2026-10-05 · Kế toán & Dữ liệu
Tháng 9/2024, chi phí bán hàng và chi phí quản lý của một doanh nghiệp thương mại cộng lại bằng 12,9% doanh thu thuần. Tháng 5/2025, cũng hai khoản đó bằng 32,3%. Cùng một công ty, cùng ba chi nhánh. Đọc hai con số cạnh nhau, ai cũng nghĩ chi phí đang tăng mất kiểm soát. Mở sổ ra xem từng khoản mục thì câu chuyện khác hẳn.
Bài này đi qua 6 bước phân tích chi phí doanh nghiệp từ sổ nhật ký chung: lấy đúng số, xếp khoản mục theo độ lớn, tách khoản ghi dồn, đo độ biến động và so chi nhánh. Số liệu lấy từ bộ dữ liệu EzTech dùng trong khóa học: sổ nhật ký chung 18 tháng (01/2024 – 06/2025) của một doanh nghiệp thương mại ba chi nhánh, 263.706 dòng bút toán, kèm danh mục 63 khoản mục chi phí. Bài chỉ nêu tỷ lệ và số đếm, không nêu số tiền.
Bước 1: Phân tích chi phí theo mã khoản mục, đừng theo số hiệu tài khoản
Trong bộ sổ này, TK 641 không có tiểu khoản nào: toàn bộ chi phí bán hàng, chiếm 58,7% tổng chi phí bán hàng và quản lý, nằm trong đúng một mã. TK 642 có sáu tiểu khoản. Chia theo tài khoản, các bạn có tối đa 7 ngăn, và các ngăn còn bị trộn: chi phí lương cố định ghi gần đúng một nửa vào 641, một nửa vào 642, tùy nhân viên thuộc bộ phận bán hàng hay quản lý. Đếm cả bộ sổ, 36 trong 53 khoản mục có phát sinh xuất hiện ở cả hai tài khoản.
Chiều phân tích cần dùng là cột Mã KMCP (mã khoản mục chi phí) trên từng dòng sổ. Danh mục của doanh nghiệp có 63 khoản mục trong 21 nhóm, mã ba tầng kiểu 02_01_03: 02 là mảng tiếp thị, 02_01 là nhóm quảng cáo, 02_01_03 là Quảng cáo Facebook. Trước khi phân tích, kiểm ba việc trên cột mã:
- Bao nhiêu dòng chi phí có mã: 4.860/4.860 dòng chi phí 641/642 đều có.
- Có mã lạ ngoài danh mục không: 0 mã lạ.
- Khoản mục nào chưa từng được dùng: 10 khoản không phát sinh lần nào trong 18 tháng. Một khoản là "Chi phí mua hàng", vốn đi vào giá vốn. Chín khoản còn lại nên xem lại: bỏ khỏi danh mục, hoặc hỏi xem nghiệp vụ tương ứng đang bị ghi vào mã nào.
Sổ chưa có cột mã khoản mục thì phân tích dừng ở 7 ngăn tài khoản. Nhiều phần mềm kế toán có sẵn trường khoản mục chi phí trên từng dòng hạch toán; việc cần làm là lập danh mục và thống nhất cách gắn mã từ khâu nhập chứng từ.
Bước 2: Lấy đúng số chi phí, tránh hai cái bẫy khi cộng từ sổ
Bẫy 1: Chỉ cộng cột Phát sinh Nợ
Chi phí không chỉ có ghi tăng. Trong 18 tháng có 76 dòng ghi Có vào 641/642 không phải kết chuyển: điều chỉnh giảm, chuyển chi phí sang tài khoản khác, đối ứng chủ yếu với TK 338, 241, 138 và 136. Bỏ qua 76 dòng này, chỉ cộng cột Nợ, thì tổng chi phí cao hơn thực tế 6,9%.
Bẫy 2: Lấy luôn bút toán kết chuyển cuối tháng
Cuối tháng, chi phí được kết chuyển sang TK 911 bằng bút toán ghi Có 641/642. Để nguyên các dòng này thì phần ghi Có kết chuyển xóa phần ghi Nợ. Bộ sổ có 17 tháng đã kết chuyển: cộng cả dòng kết chuyển thì TK 642 tháng nào cũng ra đúng 0, TK 641 ra 0 hoặc chỉ lệch vài nghìn đến vài chục nghìn đồng.
Công thức đúng cho từng dòng: Chi phí = Phát sinh Nợ − Phát sinh Có, chỉ lấy dòng TK 641/642 có TK đối ứng khác 911.
Làm trong Excel bằng Power Query
- Gom 18 file sổ: Data → Get Data → From File → From Folder (chi tiết ở bài gộp nhiều file Excel bằng Power Query).
- Bỏ phần đầu và dòng tổng của file xuất: trong bước xử lý file mẫu (Transform Sample File), Home → Remove Rows → Remove Top Rows bỏ 3 dòng tiêu đề, bấm Use First Row as Headers, rồi lọc bỏ dòng "Tổng cộng" ở cuối mỗi file.
