Xây dựng báo cáo quản trị bằng Power BI từ A đến Z

Ngày mùng 10 hàng tháng, bạn gửi đi một file Excel 12 sheet: doanh thu, giá vốn, chi phí, công nợ, tồn kho. Số liệu chuẩn, trình bày gọn. Nhưng trong cuộc họp, sếp hỏi một câu rất bình thường: "Lợi nhuận tháng này giảm 8% là do chi nhánh nào, do giá bán hay do chi phí?"

Bạn biết câu trả lời nằm đâu đó trong file, chỉ là phải lọc, phải cắt, phải dựng thêm PivotTable — mất mười lăm phút mà cuộc họp thì đang chờ. Đó là khoảng cách giữa báo cáo số liệu và báo cáo quản trị.

Bài viết này đội ngũ EzTech đi qua toàn bộ quy trình xây dựng báo cáo quản trị bằng Power BI, từ lúc chưa có gì đến khi có một bộ báo cáo tự cập nhật mỗi tháng. Trọng tâm không phải nút bấm trên Power BI, mà là cách nghĩ để báo cáo trả lời được câu hỏi của người ra quyết định.

Báo cáo quản trị khác báo cáo tài chính ở đâu?

Nhiều người bắt đầu sai ngay từ đây: bê nguyên báo cáo tài chính lên Power BI rồi gọi đó là báo cáo quản trị. Hai loại phục vụ hai mục đích khác nhau.

Tiêu chí	Báo cáo tài chính	Báo cáo quản trị
Người đọc	Cơ quan thuế, ngân hàng, nhà đầu tư	Ban giám đốc, trưởng bộ phận
Tuân thủ	Theo chuẩn mực, mẫu biểu bắt buộc	Doanh nghiệp tự thiết kế theo nhu cầu
Kỳ báo cáo	Quý, năm	Tháng, tuần, có khi hàng ngày
Chiều phân tích	Toàn doanh nghiệp	Chi nhánh, sản phẩm, kênh, khách hàng, nhân viên
So sánh	Kỳ trước	Kế hoạch, cùng kỳ, giữa các đơn vị
Câu hỏi trả lời	Kết quả ra sao	Vì sao như vậy và phải làm gì

Nói ngắn gọn: báo cáo tài chính tổng kết quá khứ theo một mẫu chung, báo cáo quản trị mổ xẻ nguyên nhân theo cách riêng của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn đang cần dựng phần báo cáo tài chính trước, hãy xem bài phân tích BCTC bằng Power BI; bài này đi tiếp một bước, sang phần quản trị.

Bước 1: Chốt người dùng và mười câu hỏi quản trị

Đừng mở Power BI vội. Việc đầu tiên là ngồi với người sẽ đọc báo cáo và ghi lại đúng những câu họ hay hỏi.

Cách làm rất đơn giản: xin phép ghi lại các câu hỏi trong ba cuộc họp gần nhất. Bạn sẽ thấy chúng lặp lại quanh vài chủ đề:

• Tháng này lãi lỗ bao nhiêu, so với kế hoạch đạt mấy phần trăm?
• Chi nhánh nào kéo lợi nhuận xuống, chi nhánh nào bù lại?
• Nhóm sản phẩm nào doanh thu tăng nhưng biên lợi nhuận giảm?
• Chi phí nào tăng bất thường so với cùng kỳ?
• Tiền còn đủ trả nợ đến hạn trong 30 ngày tới không?
• Khách hàng nào nợ quá hạn lớn nhất?
• Hàng tồn nào đang chậm luân chuyển, chôn bao nhiêu vốn?

Với mỗi câu hỏi, ghi thêm ba thông tin: ai hỏi, tần suất, và dữ liệu nào trả lời được. Danh sách này chính là bản đặc tả báo cáo. Câu hỏi nào không có dữ liệu để trả lời thì đó là khoảng trống phải xử lý trước, chứ không phải làm giao diện đẹp để che đi.

