2026-08-22 · AI & Công nghệ
Công ty có một tập quy chế nội bộ vài chục trang: tiêu chí chọn mặt bằng, mức trần chi phí, các giới hạn khi ký hợp đồng. Bộ phận kinh doanh gửi về năm hợp đồng thuê, mỗi cái sáu tới tám trang. Việc của bạn là trả lời một câu: hợp đồng nào ký được, hợp đồng nào phải đàm phán lại.
Đọc chéo bằng mắt thì cái sai không nằm ở chỗ khó. Nó nằm ở chỗ dễ nhất. Quy chế yêu cầu trần thông thủy tối thiểu 3,2 mét; hợp đồng ghi 3,0 mét. Con số đó trông hoàn toàn bình thường, và nó nằm ở Điều 1 trong khi ngưỡng 3,2 mét nằm ở trang 14 của một tài liệu khác.
Đây chính là loại việc AI làm tốt: so số với số, đối chiếu chéo giữa hai tài liệu, không mỏi và không quen tay. Bài này đi qua cách dùng AI review hợp đồng theo đúng quy chế của công ty mình, kèm kết quả thật trên bộ hồ sơ mẫu mà đội ngũ EzTech dùng khi dạy.
Vì sao "đọc hợp đồng này giúp tôi, có vấn đề gì không" luôn cho kết quả vô dụng
Cách dùng phổ biến nhất là tải hợp đồng lên rồi hỏi một câu mở. Kết quả trả về bao giờ cũng trôi chảy, có mục có gạch đầu dòng, và bao giờ cũng na ná nhau: nên làm rõ điều khoản phạt, nên bổ sung điều khoản bất khả kháng, nên quy định rõ trách nhiệm sửa chữa. Đưa hợp đồng nào vào cũng ra chừng đó.
Lý do đơn giản. AI không biết ngưỡng của công ty bạn. Nó không biết công ty bạn chỉ chấp nhận đặt cọc tối đa ba tháng, không biết trần đơn giá thuê theo từng nhóm khu vực, không biết thời hạn hợp đồng tối thiểu là 36 tháng vì chu kỳ khấu hao thiết bị là 24 – 30 tháng. Thiếu những con số đó, phần "review" chỉ còn là kiến thức chung về hợp đồng thuê.
Nên bước có giá trị nhất không nằm ở chỗ chọn công cụ nào. Nó nằm ở việc đưa quy chế vào cùng với hợp đồng, và đưa dưới dạng máy so được.
Bước 1 — Biến quy chế thành checklist đo được
Quy chế viết cho người đọc, nên ngưỡng nằm rải trong câu văn: "mức đặt cọc tối đa được phê duyệt cho mọi hợp đồng thuê là 3 tháng tiền thuê". Việc đầu tiên là rút những ngưỡng đó ra thành bảng, mỗi dòng một tiêu chí, ghi kèm điều mục nguồn để sau này còn tra ngược.
Đây là bảng rút từ bộ quy chế mẫu — một tài liệu chiến lược phát triển mặt bằng của chuỗi cà phê giả định, dựng theo cấu trúc quy chế thật:
| Tiêu chí | Ngưỡng quy chế | Loại |
|---|---|---|
| Diện tích sàn | Tối thiểu 60 m² | Cứng |
| Chiều ngang mặt tiền | Tối thiểu 4 m | Cứng |
| Trần thông thủy | Tối thiểu 3,2 m | Cứng |
| Nguồn điện | 3 pha, tối thiểu 30 kW | Cứng |
| Đơn giá thuê | Theo trần từng nhóm khu vực | Cứng |
| Biên độ tăng giá | Tối đa 8%/năm | Cứng |
| Thời hạn hợp đồng | Tối thiểu 36 tháng | Cứng |
| Mức đặt cọc | Tối đa 3 tháng tiền thuê | Cứng |
| Báo trước khi chấm dứt | Tối thiểu 90 ngày, đối xứng hai bên | Cứng |
| Phạt chấm dứt sớm | 1 – 3 tháng, áp dụng đồng đều hai bên | Cứng |
Hai lưu ý khi lập bảng này. Thứ nhất, mỗi dòng phải so được bằng một phép so sánh — lớn hơn, nhỏ hơn, bằng. Dòng nào viết là "phù hợp với định vị thương hiệu" thì bỏ ra khỏi bảng, để dành cho người đọc. Thứ hai, ngưỡng phụ thuộc điều kiện — như trần đơn giá thuê thay đổi theo nhóm khu vực — phải ghi cả bảng tra chứ đừng ghi một con số, kẻo AI áp nhầm trần của khu vực khác.
Bước 2 — Bắt AI trả về bảng, đừng để nó trả về đoạn văn
Đoạn văn không kiểm được. Bảng thì kiểm được, vì mỗi dòng buộc phải có đủ ô. Cấu trúc prompt đã chạy ổn:
Bạn đối chiếu hợp đồng thuê dưới đây với checklist tiêu chí của công ty. Trả về một bảng, mỗi tiêu chí một dòng, gồm các cột: Tiêu chí · Ngưỡng quy chế · Giá trị trong hợp đồng · Trích nguyên văn điều khoản kèm số điều · Kết luận.
