Công cụ trên Ribbon
Từng nút và menu trên Ribbon, xếp theo đúng thứ tự các thẻ trong Excel. Trong ngoặc ở cuối mỗi dòng là nhóm chứa nút đó.
Thử:
Thẻ Home
- Format PainterPhổ biến
Chổi quét định dạng: copy định dạng ô này bôi sang ô khác. Bấm ĐÚP vào chổi thì quét được nhiều chỗ liên tiếp. (nhóm Clipboard)
Vừa định dạng đẹp một ô, cần bê y hệt sang chục chỗ khác.
Bấm ĐÚP vào chổi để quét nhiều chỗ liên tiếp, xong bấm Esc - Paste SpecialPhổ biến
Dán có chọn lọc: chỉ giá trị, chỉ định dạng, chỉ công thức, dán chuyển vị, hoặc cộng/trừ thẳng vào số đang có. (Clipboard)
Cần dán số mà bỏ công thức, hoặc cộng thẳng một số vào cả vùng.
Ctrl+Alt+V → Values (chỉ giá trị) hoặc Add (cộng dồn) - Wrap TextPhổ biến
Cho chữ dài tự xuống dòng trong ô thay vì tràn sang ô bên. (Alignment)
Cột ghi chú dài tràn sang ô bên cạnh, nhìn rối.
Home → Wrap Text, rồi chỉnh chiều cao dòng bằng Alt › H › O › A - Merge & CenterNên biết
Gộp ô và căn giữa. Cảnh báo khi dạy: ô gộp phá vỡ Sort, Filter và PivotTable — nên dùng "Center Across Selection" thay thế. (Alignment)
Cần tiêu đề nằm giữa nhiều cột nhưng vẫn phải Sort và Filter được.
Ctrl+1 → Alignment → Horizontal: Center Across Selection - Number FormatNên biết
Hộp chọn kiểu số: kế toán, phần trăm, ngày, tuỳ chỉnh... Định dạng chỉ đổi cách HIỆN, không đổi giá trị thật bên trong. (Number)
Cột tiền cần hiện 1.234.567 đ mà giá trị bên trong vẫn là số để tính.
Ctrl+1 → Custom → #,##0 "đ" - Conditional FormattingPhổ biến
Tô màu tự động theo điều kiện: thanh dữ liệu, thang màu, biểu tượng, tô ô trùng, hoặc dùng công thức tự viết. (Styles)
Muốn nhìn phát ra ngay dòng nào quá hạn, ô nào âm.
Home → Conditional Formatting → New Rule → Use a formula: =$E2<TODAY() - Format as TablePhổ biến
Biến vùng thành Table: tự có Filter, tự giãn khi thêm dòng, công thức gọi theo TÊN CỘT thay vì địa chỉ ô. (Styles)
Bảng thô cần vừa đẹp vừa tự giãn khi thêm dòng.
Home → Format as Table → chọn mẫu - Cell StylesNên biết
Bộ định dạng đặt sẵn dùng lại nhiều nơi, sửa một chỗ là đổi hết. (Styles)
Chục sheet dùng chung một kiểu ô tiêu đề, sau này đổi màu một lượt.
Home → Cell Styles → New Cell Style - Insert / Delete / Format
Chèn, xoá dòng cột; đặt độ rộng cột, độ cao dòng; ẩn/hiện; khoá ô trước khi bảo vệ sheet. (Cells)
Phát biểu mẫu đề nghị thanh toán cho các phòng điền, cần khoá ô công thức lại rồi mới bảo vệ sheet.
Bôi ô cho phép sửa → Home → Format → Lock Cell → Protect Sheet - AutoFit Column WidthNên biết
Tự nới cột vừa đúng nội dung dài nhất. Bấm đúp vào mép tiêu đề cột cũng ra kết quả này. (Cells → Format)
Cột hiện ##### hoặc chữ bị cắt cụt.
Bấm đúp vào mép phải tiêu đề cột, hoặc Alt › H › O › I - AutoSumPhổ biến
Chèn nhanh SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN cho vùng ngay bên trên hoặc bên trái. (Editing)
Cộng nhanh một cột số mà không muốn gõ công thức.
Đứng dưới cột số → Alt+= → Enter - Fill → SeriesNên biết
Điền dãy số, dãy ngày theo bước nhảy tự đặt — chắc tay hơn kéo chuột. (Editing)
Cần cột ngày từ 01/03 đến 31/03, kéo chuột dễ trượt.