Bước 2: Dựng khung chỉ số và chiều phân tích

Từ danh sách câu hỏi, gom thành khung chỉ số. Với đa số doanh nghiệp Việt Nam, bốn khối sau là đủ cho phiên bản đầu tiên:

1. Kết quả kinh doanh — doanh thu, giá vốn, lợi nhuận gộp, chi phí bán hàng và quản lý, lợi nhuận trước thuế, biên lợi nhuận.
2. Dòng tiền — thu, chi, số dư cuối kỳ, các khoản đến hạn.
3. Công nợ và vốn lưu động — phải thu, phải trả, tuổi nợ, tồn kho, vòng quay.
4. Vận hành — sản lượng, số đơn, khách hàng mới, năng suất nhân sự, tùy đặc thù ngành.

Song song với chỉ số là chiều phân tích — những cách cắt lát số liệu: thời gian, chi nhánh hoặc trung tâm lợi nhuận, sản phẩm, kênh bán, khách hàng, nhân viên phụ trách. Chính các chiều này biến một con số tổng thành câu trả lời cho câu hỏi "vì sao".

Lời khuyên thực tế: phiên bản đầu chỉ nên chọn khoảng 12-15 chỉ số. Báo cáo nhồi 60 chỉ số trông có vẻ đầy đủ nhưng người đọc không biết nhìn vào đâu, và bạn thì đuối khi phải bảo trì.

Bước 3: Kiểm kê nguồn dữ liệu và làm sạch

Giai đoạn này chiếm phần lớn thời gian của bất kỳ dự án dữ liệu nào, và nó cũng là nơi các dự án chết. Nghiên cứu State of Data Science của Anaconda cho thấy người làm dữ liệu dành khoảng 45% thời gian cho khâu chuẩn bị dữ liệu.

Hãy lập một bảng kiểm kê: mỗi nguồn ghi rõ ai giữ, xuất ra như thế nào, tần suất cập nhật, cột khóa để nối với nguồn khác. Nguồn thường gặp gồm phần mềm kế toán, file bán hàng, file kho, bảng lương, và bảng kế hoạch do các phòng lập.

Toàn bộ khâu làm sạch nên đặt trong Power Query chứ không sửa tay trong Excel — có vậy tháng sau mới Refresh được. Các việc điển hình: bỏ dòng tiêu đề và dòng tổng, Fill Down cột nhóm, đổi kiểu số và ngày theo Locale Việt Nam, gộp nhiều file cùng mẫu. Riêng dữ liệu xuất từ phần mềm kế toán, đội ngũ EzTech đã hướng dẫn chi tiết trong bài xử lý dữ liệu MISA trong Excel.

Một việc bắt buộc ở bước này: lập bảng danh mục chuẩn cho khách hàng, sản phẩm, chi nhánh, khoản mục chi phí. Mỗi phòng gọi một kiểu thì báo cáo không bao giờ ghép được. Đây là việc của tổ chức nhiều hơn là của công cụ.

Bước 4: Mô hình dữ liệu hình sao và bảng kế hoạch

Đây là bước quyết định báo cáo chạy nhanh hay ì ạch, chuẩn hay sai. Nguyên tắc: một bảng fact ở giữa, các bảng dimension bao quanh.

• Bảng fact — dữ liệu giao dịch: bút toán, đơn hàng, phiếu nhập xuất. Chỉ giữ cột cần thiết và các cột khóa.
• Bảng dimension — danh mục: Ngày, Khách hàng, Sản phẩm, Chi nhánh, Khoản mục. Mỗi bảng một dòng cho một đối tượng, không trùng.
• Bảng Ngày riêng — bắt buộc, tự tạo chứ đừng dùng cột ngày trong bảng fact. Có nó thì các hàm thời gian của DAX mới chạy đúng, và bạn mới lọc theo quý, tuần, năm tài chính được.
• Quan hệ một - nhiều, một chiều là mặc định. Quan hệ hai chiều chỉ dùng khi thật sự cần, vì rất dễ sinh số sai khó phát hiện.