- Lọc dòng chi phí: số hiệu tài khoản trông như số nên Power Query hay tự đổi sang kiểu số. Đổi cột Tài khoản và TK đối ứng về Text (Transform → Data Type → Text) rồi mới lọc: Tài khoản dùng Text Filters → Begins With "641" Or "642", TK đối ứng dùng Does Not Begin With "911".
- Tính chi phí ròng: Add Column → Custom Column, công thức
[Phát sinh Nợ] - [Phát sinh Có]. - Lấy tên và nhóm khoản mục: Home → Merge Queries với bảng danh mục theo cột Mã KMCP (xem bài Merge Queries), rồi Close & Load To → PivotTable Report.
Bước 3: Xếp khoản mục theo độ lớn: 9 trên 53 khoản đã chiếm 80% chi phí
Trong Pivot Table, đặt Tên khoản mục vào Rows, Chi phí vào Values, sắp Largest to Smallest, rồi Value Field Settings → Show Values As → % of Grand Total. Thêm một cột cộng dồn bên cạnh:
| # | Khoản mục | Tỷ trọng | Cộng dồn |
|---|---|---|---|
| 1 | Chi phí lương cố định | 36,3% | 36,3% |
| 2 | Chi phí thưởng chiết khấu | 21,8% | 58,1% |
| 3 | Chi phí thuê văn phòng | 7,5% | 65,6% |
| 4 | Chi phí thương hiệu và truyền thông | 3,6% | 69,2% |
| 5 | Chi phí thưởng cuối năm | 2,9% | 72,0% |
| 6 | Chi phí khấu hao | 2,6% | 74,7% |
| 7 | Chi phí dự phòng | 2,2% | 76,9% |
| 8 | Quảng cáo Google | 2,1% | 78,9% |
| 9 | Chi phí hỗ trợ khách hàng | 1,7% | 80,7% |
Riêng hai khoản đầu đã là 58,1%. Một cuộc họp cắt giảm chi phí không bàn tới lương cố định và thưởng chiết khấu thì đang bàn trên chưa tới một nửa số chi phí. 44 khoản mục phía sau cộng lại chưa tới 20%.
Ở bước này chạy thêm hai phép kiểm:
- Tỷ trọng nhóm "Khác". Nhóm này gồm năm khoản "chi phí … khác" của từng mảng, ở đây chiếm 1,2%. Nhóm Khác lớn dần qua các tháng là dấu hiệu người nhập không tìm được mã phù hợp.
- Khoản mục mang số âm. "Chi phí sản phẩm chương trình khuyến mãi" cộng cả 18 tháng ra số âm, tức ghi giảm nhiều hơn ghi tăng. Có thể phần ghi tăng nằm ở kỳ trước khi có dữ liệu, cũng có thể bút toán giảm bị gắn nhầm mã. Hỏi người hạch toán trước khi đưa dòng này lên báo cáo.
Bước 4: Đặt chi phí cạnh doanh thu theo tháng, rồi tách khoản ghi dồn
Cả 18 tháng, chi phí bán hàng và quản lý bằng 22,4% doanh thu thuần. Theo tháng, tỷ lệ chạy từ 12,9% đến 32,3%, vì hai lý do.
Mẫu số đổi, tử số đứng yên. Tháng 5/2025 có doanh thu thuần thấp nhất trong 18 tháng. Lương cố định, tiền thuê, khấu hao không giảm theo, nên tỷ lệ vọt lên dù chi phí không tăng gì đặc biệt.
Khoản ghi dồn vào một tháng. 77% chi phí thưởng cuối năm của cả kỳ ghi trong tháng 12/2024. Chi phí dự phòng chỉ có số trong 7 tháng, riêng tháng 12/2024 chiếm 66%. Chi phí hỗ trợ khách hàng ghi 66% trong tháng 11/2024.
Tháng 12/2024 là ví dụ rõ nhất. Tỷ lệ tháng đó là 19,8%, thấp hơn mức chung, nhìn qua thấy yên tâm. Nhưng đó là tháng doanh thu cao nhất kỳ. Bỏ riêng thưởng cuối năm và dự phòng ra, phần chi phí còn lại chỉ bằng 12,1% doanh thu: hai khoản ghi dồn chiếm gần 8 điểm phần trăm.
Tỷ lệ theo tháng đánh lừa theo cả hai chiều: tháng 5/2025 trông xấu vì doanh thu thấp, tháng 12/2024 trông bình thường dù đang gánh hai khoản lớn. Trên báo cáo quản trị, nên tách khoản ghi dồn ra một dòng riêng, so lũy kế từ đầu năm hoặc so cùng kỳ năm trước. Khoản biết trước như thưởng cuối năm thì có thể phân bổ đều theo tháng.