Gõ ngày đầu → Home → Fill → Series → Date → Step 1 → Stop 31/03/2026 - Fill → Justify
Dồn chữ nhiều dòng vào một ô hoặc rải ra nhiều dòng cho vừa độ rộng cột. (Editing)
Diễn giải bút toán dán từ phần mềm sang quá dài so với cột, cần rải xuống vài dòng cho vừa khi in sổ nhật ký.
Bôi ô diễn giải và mấy ô trống bên dưới → Home → Fill → Justify - ClearNên biết
Xoá riêng phần mình muốn: chỉ nội dung, chỉ định dạng, chỉ ghi chú, hay xoá tất. Phím Delete chỉ xoá nội dung. (Editing)
Muốn xoá định dạng màu mè của file người khác nhưng giữ nguyên số liệu.
Home → Clear → Clear Formats - Sort & FilterNên biết
Sắp xếp và lọc nhanh. Sắp nhiều tầng thì vào Custom Sort. (Editing)
Sắp xếp theo nhiều tầng: theo vùng trước, trong mỗi vùng theo doanh thu.
Home → Sort & Filter → Custom Sort → Add Level - Find & Select → Go To SpecialPhổ biến
Chọn hàng loạt theo loại: ô trống, ô công thức, ô lỗi, ô có ghi chú, chỉ ô đang nhìn thấy. Cực mạnh khi dọn dữ liệu bẩn. (Editing)
Cần điền hàng loạt vào tất cả ô trống của một cột.
F5 → Special → Blanks → gõ giá trị → Ctrl+Enter
Thẻ Insert
- PivotTablePhổ biến
Bảng tổng hợp: kéo thả trường ra dòng/cột/giá trị để gộp nhóm và tính tổng mà không viết công thức nào. Công cụ trụ cột khi dạy phân tích.
Sếp hỏi doanh thu theo vùng / theo tháng / theo nhóm hàng, mỗi lần một kiểu.
Chọn bảng → Insert → PivotTable → kéo trường vào Rows / Columns / Values - Recommended PivotTable
Excel gợi ý sẵn vài bố cục pivot dựa trên dữ liệu — hợp cho người mới làm quen.
Nhận file bán hàng của chi nhánh, chưa quen bố cục nên muốn xem Excel gợi ý sẵn vài kiểu tổng hợp doanh thu.
Đặt con trỏ trong bảng → Insert → Recommended PivotTables - TablePhổ biến
Tạo Table (giống Ctrl+T) — nền tảng để Power Query, PivotTable và biểu đồ tự giãn theo dữ liệu mới.
Bảng còn nhập thêm dòng hàng ngày mà công thức và pivot không muốn sửa vùng nguồn.
Đứng trong bảng → Ctrl+T → tick My table has headers - ChartsNên biết
Nhóm biểu đồ: cột, đường, tròn, thanh, vùng, phân tán, kết hợp, thác nước, phễu, bản đồ, biểu đồ hộp.
Trình bày doanh thu 12 tháng cho sếp nhìn ra xu hướng.
Chọn dữ liệu → Alt+F1 (biểu đồ ngay trong sheet) - Recommended Charts
Gợi ý loại biểu đồ hợp với dữ liệu đang chọn.
Có bảng doanh thu 12 tháng, đang phân vân vẽ cột hay vẽ đường cho phần báo cáo hội đồng.
Bôi vùng số liệu → Insert → Recommended Charts - PivotChartNên biết
Biểu đồ gắn liền với PivotTable, lọc ở đâu thì đổi theo ở đó.
Muốn biểu đồ tự đổi theo bộ lọc của pivot, khỏi vẽ lại.
Đứng trong pivot → PivotTable Analyze → PivotChart - Sparklines
Biểu đồ tí hon vẽ gọn TRONG MỘT Ô để nhìn xu hướng từng dòng.
Bảng theo dõi 30 mã hàng, muốn mỗi dòng có một đường xu hướng tồn kho 12 tháng nằm ngay cạnh số.
Chọn cột trống bên phải → Insert → Sparklines → Line - SlicerNên biết
Nút bấm lọc trực quan cho Table và PivotTable; một slicer nối được nhiều pivot cùng lúc.
Sếp không biết dùng pivot nhưng muốn tự lọc theo vùng.
Chọn pivot → PivotTable Analyze → Insert Slicer - TimelineNên biết
Thanh lọc theo thời gian (năm/quý/tháng/ngày) cho PivotTable.
Sếp muốn tự xem số theo quý, theo tháng mà không phải học pivot.
Chọn pivot → PivotTable Analyze → Insert Timeline → chọn cột ngày - HyperlinkNên biết
Chèn liên kết tới file, tới sheet khác hoặc tới trang web.
