tiền đã đi đâu. Cách làm này giống phương pháp gián tiếp khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ, chỉ khác là làm theo tháng và giữ nguyên từng tài khoản.
Sai lầm 1: Đọc báo cáo lãi lỗ thay cho báo cáo tiền
18/18 tháng có lãi, 8 tháng tiền giảm. Tháng 1/2025 là tháng rõ nhất: lãi của tháng bằng 9,5 (tính trên 100 đồng lãi cả kỳ), nhưng tiền giảm 33,9, gấp 3,6 lần lãi của chính tháng đó. Báo cáo lãi lỗ tháng 1 không sai, nó chỉ trả lời một câu hỏi khác.
Cách sửa: mỗi tháng có một bảng "lãi → tiền" như trên đặt cạnh báo cáo lãi lỗ. Cần nhìn trước theo tuần thì dùng bảng dự báo dòng tiền 13 tuần.
Sai lầm 2: Để khách nợ phình lên theo doanh thu
Khoản khách nợ tăng thêm lấy đi 25,2 đồng trên mỗi 100 đồng lãi: một phần tư lợi nhuận 18 tháng vẫn đang nằm ở khách hàng. Doanh thu ghi khi giao hàng, xuất hóa đơn; tiền về theo hạn thanh toán, trễ hạn thì nằm lâu hơn nữa.
Chỗ đáng chú ý nằm ở các tháng bán tốt. Tháng 12/2024 và tháng 6/2025 là hai tháng lãi lớn nhất kỳ, và trong cả hai tháng, khoản khách nợ tăng thêm còn lớn hơn lãi của chính tháng đó. Bán được nhiều chưa chắc thu được nhiều.
Cách sửa: theo dõi số dư công nợ phải thu theo tuổi nợ và số ngày thu tiền bình quân, đối chiếu công nợ với khách định kỳ. Cách đối chiếu tự động có ở bài đối chiếu công nợ bằng Power Query.
Sai lầm 3: Chia lợi nhuận theo số lãi trên sổ, không theo tiền
Trong 18 tháng có 38 bút toán ghi Nợ TK 4211 (lợi nhuận chưa phân phối năm trước), tức lợi nhuận các năm trước được chia ra hoặc chuyển đi. Tổng số bằng 59,4 đồng trên mỗi 100 đồng lãi của 18 tháng. Phần lớn (62%) đi thẳng qua tài khoản ngân hàng, gần một phần tư qua công nợ nội bộ.
Chia lợi nhuận là quyết định của chủ doanh nghiệp, tự nó không sai. Sai lầm nằm ở chỗ chốt mức chia mà chỉ nhìn số lãi trên sổ. Ở bộ sổ này, trong cùng kỳ, một phần tư số lãi còn nằm ở khách nợ và hơn một phần ba đã khóa vào tiền gửi có kỳ hạn, nên khoản chia lấy thẳng vào tiền đang có. Cách sửa: chốt mức chia sau khi xem bảng "lãi → tiền" và dự báo tiền các tháng tới.
Sai lầm 4: Quên các khoản tiền ra không nằm trên báo cáo lãi lỗ
Trả bớt nợ vay, tức phần trả gốc nhiều hơn phần vay mới (18,9 đồng), và chuyển tiền sang gửi có kỳ hạn hoặc đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (35,2 đồng) đều không phải chi phí, nên không bao giờ hiện trên báo cáo lãi lỗ. Hai dòng này cộng lại là 54,1 đồng trên mỗi 100 đồng lãi.
Tiền gửi có kỳ hạn vẫn là tiền của doanh nghiệp, nhưng không tiêu được trước ngày đáo hạn nếu không chấp nhận rút trước hạn. Tháng 1/2025 ở sai lầm 1 là ví dụ: tiền tháng đó giảm 33,9, trong đó riêng khoản chuyển sang gửi có kỳ hạn đã là 33,1. Cùng tháng, nợ nhà cung cấp giảm 35,7 còn khách nợ giảm 33,3, hai dòng này gần như bù trừ nhau.
Cách sửa: trên báo cáo tiền, tách "tiền dùng được ngay" (tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn) khỏi "tiền đang khóa" (tiền gửi có kỳ hạn), và đưa lịch trả nợ gốc vào dự báo.
