Kiểm kê quỹ tiền mặt cuối ngày bằng Excel: gõ số tờ là biết thừa thiếu bao nhiêu

ExcelCơ bản Video 1:46

Bài toán

Cuối ngày đếm két: bao nhiêu tờ năm trăm, bao nhiêu tờ hai trăm, bấm máy tính ba lần ra ba số, lệch sổ quỹ thì chẳng biết sai ở đâu.

Làm xong được gì

Biên bản kiểm quỹ gõ số tờ từng mệnh giá là ra tiền thực tế, chênh với sổ quỹ hiện ngay, chữ Khớp / Thừa / Thiếu tự đổi.

Dùng trong bài

SUMPRODUCTIF lồngtham chiếu sang sheet

File thực hành gồm

KiemKeQuy_T10.xlsx
Sheet KiemKe là bảng kiểm kê quỹ theo mẫu 08a-TT: chín loại tiền từ 500.000 tới 1.000, thủ quỹ đã ghi số tờ, bốn ô kết quả còn trống. Sheet SoQuy là sổ quỹ tiền mặt tháng 10/2026 lập trên Excel, 30 phiếu, cột Tồn cộng dồn.
KiemKeQuy_T10_dap_an.xlsx
Bản đã gắn công thức, mở ra để so kết quả.

Các bước làm

1
Tiền thực tế: một ô SUMPRODUCT
Ở sheet KiemKe, bấm ô D11 rồi gõ công thức dưới đây. Mảng đầu là cột mệnh giá, mảng sau là cột số tờ. SUMPRODUCT nhân từng cặp rồi cộng lại, ra 18.685.000. Không cần kẻ thêm cột thành tiền cho từng loại.
=SUMPRODUCT(B12:B20,C12:C20)
2
Số dư sổ quỹ: trỏ sang sheet SoQuy
Bấm ô D10, gõ dấu =, bấm Ctrl+PgDn để sang sheet SoQuy, bấm ô G39 (số tồn cuối kỳ) rồi Enter. Excel tự quay về KiemKe, ô D10 ra 18.735.000.
=SoQuy!G39
3
Chênh lệch
Ô D21 lấy số dư sổ quỹ trừ tiền thực tế, đúng thứ tự của mẫu bảng kiểm kê quỹ. Kết quả 50.000.
=D10-D11
4
Ô kết luận: Khớp, Thiếu hay Thừa
Ô D22 lồng hai hàm IF: chênh bằng 0 là Khớp, lớn hơn 0 là Thiếu, còn lại là Thừa. Enter, ô hiện chữ Thiếu.
=IF(D21=0,"Khớp",IF(D21>0,"Thiếu","Thừa"))
5
Két đếm lại vẫn đủ thì soi sổ quỹ
Sang sheet SoQuy, tìm dòng 34: phiếu chi PC014 ngày 27/10, chi mua văn phòng phẩm, sổ ghi 450.000. Phiếu chi gốc ghi 500.000. Bấm ô F34, gõ 500000, Enter. Số tồn ở G39 từ 18.735.000 về 18.685.000.
6
Về bảng kiểm kê xem lại
Bấm tab KiemKe. Ô D10 đã là 18.685.000, ô D21 về 0, ô D22 đổi thành Khớp.
7
Lần kiểm kê sau chỉ gõ số tờ
Gõ số tờ mới vào cột C từ C12 tới C20. Tiền thực tế, chênh lệch và ô kết luận tự tính lại theo số dư đang có bên sổ quỹ.

Lưu ý khi làm với file thật

Cột mệnh giá phải là số (500000). Chữ "Loại 500.000" chỉ là định dạng hiển thị. Gõ mệnh giá thành chữ thì SUMPRODUCT ra 0.
Mẫu 08a-TT tính chênh lệch bằng số dư sổ quỹ trừ số kiểm kê thực tế: dương là quỹ thiếu, âm là quỹ thừa.
Chênh lệch đã rõ nguyên nhân thì sửa sổ theo chứng từ. Chưa rõ thì ghi vào phần lý do thừa, thiếu của biên bản và trình người có thẩm quyền xử lý.

SUMPRODUCT, IF có từ rất lâu: Excel 2010, 2016, 2019, 2021, 365 đều làm được y hệt.

File thực hành của bài này

EzTech sẽ cập nhật link tải sau.

Dữ liệu trong bài là dữ liệu minh hoạ.

Bài học khác

Tất cả bài học