Cột Kết luận chỉ nhận một trong ba giá trị: Đạt · Không đạt · Hợp đồng không đề cập. Nếu hợp đồng không nêu con số cho một tiêu chí, ghi "Hợp đồng không đề cập" và để trống ô giá trị — tuyệt đối không suy đoán.
Sau bảng, liệt kê riêng: các điều khoản mâu thuẫn với nhau trong chính hợp đồng này; các nghĩa vụ áp dụng không đối xứng giữa hai bên; các khoản chi phí ngoài đơn giá thuê.
Ba chi tiết trong prompt này đều có lý do:
- Bắt trích nguyên văn kèm số điều. Đây là cách chống bịa rẻ nhất. Số nào không có trong hợp đồng thì không trích được, và bạn kiểm lại bằng cách tìm chuỗi đó trong file gốc, mất vài giây.
- Có ô "Hợp đồng không đề cập". Thiếu lựa chọn này, AI bị ép phải chọn Đạt hoặc Không đạt, và nó sẽ suy đoán. Hợp đồng im lặng về một điều khoản là một phát hiện, không phải một ô trống.
- Ba câu hỏi thêm ở cuối. Ba loại rủi ro dưới đây không bắt được bằng cách so số, phải hỏi riêng.
Bước 3 — Bốn loại phát hiện, chỉ loại đầu là dễ thấy
Chạy bộ checklist trên năm hợp đồng thuê mẫu, kết quả tách thành bốn loại rõ rệt.
Loại 1 — Vượt ngưỡng rõ ràng. Đơn giá 950.000 đồng/m²/tháng ở khu vực có trần 800.000. Tăng giá 12%/năm trong khi trần là 8%. Đặt cọc 5 tháng trong khi trần là 3. Thời hạn 24 tháng trong khi tối thiểu là 36. Đây là loại người đọc kỹ cũng bắt được, AI chỉ nhanh hơn.
Loại 2 — Nghĩa vụ không đối xứng. Loại này khó thấy vì cả hai vế đọc riêng đều bình thường; chỉ đặt cạnh nhau mới lộ. Một hợp đồng quy định bên thuê chấm dứt sớm thì bồi thường 6 tháng tiền thuê, còn bên cho thuê chấm dứt sớm thì bồi thường 1 tháng. Một hợp đồng khác nặng hơn: bên cho thuê được đơn phương chấm dứt với thông báo 30 ngày vì "nhu cầu sử dụng riêng", còn bên thuê chỉ được chấm dứt khi bên cho thuê đồng ý — tức là trên thực tế không có quyền chấm dứt.
Loại 3 — Mâu thuẫn ngay trong cùng một hợp đồng. Một bản có Điều 4 ghi bên thuê chấm dứt sớm thì mất cọc và bồi thường thêm 3 tháng, trong khi Điều 7 của chính bản đó ghi mức bồi thường là 6 tháng. Hai điều khoản đá nhau, và khi tranh chấp thì bên nào cầm bản in ra trước sẽ viện dẫn điều có lợi cho mình. Con người rất dễ bỏ qua loại này vì đọc tới Điều 7 thì đã quên Điều 4.
Loại 4 — Không có con số nào để mà vi phạm. Loại nguy hiểm nhất, và là loại mà bảng checklist trả về toàn ô "Hợp đồng không đề cập". Một hợp đồng mẫu ghi diện tích "khoảng 70 m²", mặt tiền "khoảng 4 – 5 mét", hạ tầng "đáp ứng nhu cầu kinh doanh thông thường", giá thuê "điều chỉnh hợp lý theo CPI hoặc theo thỏa thuận", thanh toán "theo thỏa thuận miệng giữa hai Bên", chấm dứt "khi có lý do chính đáng, với thông báo trong khoảng thời gian phù hợp".
Không dòng nào vượt ngưỡng, vì không dòng nào có ngưỡng. Đọc lướt thì hợp đồng này trông dễ chịu nhất trong cả tập. Thực tế nó là bản rủi ro nhất: mọi tranh chấp sau này đều rơi vào chỗ "thỏa thuận lại", và bên nào giữ mặt bằng thì bên đó có lợi thế đàm phán.
Chi phí thật không nằm trong ô "đơn giá thuê"
Một phát hiện tách riêng vì nó lệch hẳn khỏi bảng checklist. Hai hợp đồng có đơn giá thuê nằm gọn dưới trần, nhìn bảng thì đều Đạt, nhưng chi phí thật cao hơn nhiều:
- Phí môi giới 1,5 – 2 tháng tiền thuê, thu một lần cùng kỳ thanh toán đầu tiên, một bản ghi rõ là "không hoàn trả trong mọi trường hợp".