Sai lầm 5: Nhập hàng theo mùa mà không khớp với hạn nợ nhà cung cấp
Cộng cả 18 tháng, tồn kho chỉ làm tiền giảm 2,7 đồng, gần như không đáng kể. Theo từng tháng thì khác hẳn. So mức tăng tồn kho và mức tăng nợ nhà cung cấp với lãi của chính tháng đó:
| Tháng | Tồn kho tăng | Nợ nhà cung cấp tăng | Ai trả cho phần hàng nhập thêm |
|---|---|---|---|
| 01/2024 | 16,7 lần lãi tháng | 15,0 lần lãi tháng | Nhà cung cấp gánh gần hết |
| 07/2024 | 55,6 lần lãi tháng | 62,7 lần lãi tháng | Nhà cung cấp gánh toàn bộ |
| 03/2025 | 7,1 lần lãi tháng | 2,8 lần lãi tháng | Phần lớn trả bằng tiền của doanh nghiệp |
Tháng 3/2025, nhà cung cấp chỉ cho nợ khoảng 40% phần hàng nhập thêm, và tiền tháng đó giảm gần bằng lãi tháng. Đợt nhập hàng lớn mà rơi đúng lúc hạn nợ nhà cung cấp ngắn lại thì tiền là thứ bù vào.
Cách sửa: lập kế hoạch nhập hàng theo mùa cùng với điều khoản thanh toán của từng nhà cung cấp, theo dõi song song số ngày tồn kho và số ngày phải trả.
Dựng bảng "lãi → tiền" theo tháng trong Excel
- Gom sổ: dùng Power Query gom sổ nhật ký chung các tháng (Data → Get Data → From File → From Folder), bỏ dòng tiêu đề và dòng "Tổng cộng" như hướng dẫn ở bài phân tích chi phí.
- Bỏ cặp kết chuyển: đổi cột Tài khoản và TK đối ứng về Text, lọc bỏ các dòng có Tài khoản bắt đầu bằng "911" và các dòng có TK đối ứng bắt đầu bằng "911".
- Thêm ba cột: Tháng (chọn cột ngày, Add Column → Date → Month → Start of Month), Tài khoản cấp 1 (chọn cột Tài khoản, Add Column → Extract → First Characters, lấy 3 ký tự) và Nợ − Có (Custom Column).
- Pivot Table: Rows là Tài khoản cấp 1, Columns là Tháng, Values là tổng cột Nợ − Có.
- Đọc và kiểm: cộng nhóm doanh thu, chi phí (511, 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, thêm 821 nếu có thuế thu nhập doanh nghiệp) rồi đổi dấu ra lợi nhuận. Cộng 111, 112, 113 ra thay đổi tiền. Phép kiểm: lợi nhuận trừ tổng các tài khoản còn lại phải bằng đúng thay đổi tiền. Lệch là sổ chưa cân hoặc còn sót dòng kết chuyển.
Danh sách tài khoản ở bước 5 theo hệ thống tài khoản của bộ sổ mẫu. Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp các bạn có tài khoản khác thì xếp lại cho đúng nhóm, phép kiểm ở bước 5 sẽ báo nếu xếp sót.
Câu hỏi thường gặp
Đã có báo cáo lưu chuyển tiền tệ, sao phải làm bảng này?
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ lập theo kỳ báo cáo và theo mẫu, nhiều tài khoản gộp vào một chỉ tiêu. Bảng "lãi → tiền" làm theo tháng, giữ nguyên từng tài khoản, lấy thẳng từ sổ và cập nhật bằng một lần Refresh. Nó dùng để điều hành, không thay báo cáo tài chính.
Có lãi mà thiếu tiền thì xử lý việc gì trước?
Tìm dòng âm lớn nhất trong bảng. Ở bộ sổ này, hai dòng lớn nhất là phân phối lợi nhuận và tiền gửi có kỳ hạn, cả hai nằm trong quyết định của chính doanh nghiệp nên điều chỉnh được ngay. Khách nợ thì cần chính sách công nợ và thời gian. Sau đó dựng dự báo theo tuần để thấy trước tháng nào sẽ hụt.
Doanh nghiệp nhỏ, sổ sách đơn giản có làm được không?
Được, miễn là xuất được sổ nhật ký chung ra Excel từ phần mềm kế toán. Số dòng không quan trọng bằng việc sổ cân và các bút toán kết chuyển được ghi đúng tài khoản 911.
Nhìn tiền cạnh lãi mỗi tháng
Các bạn có thể xem thử báo cáo quản trị dòng tiền mẫu của EzTech để thấy bảng này trông thế nào khi lên Power BI. Khóa DATA FINANCE hướng dẫn dựng báo cáo quản trị và báo cáo tài chính từ dữ liệu kế toán, dành cho người làm tài chính kế toán. Doanh nghiệp cần dựng hệ thống theo dõi dòng tiền có thể liên hệ đội ngũ EzTech.