Điểm riêng của báo cáo quản trị so với báo cáo tài chính: bạn cần thêm bảng kế hoạch. Kế hoạch thường lập ở mức tháng và chi nhánh, trong khi thực hiện ở mức từng giao dịch. Hai bảng này nối với nhau qua các bảng dimension chung (Ngày, Chi nhánh) chứ không nối trực tiếp. Có bảng kế hoạch thì mọi chỉ số mới có thêm cột "% hoàn thành" — thứ mà ban giám đốc nhìn đầu tiên.

Bước 5: Bộ measure DAX lõi

Đừng viết measure theo kiểu gặp đâu làm đó. Hãy dựng từ lớp nền lên:

1. Measure cơ sở — Doanh thu, Giá vốn, Chi phí, Số lượng. Mỗi cái một dòng SUM đơn giản.
2. Measure dẫn xuất — Lợi nhuận gộp bằng Doanh thu trừ Giá vốn; Biên lợi nhuận dùng DIVIDE để không lỗi chia cho 0.
3. Measure thời gian — lũy kế từ đầu năm bằng TOTALYTD, cùng kỳ năm trước bằng SAMEPERIODLASTYEAR, tăng trưởng là hiệu của hai cái đó.
4. Measure so kế hoạch — tỷ lệ hoàn thành bằng DIVIDE giữa measure thực hiện và measure kế hoạch.

Vài quy ước giúp mô hình sống lâu: gom measure vào một bảng riêng đặt tên rõ ràng, đặt tên tiếng Việt có dấu để người dùng cuối đọc hiểu, định dạng số ngay trong measure, và viết một dòng mô tả cho mỗi measure. Sáu tháng sau, chính bạn là người biết ơn thói quen này nhất.

Bước 6: Thiết kế trang báo cáo theo ba lớp

Lớp 1 — Tổng quan. Một trang duy nhất cho ban giám đốc: 5-7 thẻ chỉ số chính kèm mức so kế hoạch và cùng kỳ, một biểu đồ xu hướng, một biểu đồ cơ cấu. Nguyên tắc là xem trong 30 giây biết doanh nghiệp đang ổn hay không.

Lớp 2 — Phân tích nguyên nhân. Mỗi khối chỉ số một trang: kết quả kinh doanh theo chi nhánh và sản phẩm, cơ cấu chi phí, dòng tiền theo tuần, tuổi nợ theo khách hàng. Đây là nơi trả lời câu hỏi "vì sao", nên cần biểu đồ so sánh và bộ lọc rõ ràng.

Lớp 3 — Chi tiết. Bảng giao dịch cho phép truy ngược đến từng chứng từ. Dùng chức năng drill through để người đọc click từ một cột trên biểu đồ xuống thẳng danh sách chứng từ tạo nên cột đó. Không có lớp này, người đọc sẽ không tin số — và họ có lý.

Vài quy tắc trình bày nên giữ: mỗi trang trả lời một câu hỏi; số quan trọng nhất đặt góc trên bên trái; màu dùng có quy tắc (một màu nhấn cho chỉ số chính, đỏ và xanh chỉ dành cho tốt - xấu); ghi rõ thời điểm dữ liệu cập nhật ở góc trang. Bạn có thể xem cách bố trí thực tế ở các báo cáo mẫu quản trị lãi lỗ, quản trị dòng tiền và quản trị chi phí mà EzTech để xem demo trực tiếp.

Bước 7: Phân quyền, xuất bản và nhịp vận hành

Báo cáo quản trị chứa số liệu nhạy cảm, nên khâu cuối không kém phần quan trọng:

• Phân quyền theo dòng — trưởng chi nhánh chỉ xem số của chi nhánh mình. Power BI làm được bằng Row-Level Security, khai báo một lần trong mô hình.
• Xuất bản lên workspace và chia sẻ qua app, thay vì gửi file qua lại. Gửi file là mỗi người giữ một phiên bản khác nhau.
• Lịch làm mới dữ liệu — đặt tự động theo nhịp dữ liệu nguồn, và luôn có một người chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu vào ngày chốt.
• Nhịp vận hành — quy định rõ ngày mấy dữ liệu vào đủ, ngày mấy báo cáo chốt, ai giải thích số bất thường. Báo cáo không có nhịp vận hành sẽ chết sau vài tháng.