File nhiều sheet, cần trang mục lục bấm là nhảy tới.
Ctrl+K → Place in This Document → chọn sheet - Text Box / Shapes / Icons
Chèn hộp chữ, hình khối, biểu tượng để chú thích lên báo cáo.
Ghi chú lý do chênh lệch ngay trên biểu đồ dòng tiền trước khi xuất PDF gửi ban giám đốc.
Insert → Text Box → vẽ hộp lên vùng biểu đồ - Symbol
Chèn ký tự đặc biệt không có trên bàn phím.
Cần chèn ký hiệu ngoại tệ hoặc chữ có dấu lạ vào tiêu đề bảng giá bán cho khách xuất khẩu.
Đặt con trỏ trong ô → Insert → Symbol
Thẻ Page Layout (in ấn)
- Margins / Orientation / SizeNên biết
Lề, khổ dọc-ngang, cỡ giấy khi in. (Page Setup)
Bảng nhiều cột in ra bị cắt mất cột cuối.
Page Layout → Orientation: Landscape + Margins: Narrow - Print AreaNên biết
Chỉ in đúng vùng đã chọn, phần còn lại kệ nó. (Page Setup)
Sheet có cả vùng nháp, chỉ muốn in phần báo cáo.
Chọn vùng → Page Layout → Print Area → Set Print Area - BreaksNên biết
Chèn ngắt trang tay để trang in dừng đúng chỗ mình muốn. (Page Setup)
Muốn mỗi chi nhánh in sang một trang riêng.
Đứng ở dòng đầu chi nhánh sau → Page Layout → Breaks → Insert Page Break - Print TitlesPhổ biến
Lặp lại dòng tiêu đề trên MỌI trang in — bảng dài mấy chục trang bắt buộc phải bật. (Page Setup)
In bảng dài, từ trang 2 trở đi không còn thấy tiêu đề cột.
Page Layout → Print Titles → Rows to repeat at top: $1:$1 - Scale to FitNên biết
Ép bảng vừa n trang ngang / n trang dọc, khỏi phải chỉnh tay từng cột. (Scale to Fit)
Bảng tràn sang trang thứ hai đúng một cột.
Page Layout → Width: 1 page, Height: Automatic - Gridlines / Headings
Chọn có hiện đường lưới và tên cột A B C khi XEM và khi IN — hai ô tick riêng nhau. (Sheet Options)
In bảng kê chứng từ cho khách ký, muốn bản in sạch không đường lưới nhưng lúc nhập liệu vẫn thấy lưới.
Page Layout → Sheet Options → bỏ tick Print ở Gridlines - Themes
Đổi đồng bộ bộ màu và bộ phông của cả file. (Themes)
Chuẩn hoá màu và phông cho cả bộ báo cáo quản trị hàng tháng theo nhận diện của công ty.
Page Layout → Themes → chọn bộ màu và phông - Arrange
Xếp lớp, canh hàng, nhóm các hình và biểu đồ chồng nhau. (Arrange)
Biểu đồ và hộp chú thích trên trang tổng quan bị lệch nhau, cần canh thẳng hàng trước khi xuất PDF.
Giữ Ctrl chọn các đối tượng → Page Layout → Align → Align Left
Thẻ Formulas
- Insert FunctionNên biết
Hộp thoại tìm hàm theo mô tả và điền tham số có hướng dẫn — đỡ nhớ cú pháp. (Function Library)
Biết cần làm gì nhưng không nhớ tên hàm.
Shift+F3 → gõ mô tả bằng tiếng Anh vào ô Search for a function - Name ManagerNên biết
Đặt tên cho ô/vùng/hằng số/công thức rồi gọi bằng tên trong mọi công thức; cũng là nơi lưu hàm LAMBDA tự viết. (Defined Names)
Công thức đầy $A$2:$A$500 đọc không hiểu gì.
Formulas → Name Manager → đặt tên vùng, rồi viết =SUM(DoanhThu) - Create from Selection
Lấy luôn tiêu đề dòng/cột đang chọn làm tên vùng, nhanh hơn gõ từng cái. (Defined Names)
Bảng định mức chi phí có tiêu đề dòng và cột rõ ràng, muốn công thức đọc ra tên khoản mục thay vì mấy ô kiểu C7
Chọn cả bảng kèm tiêu đề → Formulas → Create from Selection - Trace PrecedentsNên biết
Vẽ mũi tên chỉ ra ô này đang LẤY số từ đâu. (Formula Auditing)
Ô tổng ra số lạ, cần biết nó đang lấy số từ những ô nào.