Bước 5: Đo độ biến động của từng khoản mục bằng số
Muốn biết khoản nào ổn định, khoản nào chạy theo đợt, đừng đoán theo tên. Lấy chi phí 18 tháng của từng khoản, tính hệ số biến thiên (độ lệch chuẩn chia trung bình), trong Excel là =STDEV.S(B2:B19)/AVERAGE(B2:B19):
| Khoản mục | Hệ số biến thiên | Cách đọc |
|---|---|---|
| Chi phí thuê văn phòng | 0,06 | Gần như đứng yên |
| Chi phí khấu hao | 0,06 | Gần như đứng yên |
| Chi phí lương cố định | 0,22 | Dao động quanh một mức |
| Chi phí thưởng chiết khấu | 0,60 | Lên xuống mạnh theo tháng |
| Chi phí dự phòng | 2,76 | Ghi theo đợt |
| Chi phí thưởng cuối năm | 3,23 | Ghi theo đợt |
Khoản có hệ số gần 0 hợp để giao định mức cố định. Khoản có hệ số trên 1 chỉ nên theo dõi lũy kế, kèm ghi chú tháng nào ghi bao nhiêu và vì sao. Thưởng chiết khấu đáng mổ xẻ thêm: chiếm 21,8% chi phí mà lên xuống mạnh, nên có báo cáo riêng theo chính sách chiết khấu và theo đối tượng được hưởng.
Bước 6: So chi nhánh sau khi tách chi phí chung
| Chi nhánh | Tỷ trọng chi phí | Tỷ trọng doanh thu | Chi phí / doanh thu |
|---|---|---|---|
| Chi nhánh 1 | 72,3% | 63,0% | 25,5% |
| Chi nhánh 2 | 25,2% | 36,7% | 15,3% |
| Chi nhánh 3 | 2,6% | 0,3% | 208,7% |
Đọc thẳng thì Chi nhánh 2 tiêu ít hơn Chi nhánh 1 tới 10 điểm phần trăm trên mỗi đồng doanh thu. Nhưng 93% chi phí thương hiệu và truyền thông, 76% chi phí thuê văn phòng và 81% chi phí lương cố định nằm ở Chi nhánh 1. Nếu đó là nơi đặt văn phòng điều hành, chênh lệch này có thể đến từ việc Chi nhánh 1 đang gánh chi phí chung, chưa chắc Chi nhánh 2 tiêu tiền khéo hơn.
Chi nhánh 3 thì doanh thu chỉ 0,3% toàn công ty suốt 18 tháng, còn 77% chi phí của nó là khấu hao và lương cố định. Trước khi gọi đây là chi nhánh lỗ, hỏi xem nó làm nhiệm vụ gì: nếu là kho hay văn phòng hỗ trợ thì đo nó bằng tỷ lệ chi phí trên doanh thu là so sai thước.
Cách so công bằng hơn: tách chi phí chung ra một đơn vị riêng như "Văn phòng chung", hoặc phân bổ về chi nhánh theo một tiêu thức đã thống nhất (doanh thu, diện tích, số nhân sự), ghi rõ trên báo cáo và tháng nào cũng dùng cùng tiêu thức.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có danh mục khoản mục chi phí thì bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu từ các mảng lớn: bán hàng, tiếp thị, kho vận, hành chính nhân sự. Mỗi mảng vài nhóm, mỗi nhóm vài khoản, mã đặt theo tầng để Pivot Table cộng được ở từng tầng. Danh mục trong bài có 63 khoản mục mà vẫn có 10 khoản chưa dùng tới, nên đừng cố liệt kê thật nhiều ngay từ đầu.
Làm bằng Excel được không, hay phải dùng Power BI?
Với 18 tháng sổ và 4.860 dòng chi phí, Power Query và Pivot Table trong Excel làm được cả 6 bước. Power BI hợp hơn khi dữ liệu đến từ nhiều nguồn và nhiều người cùng xem, cần lọc chéo theo chi nhánh, tháng, khoản mục. Các bạn có thể xem thử báo cáo quản trị chi phí mẫu của EzTech.
Tỷ lệ chi phí trên doanh thu bao nhiêu là hợp lý?
Không có một con số chung cho mọi ngành. Mốc so sánh đáng tin nhất là kế hoạch của chính doanh nghiệp và cùng kỳ năm trước, đọc theo lũy kế chứ không theo từng tháng lẻ.
Bắt đầu từ cột mã khoản mục
Chi phí mới là một nửa câu chuyện. Cùng bộ sổ này, tháng nào doanh nghiệp cũng có lãi mà vẫn có 8 tháng tiền đi xuống, phân tích ở bài quản trị dòng tiền: 5 sai lầm khiến SME có lãi vẫn thiếu tiền. Khóa DATA FINANCE của EzTech đi từ Power Query trong Excel đến báo cáo quản trị và báo cáo tài chính trên Power BI, dành cho người làm tài chính kế toán. Doanh nghiệp cần dựng hệ thống báo cáo chi phí theo khoản mục và chi nhánh có thể liên hệ đội ngũ EzTech.