- Phí dịch vụ do bên cho thuê tự quyết mức, chỉ cần thông báo trước 15 ngày. Đây là một khoản chi phí không có trần, ký vào là chấp nhận nó tăng bất kỳ lúc nào.
- Diện tích tính tiền không phải diện tích dùng được. Một hợp đồng ghi diện tích cho thuê 90 m², nhưng có một khoản riêng ở phía dưới nói bên cho thuê giữ lại khoảng 18 m² phía sau cho mục đích lưu trữ của họ, và được ra vào khu đó không cần báo trước. Tiền vẫn tính trên 90 m².
Đó là lý do trong prompt phải có câu hỏi riêng về "các khoản chi phí ngoài đơn giá thuê", và câu hỏi tiếp theo nên là: tính tổng chi phí phải trả trong 12 tháng đầu, gồm cả các khoản một lần. So hai hợp đồng bằng đơn giá là so nhầm đại lượng.
Ba việc AI không làm thay được
Nó không phải ý kiến pháp lý. Kết quả trên là một lượt sàng lọc — nó chỉ ra chỗ cần đọc kỹ và tiết kiệm phần đọc rà soát. Quyết định ký hay không, và các vấn đề về hiệu lực pháp lý, vẫn thuộc về người có chuyên môn pháp chế.
Bản scan và ảnh chụp phải kiểm lại số. Ba trong năm hợp đồng mẫu ở dạng PDF. Với PDF có lớp chữ thì việc đọc chính xác; với bản scan hoặc ảnh chụp bằng điện thoại, chữ được nhận dạng lại và con số là chỗ dễ sai nhất — số 3 thành 8, dấu phẩy thập phân trôi đi một chữ số. Mọi con số dẫn tới kết luận "Không đạt" đều phải mở file gốc nhìn lại.
Hợp đồng thật là dữ liệu nhạy cảm. Trong đó có tên pháp nhân, mã số thuế, số tiền, chữ ký. Trước khi tải bất cứ thứ gì lên một công cụ công cộng, các bạn đọc bài đừng up file thật lên AI: bảo mật dữ liệu cho kế toán — quy tắc trong đó áp dụng nguyên vẹn cho hợp đồng, thậm chí chặt hơn.
Câu hỏi thường gặp
Nên đưa cả quy chế 40 trang vào hay chỉ đưa bảng checklist?
Đưa bảng checklist. Quy chế đầy đủ chứa rất nhiều nội dung không liên quan tới việc chấm — phân tích thị trường, định vị thương hiệu, lộ trình mở mới — và phần thừa đó làm loãng kết quả. Giữ quy chế gốc bên cạnh để tra ngược khi cần kiểm một dòng.
Chạy từng hợp đồng hay đưa cả năm hợp đồng vào một lượt?
Từng hợp đồng một lượt, rồi tự dán các bảng lại. Đưa cả tập vào một lượt thì kết quả bị rút gọn, và các bản nằm cuối hay bị chấm sơ sài hơn các bản nằm đầu. Chỉ có bước so sánh cuối cùng — xếp hạng giữa các hợp đồng đã chấm — là nên đưa cả tập bảng vào cùng lúc.
Làm sao biết AI có bỏ sót tiêu chí nào không?
Đếm dòng. Checklist có bao nhiêu tiêu chí thì bảng trả về phải có đúng bấy nhiêu dòng. Thiếu dòng là bỏ sót, và bỏ sót thì im lặng chứ không báo gì — bảng vẫn đọc rất trôi chảy. Đây là phép kiểm nên làm mỗi lượt, mất năm giây.
Cách này dùng được cho loại tài liệu nào khác?
Bất kỳ chỗ nào có một tài liệu đặt ra ngưỡng và một tập tài liệu phải tuân theo: quy chế chi tiêu đối chiếu với đề nghị thanh toán, quy chế mua sắm đối chiếu với báo giá nhà cung cấp, chính sách tín dụng đối chiếu với hợp đồng bán hàng, quy chế lương thưởng đối chiếu với hợp đồng lao động. Khung làm việc giữ nguyên, chỉ đổi bảng checklist.
Phần khó là viết checklist, không phải chọn công cụ
Nhìn lại toàn bộ quy trình thì phần tốn công nhất là bước 1 — ngồi rút ngưỡng từ quy chế ra thành bảng đo được. Bước đó làm một lần rồi dùng cho mọi hợp đồng về sau, và nó cũng thường lôi ra một chuyện khác: nhiều quy chế nội bộ có những dòng không ai so được, viết ra để cho đủ chứ không dùng để quyết định.
Khóa Kế toán dùng AI của đội ngũ EzTech đi theo đúng hướng này — dựng quy trình chạy lại được cho từng đầu việc cụ thể, thay vì học mẹo hỏi. Các bạn cũng có thể xem thêm bộ prompt cho kế toán và bài năm cách kiểm tra khi AI đưa ra con số. Muốn trao đổi về tình huống cụ thể ở doanh nghiệp mình, các bạn liên hệ với EzTech.