Formulas → Trace Precedents (bấm nhiều lần để lần ngược thêm tầng) - Trace Dependents
Vẽ mũi tên chỉ ra những ô nào ĐANG DÙNG ô này — kiểm tra trước khi xoá. (Formula Auditing)
Sắp xoá mấy cột phụ trong file tính lương nhưng sợ có công thức ở sheet khác đang lấy số từ đúng cột đó
Chọn ô định xoá → Formulas → Trace Dependents - Show FormulasNên biết
Hiện toàn bộ công thức thay vì kết quả, để soát cả sheet một lượt. (Formula Auditing)
Nhận file lạ, cần soát nhanh cả sheet xem chỗ nào gõ tay đè lên công thức.
Ctrl+` (bấm lại để tắt) - Error CheckingNên biết
Rà các ô lỗi và các công thức khả nghi trong sheet. (Formula Auditing)
Trước khi gửi báo cáo, cần rà xem còn ô lỗi nào sót không.
Formulas → Error Checking - Evaluate FormulaNên biết
Bấm từng bước xem Excel tính công thức dài theo thứ tự nào — công cụ gỡ rối tốt nhất. (Formula Auditing)
Công thức dài ra kết quả sai mà không biết sai ở khúc nào.
Formulas → Evaluate Formula → bấm Evaluate từng bước - Watch Window
Treo vài ô quan trọng lên một cửa sổ nhỏ để theo dõi kể cả khi đang ở sheet khác. (Formula Auditing)
Đang sửa sheet chi tiết mà phải canh ô tổng cân đối nằm ở sheet khác, cứ nhảy qua nhảy lại rất mất công
Formulas → Watch Window → Add Watch → chọn ô tổng cân đối - Calculation OptionsNên biết
Chuyển tính tự động / tính tay. File nặng thì để tay rồi bấm F9 khi cần. (Calculation)
File nặng, gõ một ô là máy đứng hình mấy giây.
Formulas → Calculation Options → Manual, khi cần thì bấm F9
Thẻ Data
- Get Data (Power Query)Phổ biến
Nạp dữ liệu từ file, thư mục, cơ sở dữ liệu, web... rồi làm sạch bằng các BƯỚC ghi lại được. Lần sau chỉ bấm Refresh là chạy lại toàn bộ. (Get & Transform)
Tháng nào cũng phải làm sạch cùng một kiểu dữ liệu, chán tay.
Data → Get Data → From File → From Folder → làm sạch một lần, sau chỉ Refresh - From Text/CSVNên biết
Nạp file text/CSV qua Power Query, chọn được mã ký tự và dấu ngăn cột — không còn cảnh tiếng Việt vỡ font. (Get & Transform)
File CSV xuất từ phần mềm mở ra tiếng Việt vỡ hết font.
Data → From Text/CSV → File Origin: 65001 UTF-8 - From Table/RangeNên biết
Đưa bảng đang có trong sheet vào Power Query để xử lý. (Get & Transform)
Bảng đang có trong sheet cần làm sạch theo các bước lặp lại được.
Đứng trong bảng → Data → From Table/Range - Queries & Connections
Danh sách mọi truy vấn trong file: sửa, đổi tên, xem phụ thuộc lẫn nhau. (Queries & Connections)
Nhận lại file báo cáo bán hàng của người tiền nhiệm, bấm Refresh thì báo lỗi mà không biết dữ liệu đang lấy từ đường dẫn nào
Data → Queries & Connections → bấm đúp truy vấn để xem nguồn - Refresh AllNên biết
Chạy lại toàn bộ truy vấn và PivotTable để lấy số mới. (Queries & Connections)
Đã có sẵn truy vấn và pivot, tháng mới chỉ cần nạp lại số.
Data → Refresh All (Ctrl+Alt+F5) - SortPhổ biến
Sắp xếp nhiều tầng, sắp theo màu, hoặc theo danh sách tự đặt (ví dụ thứ tự phòng ban). (Sort & Filter)
Danh sách phòng ban cần theo thứ tự của công ty, không phải theo A B C.
Data → Sort → Order: Custom List → nhập thứ tự riêng - FilterPhổ biến
Bật phễu lọc trên tiêu đề cột. (Sort & Filter)
Cần xem nhanh riêng đơn của một khách trong bảng vài nghìn dòng.
Ctrl+Shift+L rồi bấm mũi tên ở tiêu đề cột - Advanced FilterNên biết
Lọc bằng vùng điều kiện viết riêng, lọc được điều kiện phức tạp và chép kết quả sang chỗ khác. (Sort & Filter)
Điều kiện lọc phức tạp kiểu (A và B) hoặc (C), Filter thường chịu.