Năm sai lầm hay gặp

Sai lầm	Hậu quả	Cách tránh
Làm giao diện trước, dữ liệu tính sau	Đẹp nhưng số không khớp, mất niềm tin	Chốt câu hỏi và mô hình dữ liệu trước
Nhồi quá nhiều chỉ số	Không ai biết nhìn vào đâu	Bản đầu 12-15 chỉ số
Không có bảng Ngày riêng	Hàm thời gian sai, không lọc theo quý được	Luôn tạo bảng Ngày và đánh dấu là Date table
Làm sạch dữ liệu bằng tay trong Excel	Tháng sau phải làm lại từ đầu	Đưa hết vào Power Query
Không có lớp chi tiết để truy vết	Người đọc không tin số	Thiết kế trang drill through ngay từ đầu

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có cần báo cáo quản trị trên Power BI không?

Cần, và thường lợi nhiều hơn doanh nghiệp lớn vì nguồn lực mỏng, sai một quyết định là đau ngay. Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu gọn: một trang tổng quan cộng hai trang phân tích, đúng ba nguồn dữ liệu. Power BI Desktop miễn phí, chi phí ban đầu chủ yếu là thời gian dựng.

Dựng một bộ báo cáo quản trị mất bao lâu?

Phụ thuộc gần như hoàn toàn vào tình trạng dữ liệu. Nếu dữ liệu đã có sẵn, sạch, danh mục thống nhất thì phần dựng mô hình và trang báo cáo đi khá nhanh. Nếu mỗi phòng một cách gọi tên, dữ liệu nằm rải rác trong file cá nhân thì việc dọn dẹp mới là phần dài nhất. Vì vậy đừng ước lượng theo số trang báo cáo, hãy ước lượng theo số nguồn dữ liệu phải chuẩn hóa.

Nên tự làm hay thuê ngoài?

Có một cách chia hợp lý: thuê ngoài phần kiến trúc dữ liệu và bộ báo cáo lõi để đi nhanh và đúng ngay từ đầu, còn đội ngũ nội bộ học để tự vận hành, tự sửa và tự phát triển tiếp. Doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào bên ngoài thì mỗi lần đổi chỉ số lại phải chờ. EzTech có cả hai hướng: dịch vụ giải pháp dữ liệu và đào tạo cho doanh nghiệp.

Excel có làm được báo cáo quản trị không?

Làm được ở quy mô nhỏ, và nhiều doanh nghiệp vẫn đang chạy tốt bằng Excel cộng Power Query. Vấn đề xuất hiện khi dữ liệu lớn dần, khi cần phân quyền theo người xem, khi nhiều người cùng cập nhật, hoặc khi phải xem báo cáo trên điện thoại. Đó là lúc chuyển sang Power BI đáng công.

Bắt đầu từ đâu cho thực tế?

Nếu bạn đang ở vạch xuất phát, đừng đặt mục tiêu dựng cả hệ thống trong một tháng. Hãy chọn một khối chỉ số đau nhất — thường là kết quả kinh doanh hoặc công nợ — làm cho trọn: đúng câu hỏi, đúng dữ liệu, đủ ba lớp trang. Một báo cáo được ban giám đốc dùng thật mỗi tuần có giá trị hơn mười báo cáo nửa vời.

Muốn hình dung đích đến, các bạn ghé 41 báo cáo Power BI mẫu của EzTech xem demo trực tiếp. Còn nếu muốn tự tay dựng được một bộ báo cáo quản trị hoàn chỉnh, khóa DATA BUSINESS đi đúng lộ trình trong bài này — từ xử lý dữ liệu, dựng mô hình, viết DAX đến thiết kế trang báo cáo, dạy bởi Th.S Trần Hà Tuấn Anh, cựu Head of Data tại NGS IT & CMC Global. Cần tư vấn cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp, các bạn cứ liên hệ với đội ngũ EzTech.