Data → Advanced → viết vùng điều kiện ra một góc sheet - Text to ColumnsPhổ biến
Tách một cột thành nhiều cột theo dấu ngăn hoặc theo độ rộng cố định. Còn là mẹo ép cả cột chữ thành số/ngày. (Data Tools)
Cột "họ tên - phòng ban" cần tách đôi; hoặc cả cột số đang là chữ.
Data → Text to Columns → Delimited (tách) hoặc bấm Finish luôn (ép số) - Flash FillNên biết
Gõ mẫu vài dòng, Excel đoán quy luật rồi điền nốt phần còn lại. (Data Tools)
Cột họ tên đầy đủ cần tách riêng tên, quy luật đều tăm tắp.
Gõ mẫu 2–3 dòng đầu → Ctrl+E - Remove DuplicatesPhổ biến
Xoá dòng trùng theo những cột mình chọn. Nên copy dữ liệu ra chỗ khác trước khi chạy. (Data Tools)
Danh sách khách gộp từ nhiều nguồn, bị trùng nhiều dòng.
Copy sang sheet khác trước → Data → Remove Duplicates → chọn cột khoá - Data ValidationPhổ biến
Ràng buộc dữ liệu nhập: danh sách xổ xuống, khoảng số, khoảng ngày, độ dài, hoặc công thức tự viết. (Data Tools)
Nhân viên nhập tay tên tỉnh mỗi người một kiểu, không thống kê nổi.
Data → Data Validation → Allow: List → Source: =DanhSachTinh - ConsolidateNên biết
Gộp số liệu từ nhiều vùng/nhiều sheet cùng cấu trúc thành một bảng tổng. (Data Tools)
Ba sheet chi nhánh khác bố cục, cần gộp theo tên khoản mục.
Data → Consolidate → tick Top row + Left column - Relationships
Nối các bảng với nhau bằng khoá chung để một PivotTable đọc được nhiều bảng. (Data Tools)
Bảng phát sinh công nợ và danh mục khách hàng nằm hai sheet, muốn Pivot ra tuổi nợ theo vùng miền mà không phải thêm cột VLOOKUP
Data → Relationships → New → nối cột Mã KH của hai bảng - Manage Data Model
Mở Power Pivot: xem mô hình dữ liệu, viết đo lường bằng DAX, tạo cột tính. (Data Tools)
Sổ chi tiết bán hàng vài trăm nghìn dòng, cần chỉ tiêu tỷ lệ lãi gộp dùng lại cho nhiều báo cáo thay vì lặp công thức
Data → Manage Data Model → New Measure trong Power Pivot - What-If → Goal SeekNên biết
Muốn ô kết quả bằng đúng con số X thì ô đầu vào phải bằng bao nhiêu — dò ngược một biến. (Forecast)
Muốn lợi nhuận đúng 500 triệu thì giá bán phải là bao nhiêu.
Data → What-If Analysis → Goal Seek: Set cell / To value / By changing cell - What-If → Data Table
Bảng thử: cho một hoặc hai biến chạy qua nhiều giá trị và xem kết quả đổi ra sao. (Forecast)
Sếp hỏi khoản vay trả góp mỗi tháng bao nhiêu nếu lãi suất chạy từ tám tới mười hai phần trăm và kỳ hạn ba tới năm năm
Đặt =PMT ở góc bảng → chọn cả bảng → Data → What-If → Data Table - What-If → Scenario Manager
Lưu vài kịch bản đầu vào (tốt/trung bình/xấu) rồi chuyển qua lại và in báo cáo so sánh. (Forecast)
Lập kế hoạch doanh thu chi phí năm sau theo ba kịch bản thận trọng, cơ sở và lạc quan, cần chuyển qua lại lúc họp
Data → What-If → Scenario Manager → Add → khai các ô đầu vào - Forecast Sheet
Dựng biểu đồ dự báo theo chuỗi thời gian, có khoảng tin cậy, chỉ bằng vài cú bấm. (Forecast)
Có ba năm doanh thu theo tháng, cần con số dự báo hai quý tới làm căn cứ giao chỉ tiêu và lập ngân sách
Chọn cột Ngày và cột Doanh thu → Data → Forecast Sheet - Group / UngroupNên biết
Nhóm dòng hoặc cột lại để thu gọn - bung ra bằng dấu +/- ở lề. (Outline)
Báo cáo có phần chi tiết dài, muốn thu gọn lại khi trình bày.
Chọn các dòng chi tiết → Alt+Shift+→ - SubtotalNên biết
Tự chèn dòng tổng theo từng nhóm khi dữ liệu đã sắp xếp. (Outline)
Cần dòng tổng chen giữa từng nhóm hàng trong bảng đã sắp xếp.
Sắp xếp theo cột nhóm trước → Data → Subtotal - Solver
Tìm phương án tối ưu có nhiều biến và nhiều ràng buộc (bài toán phân bổ, tối ưu chi phí). Add-in, phải bật ở File → Options → Add-ins. (Analyze)
Chia hạn mức tiền mua hàng trong tháng cho nhiều nhà cung cấp sao cho tổng chi phí thấp nhất mà vẫn đủ tồn kho tối thiểu
File → Options → Add-ins bật Solver → Data → Solver - Data Analysis (ToolPak)
Bộ công cụ thống kê: hồi quy, tương quan, thống kê mô tả, phân tích phương sai. Cũng là add-in phải bật. (Analyze)
Muốn biết chi phí quảng cáo tăng một đồng thì doanh thu nhích lên bao nhiêu, để có căn cứ bảo vệ ngân sách marketing
Data → Data Analysis → Regression → khai vùng Y và vùng X
Thẻ Review & View
- Spelling / Thesaurus / Translate
Soát chính tả, tra từ đồng nghĩa, dịch nhanh. (Review → Proofing)
Thuyết minh báo cáo tài chính gửi sếp người nước ngoài, cần soát chính tả phần diễn giải và dịch nhanh vài dòng.
Review → Spelling, hoặc Review → Translate - New Comment / New NoteNên biết
Comment là trao đổi có luồng trả lời; Note là mẩu giấy dán kiểu cũ. (Review → Comments)
Cần ghi chú lý do cho một con số bất thường để sếp đọc.
Shift+F2 - Protect SheetNên biết
Khoá sheet không cho sửa. Nhớ trình tự: bỏ khoá những ô CHO PHÉP nhập trước (Ctrl+1 → Protection), rồi mới bảo vệ sheet. (Review → Protect)
Gửi file cho người khác nhập, sợ họ xoá mất công thức.
Bỏ khoá ô cho nhập (Ctrl+1 → Protection) → Review → Protect Sheet - Protect WorkbookNên biết
Khoá cấu trúc file: không cho thêm, xoá, đổi tên hay hiện lại sheet ẩn. (Review → Protect)
Sợ người nhận xoá nhầm sheet hoặc mở sheet ẩn ra xem.
Review → Protect Workbook → đặt mật khẩu - Allow Edit Ranges
Cho phép một số vùng vẫn sửa được dù sheet đang khoá, có thể đặt mật khẩu riêng từng vùng. (Review → Protect)
Khoá sheet định mức giá thành nhưng vẫn cho quản đốc phân xưởng nhập cột sản lượng thực tế.
Review → Allow Edit Ranges → New → chọn vùng → Protect Sheet - Freeze PanesPhổ biến
Ghim dòng tiêu đề và cột đầu để cuộn bảng dài vẫn thấy tiêu đề. (View → Window)
Bảng 5.000 dòng, cuộn xuống là mất tiêu đề, không biết cột nào là cột nào.
Đứng ở ô B2 → View → Freeze Panes (ghim cả dòng 1 và cột A) - SplitNên biết
Chia cửa sổ thành hai bốn khung cuộn độc lập để so hai đầu bảng. (View → Window)
Bảng dài, cần so dòng 5 với dòng 800 cùng lúc.
Đứng ở ô muốn chia → View → Split - New Window / Arrange All
Mở thêm cửa sổ cho CÙNG một file rồi xếp cạnh nhau — xem hai sheet cùng lúc. (View → Window)
Đối chiếu sheet nhật ký chung với sheet sổ cái trong cùng một file mà không phải nhảy tab liên tục.
View → New Window → Arrange All → Vertical - View Side by Side
Đặt hai file cạnh nhau và cuộn đồng bộ để dò lệch. (View → Window)
So bảng công nợ tháng này với file tháng trước để tìm khách nào phát sinh chênh lệch.
Mở hai file → View → View Side by Side → bật Synchronous Scrolling - Page Break PreviewNên biết
Xem đường ngắt trang dạng nét đứt và kéo thả để chỉnh xem trang in cắt ở đâu. (View → Workbook Views)
In thử ra thấy bảng bị cắt ngang giữa chừng.
View → Page Break Preview rồi kéo đường nét đứt - Custom Views
Lưu lại một trạng thái xem/in (ẩn cột, vùng lọc, thiết lập in) để gọi lại sau. (View → Workbook Views)
Một file in ra hai kiểu: bản đầy đủ cho kế toán trưởng và bản ẩn cột giá vốn cho phòng kinh doanh.
Ẩn cột và đặt vùng in xong → View → Custom Views → Add - Zoom to Selection
Phóng to vừa khít vùng đang chọn — tiện khi trình chiếu cho lớp. (View → Zoom)
Đưa bảng chỉ tiêu tài chính lên máy chiếu, cần phóng vừa khít khối số đang bàn cho cả phòng nhìn rõ.
Bôi khối cần xem → View → Zoom to Selection
Thẻ Developer & File
- Record MacroNên biết
Ghi lại thao tác thành mã VBA, không cần biết lập trình vẫn tự động hoá được việc lặp đi lặp lại. (Developer → Code)
Sáng nào cũng lặp lại đúng 15 thao tác định dạng báo cáo.
Developer → Record Macro → làm một lượt → Stop → gán vào nút bấm - Use Relative References
Bật trước khi ghi macro nếu muốn macro chạy ở BẤT KỲ ô nào, không dính chết vào địa chỉ ô lúc ghi. (Developer → Code)
Ghi macro dọn định dạng bảng kê hàng tháng, tháng nào dữ liệu cũng bắt đầu ở dòng khác nên không thể dính chết vào ô A1.
Developer → Use Relative References → Record Macro - Visual Basic
Mở cửa sổ soạn mã VBA (Alt+F11). (Developer → Code)
Sổ phụ ngân hàng tải về mỗi tháng đều thừa 8 dòng đầu, viết vài dòng lệnh cắt một lần cho đỡ sửa tay.
Alt+F11 → Insert → Module → gõ mã → F5 - Macro Security
Đặt mức cho phép chạy macro — file .xlsm tải từ ngoài về mặc định bị chặn. (Developer → Code)
Nhận file .xlsm mẫu bảng lương từ công ty mẹ, mở lên bấm nút không chạy vì macro bị chặn sẵn.
File → Options → Trust Center → Trust Center Settings → Macro Settings - Form Controls
Chèn nút bấm, hộp chọn, thanh trượt, danh sách vào sheet để làm bảng tính tương tác. (Developer → Controls)
Làm bảng tính giá thành cho sếp tự bấm chọn nhà máy và phương án, không muốn sếp gõ tay vào ô công thức.
Developer → Insert → Combo Box → Format Control → Input range - Add-ins
Bật/tắt các bộ mở rộng như Solver, Analysis ToolPak, Power Pivot. (Developer → Add-ins)
Cần chạy Solver để phân bổ ngân sách sao cho tối ưu nhưng thẻ Data không thấy nút Solver ở đâu.
File → Options → Add-ins → Manage Excel Add-ins → Go → tích Solver - File → Info → Inspect Document
Rà file trước khi gửi ra ngoài: ghi chú còn sót, dữ liệu ẩn, thông tin cá nhân trong thuộc tính file.
Trước khi gửi báo cáo tài chính cho kiểm toán, cần dọn ghi chú nội bộ và sheet nháp còn sót trong file.
File → Info → Check for Issues → Inspect Document - File → Options → Advanced
Chỉnh hành vi Excel: hướng nhảy sau khi Enter, số chữ số thập phân, hiện thanh cuộn, cách xử lý file lớn.
Nhập bảng kê hoá đơn cả buổi theo hàng ngang, muốn Enter chạy sang phải thay vì nhảy xuống dòng.
File → Options → Advanced → After pressing Enter move selection → Right - File → Options → Formulas
Chuyển kiểu tham chiếu R1C1, bật kiểm tra lỗi, đặt số vòng lặp cho công thức vòng.
Bảng phân bổ chi phí quản lý qua lại giữa các bộ phận báo tham chiếu vòng, cần cho tính lặp để số tự hội tụ.
File → Options → Formulas → tích Enable iterative calculation - File → Options → Save
Đặt chu kỳ tự lưu phục hồi và thư mục lưu mặc định.
Máy khởi động lại giữa lúc đang khoá sổ cuối tháng, mất gần một tiếng gõ lại nên muốn rút ngắn chu kỳ tự lưu.
File → Options → Save → AutoRecover every 5 minutes - File → Export → PDF
Xuất PDF; nhớ đặt Print Area và Scale to Fit trước, không thì bảng bị cắt làm đôi.
Gửi bảng cân đối phát sinh cho ngân hàng vay vốn, cần bản PDF gọn trong một trang ngang chứ không cắt cột.
Đặt Print Area và Fit to 1 page wide → File → Export → PDF
Power Query — bước hay dùng
- Change TypeNên biết
Đặt kiểu dữ liệu cho từng cột. Sai kiểu ngay bước đầu là nguồn gốc phần lớn lỗi về sau.
Cột ngày trong Power Query bị hiểu thành chữ nên không lọc theo tháng được.
Bấm biểu tượng ABC/123 ở tiêu đề cột → Date - Remove Columns / Choose ColumnsNên biết
Bỏ bớt hoặc giữ lại đúng những cột cần — nhẹ file và chạy nhanh hơn hẳn.
Nguồn có 60 cột, báo cáo chỉ dùng 8 cột.
Power Query → Choose Columns → tick 8 cột cần - Remove Rows
Bỏ dòng đầu, dòng cuối, dòng trống, dòng trùng, hoặc dòng lỗi.
Sao kê ngân hàng tải về có mấy dòng tên ngân hàng ở đầu và dòng tổng cộng ở cuối, phải bỏ hết mới ghép được.
Home → Remove Rows → Remove Top Rows → 4 - Use First Row as Headers
Lấy dòng đầu làm tiêu đề cột.
Dọn xong mấy dòng rác thì tên cột thật như Ngày, Số chứng từ, Số tiền đang nằm ở dòng đầu tiên của bảng.
Home → Use First Row as Headers - Split ColumnNên biết
Tách cột theo dấu ngăn, theo số ký tự, hoặc theo chỗ chuyển chữ-số.
Cột "HN-2026-0451" cần tách thành ba phần.
Power Query → Split Column → By Delimiter → Custom: - - Fill Down / Fill UpNên biết
Điền tiếp giá trị xuống các ô trống bên dưới — cứu tinh cho bảng có ô gộp.
Cột tên khách chỉ ghi ở dòng đầu mỗi nhóm, dưới để trống.
Power Query → chọn cột → chuột phải → Fill → Down - Unpivot ColumnsNên biết
Bẻ bảng ngang (mỗi tháng một cột) thành bảng dọc chuẩn để phân tích. Bước quan trọng nhất khi dạy dựng mô hình dữ liệu.
Bảng có 12 cột T1…T12, pivot không gộp theo tháng được.
Power Query → chọn các cột KHÔNG phải tháng → chuột phải → Unpivot Other Columns - Pivot Column
Ngược lại: xoay giá trị của một cột thành nhiều cột.
Bảng chi phí đang là cột Khoản mục kèm cột Số tiền, sếp muốn mỗi khoản mục một cột để so ngang giữa các tháng.
Chọn cột Khoản mục → Transform → Pivot Column → Values = Số tiền - Group ByNên biết
Gộp nhóm và tính tổng, đếm, trung bình ngay trong Power Query.
Cần bảng tổng theo khách ngay trong Power Query, khỏi đổ hết ra sheet.
Power Query → Group By → chọn cột nhóm và phép tính - Merge QueriesNên biết
Nối hai truy vấn theo cột khoá chung — tương đương JOIN, thay cho VLOOKUP trên bảng lớn.
Cần ghép hai bảng theo mã, nhưng VLOOKUP trên 200.000 dòng thì máy treo.
Power Query → Merge Queries → chọn cột khoá hai bên → Left Outer - Append QueriesNên biết
Xếp chồng nhiều bảng cùng cấu trúc thành một (gộp 12 file tháng thành bảng năm).
12 file tháng cùng mẫu cần xếp chồng thành bảng năm.
Power Query → Append Queries → Three or more tables - Add Custom Column
Thêm cột tính bằng công thức ngôn ngữ M.
Muốn tính luôn tiền thuế và tiền thanh toán ngay trong truy vấn thay vì kéo công thức ngoài sheet mỗi tháng.
Add Column → Custom Column → = [Thanh tien] * 0.1 - Add Index Column
Thêm cột số thứ tự, dùng để đánh dấu hoặc ghép cặp dòng.
Hai bảng chấm công cùng thứ tự dòng nhưng không có mã chung, cần một cột số thứ tự làm khoá để nối lại.
Add Column → Index Column → From 1 - Close & Load ToNên biết
Chọn đích đổ dữ liệu: ra sheet dạng Table, chỉ tạo kết nối, hay nạp thẳng vào Data Model.
Truy vấn phụ chỉ để ghép, không muốn đổ ra sheet cho rối.
Home → Close & Load To → Only Create Connection